Un propriétaire peut gérer un studio, une boutique et une activité de formation dans un seul compte TrekMail. Cela ne signifie pas que chaque salarié doit voir toutes les marques. Une répartition écrite des responsabilités évite de perdre le suivi des boîtes derrière un tableau de bord commun.
Une fiche d’accès pour chaque marque
Pour chaque domaine, notez responsables des boîtes, administrateurs, adresse de réponse, route SMTP et stockage prévu. Relisez la fiche comme un salarié de la boutique : quelles tâches lui reviennent et quelles ressources du studio ou de la formation restent hors de son rôle ? Vérifiez séparément gestion et accès aux messages. Les domaines partagent les ressources du compte ; les marques ne créent pas de budgets de stockage ou de facturation indépendants.
Distinguez le compte, les domaines et les boîtes
Le compte regroupe la gestion du service et ses ressources. Le domaine détermine la partie de l'adresse située après @. La boîte conserve les messages et donne accès à une personne ou aux membres d'une messagerie partagée.
Le studio peut utiliser anna@studio.example et hello@studio.example. La boutique aura sales@shop.example et orders@shop.example. Deux adresses commençant par sales sur des domaines différents ne sont pas automatiquement réunies.
Dessinez d'abord une structure à trois niveaux : compte, domaines, boîtes. Indiquez le responsable de chaque boîte. Cette liste sera utile au démarrage, puis lorsque l'équipe changera ou qu'un projet aura son propre administrateur.
Raccordez chaque domaine séparément
Ajoutez les domaines à TrekMail et récupérez les paramètres DNS de chacun. Le DNS contient les enregistrements qui permettent aux autres services de trouver le site ou la messagerie. Les MX indiquent où livrer les messages entrants.
Vérifiez les domaines un par un, même s'ils ont été achetés chez le même bureau d'enregistrement. La boutique utilise peut-être déjà une messagerie, tandis que le projet de formation n'en a pas encore. Pour un domaine en service, préparez les adresses et le transfert des anciens messages avant de modifier leur destination.
Le guide d'ajout d'un domaine décrit l'ajout individuel et l'import en nombre. L'import réduit le travail de saisie, mais chaque domaine doit passer sa propre vérification DNS. Le premier projet prêt ne signifie pas que les autres le sont.
Choisissez les adresses à regrouper
Le propriétaire peut recevoir les demandes de deux projets dans sa boîte grâce à des adresses supplémentaires autorisées. En revanche, le salarié de la boutique et le formateur auront généralement intérêt à garder des boîtes distinctes : leurs tâches et leurs échanges diffèrent.
Si plusieurs personnes répondent à support@, envisagez une boîte partagée avec des droits individuels. Si une seule personne reçoit le courrier de deux adresses remplissant le même rôle, un alias peut suffire. Regroupez les adresses selon les besoins du travail, sans chercher simplement à raccourcir la liste.
Répartissez aussi l'administration selon les tâches. Attribuez à chaque personne les domaines nécessaires et un rôle adapté. Administrer un domaine et ouvrir une boîte sont deux actions distinctes ; vérifiez leurs accès séparément. Un espace client à votre marque nécessite la configuration White Label correspondante.
Prévoyez l'envoi et les ressources communes
Déterminez le circuit d'envoi de chaque domaine. SMTP transmet les messages sortants. Dans TrekMail, un domaine peut utiliser le SMTP intégré aux offres Starter, Pro et Agency, ou un profil enregistré de prestataire externe. Vous pouvez définir un choix par défaut pour les nouveaux domaines. Le guide SMTP par domaine détaille ce fonctionnement.
Vérifiez le nom d'expéditeur et la signature pour chaque activité. Le destinataire d'un message de la boutique doit voir l'adresse de la boutique, même si son propriétaire gère plusieurs projets dans la même interface.
Estimez ensuite le stockage total. Les archives du studio et leurs pièces jointes peuvent consommer les ressources communes plus vite que la correspondance de la formation. Comparez le nombre de domaines, les boîtes et le volume du compte aux conditions de l'offre.
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