Адрес электронной почты и ссылка для входа в браузере выполняют разные задачи. Сотрудник может сохранить anna@studio.example и открывать веб-почту по mail.studio.example. Перед рассылкой новой ссылки определите, какой адрес нужен для писем, а какой для управления сервисом.
Подготовьте памятку с двумя ссылками
Рядом со ссылкой веб-почты напишите: здесь читать и отправлять письма. Если человек управляет пользователями, отдельно дайте ссылку панели и объясните эту обязанность. После готовности фирменных хостов откройте ссылки в новом окне браузера. Укажите запасной контакт поддержки для тех, кто не может войти. Смена URL сама по себе не меняет почтовый адрес, пароль и настройки IMAP/SMTP. Сообщайте только о тех изменениях, которые действительно настроены.
Выберите понятный адрес входа
Для веб-почты часто используют поддомен mail или webmail. Выберите вариант, который легко произнести по телефону и вставить в инструкцию сотруднику. Проверьте, не используется ли это имя другой системой.
Если mail.studio.example уже указывает на старый почтовый сервис, изменение записи затронет людей, которые продолжают открывать его по закладке. Сначала подготовьте переход или выберите свободное имя. Само доменное имя ящиков при этом может оставаться прежним.
У административной панели может быть другой адрес, например dashboard.studio.example. Разделяйте эти ссылки в памятке для сотрудников. Человеку, которому нужно прочитать письмо, обычно достаточно веб-почты; кабинет управления предназначен для тех, кто обслуживает домены и пользователей.
Добавьте адрес в настройках бренда
В TrekMail откройте настройки бренда нужного домена. Укажите название компании, загрузите логотип и задайте адрес веб-почты. Если используете общий стиль нескольких проектов, заранее решите, какие настройки они наследуют и где потребуется отдельное оформление.
White Label подключается отдельно от почтового плана. Сохранённое оформление или предварительный просмотр ещё не означают, что новый адрес уже обслуживается. Для рабочего входа должны быть выполнены условия активации, настройки домена и защищённого соединения.
Следуйте инструкции подключения White Label. Значения DNS копируйте из своего аккаунта. Не берите чужой адрес назначения из скриншота: показанные записи относятся к конкретной настройке.
Дождитесь готовности DNS и сертификата
DNS связывает выбранное имя с сервисом. Сертификат позволяет браузеру установить защищённое соединение именно с этим именем. Оба условия должны быть выполнены до того, как вы отправите сотрудникам новую ссылку.
После изменения DNS запустите проверку в панели. Если запись не найдена, сравните имя, тип и значение. Иногда запись добавляют в кабинет регистратора, хотя действующая DNS-зона находится у другого провайдера. Изменение не начнёт работать, пока не окажется в нужной зоне.
Когда хост станет готов, откройте его в браузере и проверьте адресную строку. Не обходите предупреждение о сертификате, чтобы считать настройку завершённой. Вернитесь к статусу хоста и параметрам домена.
Такая подготовка относится к веб-почте. Собственные серверные имена для Outlook или Apple Mail имеют отдельные настройки. Рабочая ссылка mail.studio.example не подтверждает готовность imap.studio.example.
Пройдите путь обычного сотрудника
Откройте новый адрес в отдельном окне браузера и войдите в существующий ящик. Проверьте логотип, название компании, отображение на небольшом экране и контакт поддержки. Отправьте тестовое письмо и убедитесь, что вернулись в ожидаемый ящик.
Если вы выдаёте доступ новым людям через приглашения, проверьте и этот путь. Пользователь должен понимать, кто прислал письмо, какую ссылку открыть и куда обращаться при проблеме со входом. Поддерживаемые варианты описаны в руководстве по клиентскому интерфейсу.
После проверки обновите памятки и закладки команды. В сообщении сотрудникам достаточно дать новый адрес входа и объяснить, изменились ли их действия. Пароль в такую рассылку включать не нужно. Оставьте отдельный контакт для тех, кто не может открыть почту, чтобы помощь не зависела от доступа к самому ящику.
