Inoltrare email senza creare una casella

A volte serve un indirizzo del proprio dominio che si limiti a passare la posta. I messaggi inviati a sales@yourcompany.com devono arrivare nell’account Gmail di un collega. Quelli per invoices@clientdomain.com devono raggiungere il commercialista del cliente. Quelli per info@yourcompany.com devono raggiungere contemporaneamente due persone del tuo team. Nessuno deve accedere all’indirizzo stesso.

Un indirizzo di inoltro serve proprio a questo: esiste unicamente per consegnare la posta. Non ha una casella alle spalle e non richiede una password. La posta consegnata a una casella altrove non lascia copie sui nostri server; quella consegnata a caselle del tuo dominio resta in quelle caselle, come qualsiasi posta recapitata.

Quando utilizzarlo

Un indirizzo di inoltro è la scelta giusta quando:

• Il destinatario usa già abitualmente un’altra casella. Un cliente che legge tutto in Gmail non vuole controllare un secondo posto.
• Gestisci domini per conto di altre persone. Le agenzie amministrano spesso numerosi domini di clienti la cui posta deve soltanto arrivare al servizio già utilizzato dal cliente.
• L’indirizzo indica una funzione, non una persona. press@, invoices@ o careers@ sono destinazioni, non individui.
• Vuoi mantenere raggiungibile un dominio dopo una migrazione. La posta inviata ai vecchi indirizzi continua ad arrivare a qualcuno mentre il dominio viene dismesso.
• Più persone devono ricevere la stessa posta. info@ o support@ può consegnare la posta a due o più caselle dello stesso dominio, e ogni persona riceve la propria copia.

Scegli invece una casella di posta se la persona deve inviare messaggi da quell’indirizzo, conservare un archivio o usare la webmail. Usa un alias email quando un indirizzo aggiuntivo deve consegnare la posta a una casella TrekMail già esistente. Consulta Creare e gestire gli alias. Usa un alias di dominio quando un intero secondo dominio deve condividere gli stessi nomi di indirizzo di un altro dominio. Consulta Instradare la posta in arrivo per un dominio. Usa una casella condivisa quando un team deve lavorare da un’unica casella, vedere chi ha risposto e rispondere come l’indirizzo stesso. Consulta Caselle condivise.

Differenze rispetto al catch-all

Entrambi inviano la posta altrove, ma rispondono a esigenze diverse.

Per la gestione quotidiana, nella maggior parte dei domini è meglio usare gli indirizzi di inoltro e lasciare disattivato il catch-all. Mantenere il catch-all attivo a lungo significa recapitare da qualche parte ogni nome che uno spammer prova a indovinare.

Come configurarlo

1. Apri Domini, seleziona il dominio e vai alla scheda Instradamento.
2. Scorri fino a Indirizzi di inoltro e fai clic su Aggiungi indirizzo.
3. Digita la parte che precede la @, per esempio sales.
4. Aggiungi uno o più destinatari. La posta viene consegnata a tutti.
5. Salva, quindi invia un messaggio di prova al nuovo indirizzo. Controlla lo stato dell’instradamento e la cronologia delle consegne per confermare che il destinatario lo abbia ricevuto.

Non occorre che il dominio abbia caselle di posta. Un dominio può esistere unicamente per inoltrare messaggi.

Un indirizzo di team sul tuo dominio

Un indirizzo di inoltro può consegnare la posta sia a caselle del suo stesso dominio sia a indirizzi altrove. Così diventa un indirizzo di team: crea info@yourcompany.com con anna@yourcompany.com e ben@yourcompany.com come destinatari, e ogni messaggio inviato a info@ arriva in entrambe le caselle.

• Un destinatario sullo stesso dominio deve essere una casella di quel dominio o un alias di una casella che riceve posta. Un indirizzo che non esiste ancora viene rifiutato, quindi crea prima la casella.
• Ogni persona riceve la propria copia. Se una persona la legge o la elimina, per l’altra non cambia nulla.
• Le risposte partono dall’indirizzo personale di ciascuno. Per rispondere come info@, usa invece una casella condivisa.
• Puoi combinare le due cose: uno stesso indirizzo può raggiungere contemporaneamente due caselle qui e un commercialista esterno.
• Se elimini una delle caselle, toglila anche dall’indirizzo di team. Finché non lo fai, la copia di quella persona torna al mittente, oppure va al catch-all se il dominio ne ha uno; tutti gli altri ricevono comunque il messaggio.

Sospendere invece di eliminare

Ogni indirizzo ha un comando per sospenderlo. Un indirizzo sospeso conserva i destinatari, ma smette di consegnare. I messaggi inviati vengono respinti come se l’indirizzo non esistesse. Quando lo riattivi, i destinatari precedenti tornano subito disponibili.

Usa la sospensione quando vuoi interrompere temporaneamente la posta senza perdere la configurazione. L’eliminazione è definitiva e dovresti inserire di nuovo tutti i destinatari.

Verificare l’arrivo dei messaggi

Ogni indirizzo mostra quando è stato utilizzato l’ultima volta per ricevere posta. Fai clic su questa informazione per consultare la cronologia recente: l’ora, il mittente, il destinatario a cui è stato consegnato il messaggio e la risposta del server ricevente. Sono inclusi anche i messaggi bloccati dal filtro antispam prima dell’inoltro, che di solito spiegano la frase: «Il mio cliente dice di averlo inviato, ma non è arrivato nulla».

La cronologia copre gli ultimi 7 giorni con Pro e gli ultimi 30 giorni con Agency. Le voci meno recenti vengono rimosse, quindi è uno strumento per rispondere a domande sulla posta recente, non un archivio.

Migrare da un altro provider

Se usi già gli inoltri presso un altro servizio, non devi riscriverli. Fai clic su Importa in fondo alla sezione e scegli il provider di provenienza:

• Cloudflare: legge le regole di Email Routing. Se hai collegato Cloudflare per il DNS, usiamo il token già fornito e non devi incollare nulla.
• ImprovMX: legge domini e alias con una chiave API disponibile in Impostazioni account, Chiavi API.
• CSV: una regola per riga, prima l’indirizzo e poi i destinatari separati da virgole.

Qualunque sia l’opzione scelta, ci limitiamo a leggere i dati dell’altro provider. Non modifichiamo né eliminiamo nulla, quindi la configurazione attuale continua a funzionare finché non punti i record MX verso i nostri server.

Prima di creare qualsiasi elemento viene mostrata un’anteprima. Contiene tutti gli indirizzi da importare e quelli che saranno ignorati, ciascuno con la relativa motivazione. Può trattarsi di un indirizzo già usato da una casella, di un destinatario sullo stesso dominio che non è una casella, di un dominio non ancora aggiunto qui o di un formato di regola non supportato. Seleziona i domini desiderati e conferma.

Se presso il provider precedente un indirizzo inoltra la posta a persone dello stesso dominio, ad esempio info@ a due colleghi, crea prima qui le loro caselle. L’importazione porterà allora la regola come indirizzo di team invece di ignorarla.

Due elementi non vengono trasferiti, volutamente. Le regole catch-all dell’altro provider si applicano all’intero dominio, quindi impostale in Casella catch-all. Gli indirizzi con carattere jolly come *@yourdomain.com sono la stessa funzione con un altro nome.

Puoi anche Esportare in CSV in qualsiasi momento, esattamente nel formato accettato dall’importazione.

Costi e limiti

Gli indirizzi di inoltro non usano spazio di archiviazione e non incidono sul numero massimo di caselle, perché i due limiti sono separati. Pro include 100 indirizzi di inoltro per dominio, mentre Agency ne include 300 per dominio. Con entrambi i piani, ogni indirizzo può consegnare i messaggi a un massimo di 15 destinatari.

Con Nano e Starter puoi configurare e salvare fino a 25 indirizzi per dominio, ma non consegneranno posta finché l’account non passerà a Pro o Agency. Nel frattempo non perdi nulla: le regole restano salvate, indicate come inattive, e iniziano a funzionare non appena cambia il piano. Non dovrai mai inserirle due volte.

Quanta posta puoi inoltrare

La posta inoltrata viene conteggiata nello stesso limite giornaliero di invio di tutti gli altri messaggi spediti dall’account. In questo modo devi controllare un solo valore. Pro include 15.000 messaggi al giorno e Agency ne include 40.000, ben più di quanto richieda normalmente l’inoltro per un insieme di domini cliente. Le copie consegnate a caselle su TrekMail, come quelle dei membri di un indirizzo di team, non lasciano mai i nostri server e non vengono conteggiate.

Se un account supera tale limite o la frequenza massima oraria, l’inoltro viene sospeso automaticamente e la scheda Instradamento ne mostra il motivo. Non viene eliminato nulla e non c’è alcuna configurazione da correggere. La consegna riprende da sola all’inizio della finestra successiva.

Informazioni importanti

Un indirizzo, un solo compito. Un indirizzo può essere una casella oppure un indirizzo di inoltro, non entrambi. Se provi a creare una casella su un indirizzo che inoltra già la posta, impediamo l’operazione e indichiamo dove rimuovere l’inoltro. In caso contrario, la casella sembrerebbe funzionare ma non riceverebbe mai nulla.

Caselle qui o indirizzi altrove, e nessun ciclo. Un indirizzo di inoltro può consegnare la posta a indirizzi su altri domini e a caselle del suo stesso dominio. Qualsiasi altro indirizzo del suo stesso dominio viene rifiutato, perché lì nessuna casella riceverebbe la posta. Viene rifiutata anche una catena che alla fine ritorna al punto di partenza: un ciclo farebbe rimbalzare i messaggi tra server finché qualcuno non se ne accorge.

Lo spam viene filtrato prima. La posta viene controllata prima dell’inoltro, così i messaggi indesiderati destinati ai tuoi indirizzi non vengono passati alla casella del cliente.

Le verifiche del mittente restano valide. Durante il passaggio riscriviamo le informazioni tecniche del mittente. È ciò che impedisce a Gmail e Outlook di considerare falsificata la posta inoltrata.

Le risposte partono dal servizio in cui leggi la posta. Un indirizzo di inoltro riceve, ma non invia. Se il destinatario risponde da Gmail, la risposta parte dal suo indirizzo Gmail. Se devi rispondere come l’indirizzo inoltrato, crea una casella di posta.

Operazioni in blocco

Puoi elencare, creare, modificare e rimuovere gli indirizzi sia tramite API sia con i nostri strumenti MCP. Un’agenzia può quindi configurare il dominio di un nuovo cliente con un solo passaggio automatizzato. La risposta indica inoltre all’agente se le regole stanno effettivamente consegnando la posta, informazione importante con un piano che consente soltanto di salvarle.

È disponibile anche la cronologia delle consegne. Un agente può verificare se la posta del cliente sta davvero arrivando, anziché limitarsi a controllare l’esistenza di una regola.

La procedura guidata di importazione rimane invece nel pannello. Si tratta di un trasferimento occasionale con un’anteprima che va letta prima di creare qualsiasi elemento. Tutto ciò che crea sarà poi visibile tramite API.

Consulta Collegare gli agenti IA per l’elenco degli strumenti e Panoramica dell’API per gli endpoint.