メールアドレスとブラウザーのログインURLは役割が異なります。anna@studio.exampleを使いながら、mail.studio.exampleでWebメールを開くことができます。新しいリンクを配る前に、メール用と管理用のURLを分けて整理しましょう。
二つのリンクに用途を添える
Webメールには「メールの閲覧・送信用」と説明を添えます。ユーザー管理も担当する人には、管理画面のリンクを別に案内してください。ホストが準備完了になってから、新しいブラウザーウィンドウで開いて確認します。ログインできない人のために別のサポート連絡先も書きます。URL変更だけでメールアドレス、パスワード、IMAP/SMTP設定が自動で変わるわけではありません。実際に設定した変更だけを伝えましょう。
分かりやすいログイン先を選ぶ
Webメールには mail や webmail のサブドメインをよく使います。電話でも伝えやすく、従業員向け案内に書きやすい名前を選び、別システムで使用中でないか確認します。
mail.studio.example が旧メールサービスを指している場合、変更はそのブックマークを使う人にも影響します。移行を準備するか、空いている名前を選びます。メールアドレス自体のドメインは変えずに済みます。
管理画面には dashboard.studio.example など別のアドレスを使えます。従業員向け案内ではリンクを分けてください。読むだけなら通常はWebメール、ドメインやユーザーを管理する人は管理画面を使います。
ブランド設定へアドレスを追加する
TrekMail で対象ドメインのブランド設定を開き、会社名、ロゴ、Webメールのアドレスを指定します。複数プロジェクトで共通の見た目を使う場合、引き継ぐ設定と個別に変える箇所を決めておきます。
White Label はメールプランとは別の契約です。見た目を保存したりプレビューできたりしても、新 URL の準備が済んだとは限りません。利用には有効化条件、ドメイン設定、安全な接続の準備が必要です。
White Label 設定ガイドに従い、DNS 値は自分のアカウントからコピーします。他人の画面例の接続先は使わないでください。表示値は個別の設定に対応しています。
DNS と証明書が整うまで待つ
DNS は選んだ名前をサービスへ結び付け、証明書はその名前に対する安全な接続を可能にします。新しいリンクを従業員へ送る前に、両方が必要です。
DNS を変えたら管理画面で確認します。見つからなければ、名前、種類、値を照合してください。実際の DNS が別会社にあるのに、登録会社の画面で変更している場合もあります。有効なゾーンへ設定しなければ反映されません。
ホストが準備できたらブラウザーで開き、アドレス欄を確認します。証明書警告を無視して完了扱いにせず、ホスト状態とドメイン設定を見直してください。
この準備はWebメール用です。Outlook や Apple Mail の独自サーバー名は別設定で、mail.studio.example が開いても imap.studio.example の準備完了を意味しません。
従業員と同じ手順を試す
別のブラウザーウィンドウで新 URL を開き、既存メールボックスへログインします。ロゴ、会社名、小さい画面での表示、サポート連絡先を確認します。テストメールを送り、想定したメールボックスへ戻ることも確かめます。
招待で新しい利用者を追加するなら、その流れも確認してください。誰からの案内か、どのリンクを開くか、困ったときどこへ連絡するか分かる状態にします。顧客画面ガイドで対応する流れを確認できます。
確認後、案内とブックマークを更新します。従業員には新しいログイン先と、操作に変更があるかを伝えれば十分です。通知へパスワードを含めず、メールが開けない人も使える別のサポート連絡先を用意します。
