Een mailadres en een inlogadres in de browser hebben een andere functie. Een medewerker kan anna@studio.example houden en webmail openen op mail.studio.example. Bepaal vóór het delen van een nieuwe link welke URL voor berichten en welke voor beheer is.
Maak een briefje met twee duidelijke links
Schrijf bij de webmaillink dat je daar berichten leest en verstuurt. Geef iemand die ook gebruikers beheert de dashboardlink apart. Open de links in een nieuw browservenster zodra de hosts gereed zijn. Vermeld een alternatief supportcontact voor wie niet kan inloggen. Een nieuwe URL verandert niet automatisch het mailadres, wachtwoord of de IMAP/SMTP-instellingen. Meld alleen wat daadwerkelijk is aangepast.
Kies een duidelijk inlogadres
Voor webmail worden vaak mail of webmail als subdomein gebruikt. Kies een naam die je makkelijk telefonisch doorgeeft en in een medewerkerinstructie zet. Controleer of een ander systeem de naam al gebruikt.
Wijst mail.studio.example nog naar de oude maildienst, dan raakt een wijziging ook mensen die een bladwijzer gebruiken. Bereid de overgang voor of neem een vrije naam. De e-mailadressen van de mailboxen kunnen hetzelfde blijven.
Het beheerpaneel kan een ander adres hebben, zoals dashboard.studio.example. Houd die links uit elkaar in je instructie. Wie alleen berichten wil lezen heeft meestal genoeg aan webmail. Het paneel is voor mensen die domeinen en gebruikers beheren.
Voeg het adres toe aan de merkinstellingen
Open in TrekMail de merkinstellingen van het juiste domein. Vul bedrijfsnaam in, upload een logo en stel het webmailadres in. Gebruiken meerdere projecten dezelfde stijl, beslis dan vooraf welke instellingen zij overnemen en waar een eigen uiterlijk nodig is.
White Label wordt apart van het mailabonnement geactiveerd. Opgeslagen vormgeving of een voorbeeld betekent nog niet dat het nieuwe adres al wordt bediend. Voor een werkende login moeten activering, domein en beveiligde verbinding klaar zijn.
Volg de White Label-instructies. Neem DNS-waarden over uit je eigen account. Gebruik geen bestemming uit andermans schermafbeelding: de records horen bij een specifieke inrichting.
Wacht tot DNS en certificaat gereed zijn
DNS verbindt de gekozen naam met de dienst. Het certificaat laat de browser een beveiligde verbinding maken met precies die naam. Beide moeten werken voordat je de link verspreidt.
Start na de DNS-wijziging de controle in het paneel. Wordt een record niet gevonden, vergelijk dan naam, type en waarde. Soms staat de wijziging bij de registrar terwijl de actieve DNS-zone elders wordt beheerd. Alleen een wijziging in de juiste zone wordt actief.
Open de gereedgekomen host in je browser en controleer de adresbalk. Omzeil een certificaatwaarschuwing niet om de inrichting als klaar te beschouwen. Kijk opnieuw naar hoststatus en domeininstellingen.
Deze voorbereiding gaat over webmail. Eigen servernamen voor Outlook of Apple Mail hebben aparte instellingen. Een werkend mail.studio.example bewijst niet dat imap.studio.example gereed is.
Doorloop de login als een medewerker
Open het nieuwe adres in een apart browservenster en log in op een bestaande mailbox. Controleer logo, bedrijfsnaam, weergave op een klein scherm en contact voor ondersteuning. Stuur een testbericht en controleer of je terugkomt in de verwachte mailbox.
Gebruik je uitnodigingen voor nieuwe mensen, test dan ook die route. De ontvanger moet weten wie uitnodigt, welke link werkt en waar hulp te krijgen is. De handleiding van de klanteninterface beschrijft de mogelijkheden.
Werk daarna instructies en bladwijzers bij. Geef medewerkers het nieuwe adres en leg uit wat er voor hen verandert. Een wachtwoord hoort niet in dat bericht. Houd een apart hulpcontact beschikbaar voor wie de mailbox niet kan openen.
