O endereço de e-mail e o link de entrada pelo navegador têm funções diferentes. Uma funcionária pode manter anna@studio.example e abrir o webmail em mail.studio.example. Antes de divulgar o novo link, separe o acesso às mensagens do acesso à administração do serviço.
Prepare uma orientação com dois links
Ao lado do link do webmail, explique que ele serve para ler e enviar mensagens. Se alguém também administra usuários, apresente o link do painel separadamente. Abra os links em uma nova janela quando os hosts estiverem prontos. Inclua um contato alternativo de suporte para quem não consegue entrar. Mudar a URL não altera automaticamente endereço, senha ou ajustes IMAP/SMTP. Informe apenas as mudanças realmente configuradas.
Escolha um endereço de acesso fácil de entender
É comum usar um subdomínio como mail ou webmail. Escolha um nome fácil de falar ao telefone e colocar nas instruções de um funcionário. Confira se ele já não está sendo usado por outro sistema.
Se mail.studio.example aponta para o provedor antigo, alterar o registro afetará quem abre esse endereço pelos favoritos. Prepare a transição ou escolha um nome livre. O domínio dos endereços de e-mail pode continuar igual.
O painel administrativo pode usar outro endereço, como dashboard.studio.example. Separe esses links nas instruções. Quem precisa ler mensagens normalmente usa apenas o webmail; o painel é destinado a quem administra domínios e usuários.
Adicione o endereço à configuração da marca
No TrekMail, abra as configurações de marca do domínio. Informe o nome da empresa, envie o logotipo e defina o endereço do webmail. Se vários projetos usam o mesmo estilo, decida quais configurações serão herdadas e quais terão uma aparência própria.
O White Label é ativado separadamente do plano de e-mail. Salvar a aparência ou ver uma prévia não significa que o novo endereço já está funcionando. O acesso depende da ativação, da configuração do domínio e da conexão segura.
Siga o guia de configuração do White Label. Copie os valores DNS da sua conta. Não use o destino de uma captura de tela de outra conta: aqueles registros pertencem a outra configuração.
Aguarde a confirmação do DNS e do certificado
O DNS liga o nome escolhido ao serviço. O certificado permite que o navegador estabeleça uma conexão segura com esse nome exato. As duas partes precisam estar prontas antes de você enviar o link à equipe.
Depois de alterar o DNS, inicie a verificação no painel. Se o registro não for encontrado, compare nome, tipo e valor. Às vezes, ele é adicionado no registrador, mas a zona DNS ativa fica em outro provedor. A mudança só funcionará quando estiver na zona certa.
Quando o endereço estiver pronto, abra-o no navegador e confira a barra de endereços. Não ignore um aviso de certificado para considerar a configuração concluída. Volte ao status do endereço e aos parâmetros do domínio.
Essa preparação vale para o webmail. Os nomes de servidor usados no Outlook ou Apple Mail têm configurações separadas. Um link mail.studio.example funcionando não confirma que imap.studio.example está pronto.
Faça o caminho de um funcionário
Abra o novo endereço em uma janela separada e entre em uma caixa existente. Confira logotipo, nome da empresa, apresentação em uma tela pequena e contato de suporte. Envie uma mensagem de teste e veja se você voltou à caixa esperada.
Se novos usuários recebem convites, teste também esse caminho. A pessoa deve entender quem enviou a mensagem, qual link abrir e onde pedir ajuda. O guia da interface do cliente descreve as opções compatíveis.
Depois atualize as instruções e os favoritos da equipe. Compartilhe o novo endereço e explique se algum procedimento mudou. Não inclua senhas nessa mensagem. Deixe um contato alternativo para quem não consegue abrir o e-mail, de modo que pedir ajuda não dependa do acesso à própria caixa.
