Teamrollen und ihre Zugriffsrechte

Jede eingeladene Person erhält eine Rolle. Die Rolle bestimmt, was sie tun kann. Die zugewiesenen Domains bestimmen, wo sie dies tun kann. Beides wirkt zusammen. Ein Domain-Administrator, dem eine Domain zugewiesen ist, kann vieles erledigen, aber nur für diese Domain. Bei einem Kunden können Sie außerdem festlegen, wie viel Speicher seine Domains erhalten.

Sie können die Rolle einer Person jederzeit auf der Team-Seite ändern. Die Änderung wird bei ihrem nächsten Klick wirksam.

Der schnelle Überblick

Kunde

Vollständiger Zugriff auf die zugewiesenen Domains und Postfächer.

Diese Rolle ist für die Person bestimmt, der die Domain tatsächlich gehört. In zugewiesenen Domains kann sie DNS- und SMTP-Einstellungen verwalten, Postfächer erstellen und löschen, Postfachpasswörter festlegen, Weiterleitungen und Regeln verwalten, gemeinsame Postfächer einrichten, E-Mails von einem anderen Anbieter übertragen und eine Adressliste mit Email Verifier prüfen.

Sie verwaltet das Drive der Postfächer in diesen Domains, aber nicht Ihr Konto-Drive, daher fehlt Drive im Menü ihres Dashboards.

Auf Ihre Abrechnung, Ihr Branding, Ihr Konto-Drive und Ihre Personenliste kann sie nicht zugreifen. Sie sieht auch keine Domain, die Sie ihr nicht zugewiesen haben.

Vergeben Sie diese Rolle, wenn ein Kunde seine E-Mail selbst verwalten soll, ohne Sie für jede Änderung zu fragen.

Domain-Administrator

Vollständiger Zugriff auf die zugewiesenen Domains. Keine Postfächer.

Domains, DNS-Einträge, die Cloudflare-Verbindung und SMTP-Einstellungen sind für die zugewiesenen Domains verfügbar. Postfächer und die darin enthaltenen E-Mails sind für diese Rolle nicht zugänglich.

Diese Rolle eignet sich für technische Ansprechpartner, die Domains einrichten, aber keinesfalls die E-Mails anderer Personen lesen sollen. Auch Migrationen sind bewusst nicht zugänglich: Bei einer Migration werden E-Mails in ein Postfach geschrieben, und diese Rolle besitzt keinerlei Postfachrechte.

Postfach-Betreuer

Vollständiger Zugriff auf Postfächer in zugewiesenen Domains. Keine Domainverwaltung.

Die Rolle erlaubt das Erstellen und Löschen von Postfächern, das Festlegen von Passwörtern, Weiterleitungen, Regeln und automatischen Antworten, gemeinsame Postfächer, den Import von E-Mails eines früheren Anbieters und die Nutzung von Email Verifier.

Die Person sieht die verfügbaren Domains, weil ein neues Postfach eine Domain benötigt. Sie kann eine Domain oder deren DNS jedoch nicht ändern.

Diese Rolle ist für die alltägliche Verwaltung gedacht: neue und ausscheidende Mitarbeiter oder Personen, die nicht mehr auf ihr Postfach zugreifen können.

Nur lesen

Kann alles ansehen. Ändert nichts.

Jede Seite lässt sich öffnen, aber nichts wird gespeichert. Die Person sieht Domains, Postfächer, DNS-Status und Einstellungen und kann Migrationen sowie Verifizierungsergebnisse betrachten. Jeder Änderungsversuch wird jedoch abgelehnt.

Die Person sieht die Postfächer, aber weder die E-Mails noch die persönlichen Drive-Dateien darin: Die Berechtigung E-Mails lesen im Bereich Postfächer und Postfach-Drive gehören nicht zu dieser Rolle. Wenn jemand eines davon braucht, verwenden Sie die Rolle „Individuell“ und vergeben Sie es dort.

Da die Seiten genauso aussehen wie für alle anderen, wird einer Person mit der Rolle „Nur lesen“ oben im Dashboard ein Hinweis auf den schreibgeschützten Zugriff angezeigt. So füllt sie kein Formular aus, dessen Eingaben anschließend verloren gehen.

Sie kann weder die Abrechnung noch Ihre Personenliste oder das Aktivitätsprotokoll sehen. Die Handlungen von Kollegen zu verfolgen, ist eine Aufsichtsbefugnis, und diese Rolle besitzt sie nicht.

Nur Webmail

Nur Webmail. Kein Dashboard.

Diese Rolle allein gewährt weder Dashboardzugriff noch Zugriff auf ein Postfach. Für die Anmeldung bei Webmail benötigt die Person weiterhin ein Postfach und dessen separate Zugangsdaten. Verwenden Sie diese Rolle, wenn die Teamliste die Person erfassen soll, ohne ihr Dashboardberechtigungen zu geben.

Verwenden Sie sie, wenn jemand nur einen Posteingang benötigt. Dies ist die sicherste Rolle, die Sie vergeben können.

Individuell

Berechtigungen einzeln auswählen.

Wenn keine der fünf Rollen passt, stellen Sie eine eigene zusammen. Sie wählen einzelne, nach Bereichen gruppierte Berechtigungen. Drive hat zwei Bereiche: Postfach-Drive für das Drive der Postfächer, die die Person erreicht, und Konto-Drive für die Dateien Ihres Unternehmens. Beginnen Sie mit dem kleinsten Satz, mit dem die Person ihre Arbeit erledigen kann. Eine individuelle Rolle ohne Berechtigungen gewährt keinen Zugriff.

Zwei Regeln gelten:

• Sie können nicht vergeben, was Sie selbst nicht besitzen. Niemand kann eine Rolle erstellen, die mehr Rechte als die eigene hat.
• Gefährliche Berechtigungen werden ausdrücklich benannt. Berechtigungen für unumkehrbare Handlungen, etwa das Löschen eines Kontos, das Festlegen eines Postfachpassworts, das Zurücksetzen der Zwei-Faktor-Authentifizierung einer Person oder das Erstellen von API-Schlüsseln, werden bei ihrer Vergabe einzeln im Aktivitätsprotokoll genannt und nicht als „3 weitere Berechtigungen“ zusammengefasst.

Rollen und zugewiesene Domains

Die Rolle und die Domainliste sind getrennte Entscheidungen. Beide gelten gleichzeitig.

Weisen Sie einer Person eine Domain zu, sieht sie genau eine Domain: in der Seitenleiste, der Postfachliste, der Suche und überall sonst. Dies ist kein Filter, den sie abschalten kann. Die anderen Domains sind vollständig unerreichbar, auch über die API.

Wählen Sie „alle Domains“, sieht die Person alle Domains des Kontos, einschließlich derjenigen, die Sie später hinzufügen.

Für eine Person, die auf bestimmte Domains beschränkt ist, erscheint eine dritte Wahl: Speicher. Lassen Sie Kontospeicher stehen oder wählen Sie Eigenes Limit, damit ihre Domains eine Speichermenge erhalten, die sich ihre Postfächer teilen. Siehe Ein eigenes Speicherlimit für jeden Kunden.

Was keine Rolle tun kann

Einige Dinge bleiben unabhängig von vergebenen Rechten immer Ihnen vorbehalten:

• Die Kontoinhaberschaft übertragen

Die Standardrollen enthalten außerdem weder Abrechnung noch White-Label-Verwaltung, Teamliste oder Kontolöschung. Eine individuelle Rolle kann einige dieser Berechtigungen nur enthalten, wenn die einladende Person sie vergeben darf.

Häufige Fragen

Kann ich zwei Personen dieselbe Rolle geben? Ja. Geben Sie Personen mit übereinstimmenden Zuständigkeiten dieselbe Rolle und prüfen Sie vor dem Versand jeder Einladung ihre jeweilige Domainzuweisung.

Was geschieht mit ihrer Arbeit, wenn ich sie entferne? Nichts von dem, was sie erstellt haben, verschwindet. Postfächer, Domains und Einstellungen gehören dem Konto und nicht der Person.

Kann eine Person zwei Rollen haben? Nein. Pro Person und Konto gilt eine Rolle. Benötigt sie eine Mischung, verwenden Sie Individuell.

Die Person hat bereits ein eigenes TrekMail-Konto. Ist das ein Problem? Nein. Lesen Sie In mehreren Konten arbeiten.