כתובת המייל וכתובת הכניסה בדפדפן ממלאות תפקידים שונים. עובדת יכולה לשמור על anna@studio.example ולפתוח דואר דרך mail.studio.example. לפני ששולחים קישור חדש, הבדילו בין כתובת לקריאת דואר לכתובת לניהול השירות.
רשמו בבירור את תפקיד שני הקישורים
ליד קישור הדואר כתבו שהוא מיועד לקריאה ולשליחת הודעות. מי שמנהל משתמשים יקבל בנפרד את קישור לוח הניהול והסבר לתפקידו. פתחו כל קישור בחלון חדש לאחר שהשרת הממותג מוכן. כללו איש קשר חלופי לתמיכה עבור מי שלא מצליח להיכנס. שינוי URL אינו משנה אוטומטית כתובת מייל, סיסמה או הגדרות IMAP/SMTP. הודיעו רק על השינויים שהוגדרו בפועל.
בחרו כתובת כניסה ברורה
לרוב משתמשים בתת-דומיין כמו mail או webmail. בחרו שם שקל לומר בטלפון ולכתוב בהוראות לעובד. בדקו שהשם לא נמצא כבר בשימוש של מערכת אחרת.
אם mail.studio.example כבר מפנה לשירות דואר ישן, שינוי הרשומה ישפיע על אנשים שעדיין פותחים אותו מסימנייה. תכננו את המעבר מראש או בחרו שם פנוי. הדומיין שבכתובות המייל עצמן יכול להישאר ללא שינוי.
ללוח הניהול יכולה להיות כתובת אחרת, למשל dashboard.studio.example. הפרידו בין הקישורים בהוראות לעובדים. מי שצריך לקרוא הודעה בדרך כלל צריך רק וובמייל; לוח הניהול מיועד למי שמטפל בדומיינים ובמשתמשים.
הוסיפו את הכתובת להגדרות המותג
ב-TrekMail פתחו את הגדרות המותג של הדומיין הרלוונטי. הזינו את שם החברה, העלו לוגו וקבעו את כתובת הוובמייל. אם כמה מיזמים משתמשים באותו עיצוב, החליטו אילו הגדרות הם יירשו והיכן נדרש מיתוג נפרד.
White Label מופעל בנפרד ממסלול הדואר. עיצוב שנשמר או תצוגה מקדימה לא מעידים שהכתובת החדשה כבר פעילה. כניסה תקינה דורשת השלמת ההפעלה, הגדרות הדומיין והחיבור המאובטח.
פעלו לפי מדריך ההקמה של White Label. העתיקו רשומות DNS מהחשבון שלכם. אל תשתמשו בכתובת יעד מצילום מסך של מישהו אחר, כי הערכים שייכים להגדרה שלו.
המתינו עד שה-DNS והתעודה מוכנים
DNS מחבר את השם שבחרתם לשירות. התעודה מאפשרת לדפדפן ליצור חיבור מאובטח עבור השם המסוים הזה. שניהם צריכים להיות מוכנים לפני שתשלחו לעובדים את הקישור החדש.
אחרי שינוי DNS, הפעילו את הבדיקה בלוח. אם הרשומה לא נמצאה, השוו את השם, הסוג והערך. לפעמים מוסיפים אותה אצל הרשם, אף שאזור ה-DNS הפעיל נמצא אצל ספק אחר. השינוי יעבוד רק אם יוזן במקום הנכון.
כשהמארח מוכן, פתחו את הכתובת בדפדפן ובדקו את שורת הכתובת. אל תעקפו אזהרת תעודה ותחשיבו את ההקמה להצלחה. חזרו למצב המארח ולהגדרות הדומיין.
ההכנה הזאת מתייחסת לוובמייל. שמות שרתים מותאמים ל-Outlook או ל-Apple Mail דורשים הגדרות נפרדות. עמוד פעיל ב-mail.studio.example לא מוכיח ש-imap.studio.example מוכן.
עברו את תהליך הכניסה כמו עובד רגיל
פתחו את הכתובת בחלון דפדפן נפרד והיכנסו לתיבה קיימת. בדקו לוגו, שם חברה, תצוגה במסך קטן ופרטי תמיכה. שלחו הודעת ניסיון וודאו שאתם פועלים בתיבה הצפויה.
אם משתמשים חדשים מקבלים הזמנות, בדקו גם את המסלול הזה. המשתמש צריך להבין מי שלח את ההודעה, איזה קישור לפתוח ולמי לפנות במקרה של קושי בכניסה. האפשרויות מתוארות במדריך לממשק הלקוח.
לאחר הבדיקה עדכנו הוראות וסימניות. בהודעה לעובדים תנו את כתובת הכניסה החדשה והסבירו אם משהו בצעדים שלהם השתנה. אין צורך לצרף סיסמאות להודעה. השאירו דרך תמיכה נוספת למי שלא מצליח לפתוח דואר, כדי שקבלת עזרה לא תהיה תלויה בגישה לתיבה עצמה.
