عنوان البريد ورابط الدخول في المتصفح لهما وظيفتان مختلفتان. يمكن للموظفة الاحتفاظ بـ anna@studio.example وفتح البريد في mail.studio.example. قبل توزيع رابط جديد، حدّد عنوان قراءة الرسائل وعنوان إدارة الخدمة.
اكتب ملاحظة برابطين واضحين
ضع بجانب رابط البريد أنه لقراءة الرسائل وإرسالها. وإذا كان الشخص يدير المستخدمين أيضًا، فأدرج رابط لوحة التحكم بصورة منفصلة. افتح كل رابط في نافذة جديدة بعد جاهزية المضيف. أضف وسيلة دعم بديلة لمن لا يستطيع الدخول. تغيير الرابط لا يغيّر تلقائيًا عنوان البريد أو كلمة المرور أو إعدادات IMAP/SMTP. أبلغ الفريق فقط بالتغييرات التي أعددتها فعلًا.
اختر عنوان دخول واضحا
يشيع استخدام نطاق فرعي مثل mail أو webmail. اختر اسما يسهل قوله عبر الهاتف وإدراجه في تعليمات الموظفين. وتأكد من أن نظاما آخر لا يستخدمه.
إذا كان mail.studio.example يشير إلى مزوّد البريد القديم، فسيؤثر تغيير السجل في الأشخاص الذين يفتحونه من الإشارات المرجعية. جهّز الانتقال أولا أو اختر اسما غير مستخدم. يمكن أن يبقى نطاق عناوين البريد نفسه دون تغيير.
وقد يكون للوحة الإدارة عنوان آخر، مثل dashboard.studio.example. ميّز الرابطين في التعليمات. من يريد قراءة رسالة يحتاج عادة إلى البريد عبر المتصفح، بينما تخص لوحة الإدارة من يدير النطاقات والمستخدمين.
أضف العنوان إلى إعدادات العلامة
افتح إعدادات العلامة للنطاق المطلوب في TrekMail. أدخل اسم الشركة، وارفع الشعار، وحدد عنوان البريد عبر المتصفح. إذا كانت عدة مشاريع تستخدم أسلوبا واحدا، فحدد مسبقا الإعدادات المشتركة وتلك التي تحتاج إلى تخصيص مستقل.
يُفعّل White Label بشكل منفصل عن خطة البريد. حفظ المظهر أو معاينته لا يعني أن العنوان الجديد أصبح يعمل. يجب استيفاء شروط التفعيل وتجهيز النطاق والاتصال الآمن.
اتبع دليل إعداد White Label. انسخ قيم DNS من حسابك. لا تستخدم عنوان وجهة من صورة لحساب آخر، لأن السجلات المعروضة تخص إعدادا مختلفا.
انتظر جاهزية DNS والشهادة
يربط DNS الاسم المختار بالخدمة. وتتيح الشهادة للمتصفح إنشاء اتصال آمن مع هذا الاسم تحديدا. يجب أن يكتمل الاثنان قبل إرسال الرابط إلى الموظفين.
بعد تعديل DNS، ابدأ التحقق في اللوحة. إذا لم يُعثر على السجل، فراجع الاسم والنوع والقيمة. أحيانا يُضاف السجل لدى شركة التسجيل بينما تكون منطقة DNS الفعلية لدى مزوّد آخر. لن يعمل التغيير حتى يُضاف إلى المنطقة الصحيحة.
عندما يصبح العنوان جاهزا، افتحه في المتصفح وراجع شريط العنوان. لا تتجاوز تحذير الشهادة لتعتبر الإعداد منتهيا. ارجع إلى حالة الاسم وإعدادات النطاق.
هذا التجهيز يخص البريد عبر المتصفح. أما أسماء الخوادم الخاصة بـOutlook أو Apple Mail فلها إعدادات مستقلة. عمل mail.studio.example لا يثبت جاهزية imap.studio.example.
جرّب الدخول كما يفعله الموظف
افتح العنوان الجديد في نافذة منفصلة وادخل إلى صندوق موجود. راجع الشعار واسم الشركة وطريقة العرض على شاشة صغيرة وبيانات الدعم. أرسل رسالة تجريبية وتأكد من العودة إلى الصندوق المتوقع.
إذا كنت تمنح المستخدمين الجدد وصولا عبر الدعوات، فاختبر هذه الرحلة أيضا. ينبغي أن يعرف المستخدم من أرسل الرسالة وأي رابط يفتح وأين يطلب المساعدة. يشرح دليل واجهة العميل الخيارات المدعومة.
بعد الاختبار، حدّث التعليمات والإشارات المرجعية للفريق. شارك عنوان الدخول الجديد واشرح إن كانت هناك خطوات تغيّرت، دون تضمين كلمات مرور. ووفّر وسيلة اتصال بديلة لمن لا يستطيع فتح البريد، حتى لا يعتمد طلب المساعدة على الوصول إلى الصندوق نفسه.
