Mailadresse und Browser-Anmeldung erfüllen verschiedene Aufgaben. Eine Mitarbeiterin kann anna@studio.example behalten und Webmail unter mail.studio.example öffnen. Klären Sie vor der Weitergabe eines neuen Links, welche URL zum Lesen und welche zur Verwaltung dient.
Zwei Links eindeutig beschriften
Schreiben Sie zum Webmail-Link, dass dort Nachrichten gelesen und versendet werden. Wer zusätzlich Benutzer verwaltet, erhält den Dashboard-Link getrennt mit der passenden Aufgabenbeschreibung. Öffnen Sie jeden Link nach Hostbereitschaft in einem neuen Browserfenster. Nennen Sie einen alternativen Supportkontakt für Anmeldeprobleme. Eine neue URL ändert nicht automatisch Mailadresse, Passwort oder IMAP/SMTP-Einstellungen. Kommunizieren Sie nur Änderungen, die tatsächlich eingerichtet wurden.
Wählen Sie eine verständliche Anmeldeadresse
Für Webmail sind Subdomains wie mail oder webmail üblich. Wählen Sie einen Namen, den Sie leicht am Telefon nennen und in eine Mitarbeiteranleitung schreiben können. Prüfen Sie, ob ein anderes System ihn bereits verwendet.
Zeigt mail.studio.example noch auf einen alten Dienst, betrifft die Änderung auch Nutzer mit einem gespeicherten Lesezeichen. Bereiten Sie den Übergang vor oder wählen Sie einen freien Namen. Die Domain der E-Mail-Adressen kann dabei unverändert bleiben.
Die Verwaltung kann eine andere Adresse haben, beispielsweise dashboard.studio.example. Trennen Sie diese Links in den Hinweisen für Mitarbeitende. Wer Nachrichten lesen möchte, benötigt meist nur Webmail. Die Verwaltung richtet sich an Personen, die Domains und Nutzer betreuen.
Hinterlegen Sie die Adresse in den Markeneinstellungen
Öffnen Sie in TrekMail die Markeneinstellungen der betreffenden Domain. Geben Sie den Firmennamen an, laden Sie das Logo hoch und setzen Sie die Webmail-Adresse. Nutzen mehrere Projekte denselben Stil, entscheiden Sie vorher über gemeinsame und individuell abweichende Einstellungen.
White Label wird getrennt vom E-Mail-Tarif aktiviert. Eine gespeicherte Gestaltung oder Vorschau bestätigt noch nicht, dass die neue Adresse bereitsteht. Für die Anmeldung müssen Aktivierung, Domainanbindung und geschützte Verbindung vollständig eingerichtet sein.
Folgen Sie der White-Label-Einrichtung. Kopieren Sie DNS-Werte aus Ihrem Konto. Übernehmen Sie keine fremde Zieladresse aus einem Screenshot: Die Einträge gehören zur jeweiligen Konfiguration.
Warten Sie auf DNS und Zertifikat
DNS verbindet den gewählten Namen mit dem Dienst. Das Zertifikat ermöglicht dem Browser eine geschützte Verbindung genau zu diesem Namen. Beides muss bereit sein, bevor Sie den neuen Link verteilen.
Starten Sie nach der DNS-Änderung die Prüfung in der Verwaltung. Wird der Eintrag nicht gefunden, vergleichen Sie Name, Typ und Wert. Manchmal wurde er beim Registrar angelegt, obwohl die aktive DNS-Zone bei einem anderen Anbieter liegt. Erst in der richtigen Zone wird die Änderung wirksam.
Öffnen Sie den fertigen Host im Browser und prüfen Sie die Adresszeile. Umgehen Sie keine Zertifikatswarnung, um die Einrichtung als abgeschlossen zu betrachten. Kontrollieren Sie stattdessen Hoststatus und Domaineinstellungen.
Diese Vorbereitung betrifft Webmail. Eigene Servernamen für Outlook oder Apple Mail haben getrennte Einstellungen. Eine funktionierende Adresse mail.studio.example bestätigt nicht, dass imap.studio.example bereit ist.
Prüfen Sie den Weg eines normalen Nutzers
Öffnen Sie die neue Adresse in einem eigenen Browserfenster und melden Sie sich mit einem vorhandenen Postfach an. Prüfen Sie Logo, Firmenname, Darstellung auf kleinen Bildschirmen und Supportkontakt. Senden Sie eine Testnachricht und vergewissern Sie sich, dass Sie im erwarteten Postfach landen.
Nutzen Sie Einladungen für neue Personen, testen Sie auch diesen Ablauf. Es muss klar sein, wer die Nachricht sendet, welcher Link zur Anmeldung dient und wer bei Problemen hilft. Die Anleitung zur Kundenoberfläche beschreibt die unterstützten Möglichkeiten.
Aktualisieren Sie danach Anleitungen und Lesezeichen. In der Mitteilung an Mitarbeitende genügen der neue Link und eine Erklärung der nötigen Änderungen. Ein Passwort gehört nicht hinein. Nennen Sie einen separaten Kontakt für Personen ohne Mailzugang, damit Hilfe erreichbar bleibt.
