이메일 주소와 브라우저 로그인 주소는 역할이 다릅니다. 직원은 anna@studio.example을 유지하면서 mail.studio.example에서 웹메일을 열 수 있습니다. 새 링크를 알리기 전에 메일을 읽는 주소와 서비스를 관리하는 주소를 구분하세요.
링크 두 개의 용도 적기
웹메일 링크에는 메일을 읽고 보내는 곳이라고 설명합니다. 사용자를 관리하는 담당자에게는 관리 화면 링크를 따로 안내하세요. 호스트가 준비된 뒤 새 브라우저 창에서 각 링크를 열어 확인합니다. 로그인할 수 없을 때 쓸 다른 지원 연락처도 적어 두세요. URL을 바꾼다고 이메일 주소, 비밀번호, IMAP/SMTP 설정이 자동으로 바뀌지는 않습니다. 실제 설정한 변경만 안내하세요.
알아보기 쉬운 로그인 주소를 고르세요
웹메일에는 mail이나 webmail 하위 도메인을 많이 씁니다. 전화로 설명하거나 직원 안내에 넣기 쉬운 이름을 고르고 다른 시스템에서 이미 쓰는지 확인하세요.
mail.studio.example이 기존 메일 서비스에 연결되어 있다면 변경은 그 즐겨찾기를 계속 쓰는 사람에게도 영향을 줍니다. 전환을 준비하거나 비어 있는 이름을 고릅니다. 메일함 주소의 도메인은 그대로 둘 수 있습니다.
관리 화면은 dashboard.studio.example처럼 다른 주소를 쓸 수 있습니다. 직원 안내에서 두 링크를 구분하세요. 메일 읽기는 웹메일, 도메인과 사용자 관리는 관리 화면에서 합니다.
브랜드 설정에 주소를 추가하세요
TrekMail에서 해당 도메인의 브랜드 설정을 열고 회사 이름, 로고, 웹메일 주소를 입력합니다. 여러 프로젝트가 같은 스타일을 쓰면 어떤 설정을 이어받고 어디에 별도 화면이 필요한지 미리 정하세요.
White Label은 이메일 플랜과 별도로 활성화합니다. 화면을 저장하거나 미리 보았다고 새 주소가 서비스 중인 것은 아닙니다. 실제 로그인에는 활성화 조건과 도메인, 보안 연결 설정이 모두 필요합니다.
White Label 설정 안내에 따라 DNS 값을 자신의 계정에서 복사하세요. 다른 사람의 스크린샷에 나온 목적지를 쓰면 안 됩니다. 표시되는 기록은 해당 설정에 맞는 값입니다.
DNS와 인증서가 준비될 때까지 기다리세요
DNS는 선택한 이름을 서비스에 연결하고 인증서는 브라우저가 그 이름으로 보안 연결을 만들게 합니다. 직원에게 링크를 보내기 전에 둘 다 준비되어야 합니다.
DNS 변경 후 관리 화면에서 확인합니다. 레코드를 찾지 못하면 이름, 종류, 값을 비교하세요. 실제 DNS 영역은 다른 업체에 있는데 등록 업체 화면에만 추가했을 수 있습니다. 올바른 영역에 있어야 적용됩니다.
호스트가 준비되면 브라우저로 열고 주소 표시줄을 봅니다. 인증서 경고를 건너뛰고 완료됐다고 판단하지 마세요. 호스트 상태와 도메인 값을 다시 확인합니다.
이 준비는 웹메일용입니다. Outlook이나 Apple Mail의 자체 서버 이름은 따로 설정합니다. mail.studio.example이 열린다고 imap.studio.example도 준비된 것은 아닙니다.
일반 직원의 흐름으로 테스트하세요
별도 브라우저 창에서 새 주소를 열고 기존 메일함에 로그인합니다. 로고, 회사 이름, 작은 화면의 표시, 지원 연락처를 확인하세요. 테스트 메일을 보내고 예상한 메일함으로 돌아오는지도 봅니다.
초대로 새 사용자를 연결한다면 그 흐름도 확인합니다. 사용자는 누가 초대했는지, 어떤 링크를 열지, 로그인 문제는 어디로 문의할지 알아야 합니다. 지원되는 방식은 고객 화면 안내에 있습니다.
확인 후 안내문과 즐겨찾기를 갱신합니다. 직원에게는 새 주소와 달라지는 작업만 알려 주면 됩니다. 공지에 비밀번호를 넣지 마세요. 메일을 열 수 없는 사람도 도움을 받을 수 있도록 별도 연락처를 남깁니다.
