Quand le téléphone ou le site de l’entreprise change, modifier le modèle de webmail ne prouve pas que toutes les signatures ont suivi. Identifiez d’abord les adresses qui utilisent le modèle du domaine et les personnes qui écrivent avec Outlook, Apple Mail ou une autre application.
Vérifier un nouveau message et une réponse
Choisissez deux boîtes et envoyez un nouveau message puis une réponse à une adresse externe que vous contrôlez. Changez l’adresse From si une personne représente une autre marque. Vérifiez texte reçu, liens et images, puis comparez webmail et application. En Default, des identités existantes peuvent garder leur ancienne signature ; Enforced applique la règle du domaine dans la webmail. Listez les personnes qui doivent modifier leur signature dans l’application et donnez le texte validé. Une connexion SMTP n’ajoute pas automatiquement une signature.
Préparez un texte valable pour tout le domaine
N'incluez dans la signature commune que les informations identiques pour les boîtes concernées. Le nom de l'organisation, son site et le téléphone du bureau conviennent. Le numéro mobile personnel d'un seul salarié provoquerait rapidement des erreurs.
Ne supposez pas que le système remplacera automatiquement un nom ou un poste saisi comme du texte ordinaire. Si vous avez besoin de données personnelles, déterminez où les collaborateurs les renseigneront et comment les associer au bloc commun. Préparez une signature distincte sur chaque domaine de marque.
Le texte doit rester compréhensible sans les images. Si vous ajoutez un logo, gardez aussi le nom et les coordonnées en texte. Une personne dont l'application bloque le chargement des images doit pouvoir lire l'essentiel.
Choisissez le mode d'application
La signature de domaine propose les modes Off, Default et Enforced. Chacun répond à un besoin différent.
Off désactive la signature commune. Les utilisateurs gèrent leurs signatures eux-mêmes.
Default fournit une signature de départ aux nouvelles adresses d'expéditeur. Ce mode donne une base que le collaborateur peut adapter. Modifier le modèle du domaine ne doit pas être considéré comme une mise à jour obligatoire de toutes les signatures déjà configurées.
Enforced applique la signature du domaine dans le webmail à la place de la signature personnelle de l'adresse d'expéditeur. Il convient lorsque l'entreprise veut un bloc commun pour les messages rédigés dans TrekMail webmail.
Choisissez selon les habitudes de travail. Si les collaborateurs peuvent personnaliser leurs coordonnées, le modèle initial peut suffire. Si l'entreprise tient à jour un bloc central, il faudra l'application obligatoire dans le webmail et une solution séparée pour les applications externes.
Testez les changements d'expéditeur
Une personne peut avoir plusieurs adresses, comme anna@studio.example et sales@shop.example. La signature doit correspondre à l'adresse choisie dans le champ « De », pas seulement à l'identité de la personne connectée.
Dans TrekMail, les signatures sont liées aux adresses d'expéditeur autorisées et à leurs domaines. Ouvrez les réglages des adresses et signatures, examinez les adresses disponibles et préparez un brouillon avec chacune.
Testez un nouveau message, une réponse et un message dont vous changez l'expéditeur. Regardez où le bloc de coordonnées apparaît par rapport à la conversation précédente et si une signature ajoutée manuellement fait doublon.
Pour une vérification commune, utilisez deux boîtes du même domaine. Ouvrez leurs messages chez un destinataire externe et comparez le texte, les liens, les retours à la ligne et l'image. Ce contrôle montre le résultat reçu, au-delà de l'aperçu de l'éditeur.
Organisez les mises à jour
Désignez une personne chargée d'actualiser le modèle quand le téléphone, le site ou le nom de l'entreprise change. Gardez le texte validé dans un emplacement commun afin que les collaborateurs n'aient pas à le reconstituer à partir d'anciens messages.
Transmettez le même texte validé aux utilisateurs d'Outlook et d'Apple Mail avec des instructions distinctes. Le réglage de domaine du webmail ne réécrit pas le contenu préparé par une application externe. Si un bloc commun est obligatoire pour certaines boîtes, convenez à l'avance de l'interface depuis laquelle elles enverront leur courrier professionnel.
