L’adresse mail et l’adresse de connexion dans le navigateur n’ont pas le même rôle. Une salariée peut garder anna@studio.example et ouvrir sa messagerie sur mail.studio.example. Avant de diffuser un nouveau lien, distinguez lecture des messages et administration du service.
Une note avec deux liens bien identifiés
À côté du lien de messagerie, précisez qu’il sert à lire et envoyer des messages. Si une personne gère aussi les utilisateurs, donnez séparément le lien du tableau de bord. Ouvrez chaque lien dans une nouvelle fenêtre quand l’hôte est prêt. Ajoutez un autre contact d’assistance pour les personnes bloquées. Changer une URL ne modifie pas automatiquement adresse mail, mot de passe ou paramètres IMAP/SMTP. N’annoncez que les changements réellement configurés.
Choisissez une adresse de connexion facile à retenir
Les sous-domaines mail et webmail sont courants pour cet usage. Choisissez un nom facile à dicter au téléphone et à inclure dans les instructions des salariés. Vérifiez qu'aucun autre système ne l'utilise déjà.
Si mail.studio.example pointe vers l'ancienne messagerie, sa modification affectera les personnes qui l'ouvrent encore depuis leurs favoris. Préparez la transition ou choisissez un nom disponible. Les adresses e-mail des boîtes peuvent, elles, rester identiques.
Le panneau d'administration peut avoir une autre adresse, comme dashboard.studio.example. Présentez ces liens séparément dans vos instructions. Une personne qui souhaite lire un message a généralement seulement besoin du webmail ; le panneau sert à gérer les domaines et les utilisateurs.
Ajoutez l'adresse dans les réglages de marque
Dans TrekMail, ouvrez les réglages de marque du domaine concerné. Saisissez le nom de l'entreprise, ajoutez son logo et indiquez l'adresse du webmail. Si plusieurs projets partagent une identité visuelle, décidez à l'avance quels réglages ils reprennent et lesquels doivent être personnalisés.
White Label s'active séparément de l'offre de messagerie. Enregistrer l'apparence ou afficher un aperçu ne signifie pas que la nouvelle adresse est déjà opérationnelle. La connexion nécessite l'activation prévue, la configuration du domaine et une connexion sécurisée prête à fonctionner.
Suivez le guide de configuration White Label. Copiez les valeurs DNS depuis votre compte. N'utilisez pas une adresse de destination vue dans la capture d'écran d'un autre compte : les enregistrements correspondent à une configuration précise.
Attendez que le DNS et le certificat soient prêts
Le DNS relie le nom choisi au service. Le certificat permet au navigateur d'établir une connexion sécurisée pour ce nom exact. Les deux doivent fonctionner avant que vous transmettiez le lien aux collaborateurs.
Après la modification du DNS, lancez la vérification dans le panneau. Si l'enregistrement est introuvable, comparez son nom, son type et sa valeur. Il arrive qu'on l'ajoute chez le bureau d'enregistrement alors que la zone DNS active se trouve chez un autre fournisseur. Il ne prendra effet que dans la bonne zone.
Lorsque l'hôte est prêt, ouvrez-le dans le navigateur et vérifiez la barre d'adresse. Ne contournez pas un avertissement de certificat pour considérer la configuration comme terminée. Revenez au statut de l'hôte et aux paramètres du domaine.
Ces étapes concernent le webmail. Les noms de serveurs personnalisés pour Outlook ou Apple Mail ont leurs propres réglages. Une adresse mail.studio.example fonctionnelle ne prouve pas que imap.studio.example est prêt.
Testez le parcours d'un collaborateur
Ouvrez la nouvelle adresse dans une fenêtre de navigateur distincte et connectez-vous à une boîte existante. Vérifiez le logo, le nom de l'entreprise, l'affichage sur un petit écran et le contact d'assistance. Envoyez un message de test et assurez-vous de retrouver la boîte attendue.
Si les nouveaux utilisateurs reçoivent des invitations, testez aussi ce parcours. Ils doivent comprendre qui écrit, quel lien ouvrir et qui contacter en cas de problème. Le guide de l'interface client présente les possibilités prises en charge.
Après vérification, mettez à jour les instructions et les favoris de l'équipe. Votre message aux salariés peut simplement donner la nouvelle adresse et préciser ce qui change pour eux. N'y joignez pas de mot de passe. Prévoyez un contact distinct pour ceux qui ne peuvent pas ouvrir leur messagerie, afin que l'assistance reste accessible.
