إدارة مجلدات البريد في TrekMail Webmail

تساعدك المجلدات على إبقاء صندوق الوارد منظما. يأتي TrekMail Webmail بمجموعة قياسية من مجلدات النظام، ويتيح إنشاء أي عدد تحتاج إليه من المجلدات المخصصة.

مجلدات النظام

تنشأ هذه المجلدات تلقائيا لكل صندوق بريد، ولكل منها وظيفة محددة:

لا يمكن تغيير أسماء مجلدات النظام أو حذفها. تظهر أعلى قائمة المجلدات في الشريط الجانبي الأيسر.

نصيحة: استخدم Archive بدلا من حذف الرسائل التي قد تحتاج إليها لاحقا. تخرج الرسائل المؤرشفة من Inbox، لكن يسهل العثور عليها بالبحث.

عرض المجلدات في الشريط الجانبي

تظهر جميع المجلدات في الشريط الجانبي الأيسر. تظهر المجلدات المخصصة أسفل مجلدات النظام، ويمكن تمرير القائمة إذا كانت طويلة.

تعرض المجلدات التي تحتوي على رسائل غير مقروءة شارة بعددها بجوار الاسم، ولا تظهر شارة إن لم تكن هناك رسائل غير مقروءة.

إنشاء مجلد مخصص

1. انقر على Manage folders في الشريط الأيسر، أو على أيقونة + بجوار القائمة.
2. انقر على New folder.
3. أدخل اسم المجلد.
4. اختر parent folder اختياريا إذا أردت وضعه داخل مجلد موجود.
5. انقر على Create.

يظهر المجلد الجديد في الشريط الجانبي فورا.

المجلدات المتداخلة: يمكنك إنشاء مجلدات داخل مجلدات أخرى، مثل مجلد «العملاء» مع مجلد فرعي لكل عميل. استخدم قائمة المجلد الأصلي عند الإنشاء لضبط التسلسل.

تغيير اسم مجلد

1. انقر بزر الفأرة الأيمن على المجلد، أو مرر فوقه وانقر على ⋯.
2. اختر Rename.
3. اكتب الاسم الجديد.
4. اضغط Enter أو انقر على Save.

ملاحظة: لا يمكنك تغيير أسماء مجلدات النظام (Inbox, Sent, Drafts, Junk, Trash, Archive).

حذف مجلد

1. انقر بزر الفأرة الأيمن على المجلد، أو مرر فوقه وانقر على ⋯.
2. اختر Delete.
3. أكد الحذف.

تحذير: يؤدي حذف المجلد إلى حذف جميع الرسائل داخله نهائيا. لا يمكن استعادتها. انقل كل ما تريد الاحتفاظ به إلى مجلد آخر أولا.

إذا احتوى المجلد على الكثير من البريد، فأفرغه أولا باستخدام Empty folder. قد يمنع ذلك انتهاء المهلة ويعرض تأكيدا أثناء التقدم.

إفراغ مجلد

عندما تريد مسح مجلد كامل دفعة واحدة، وغالبا Trash أو Spam، استخدم Empty folder:

1. افتح المجلد الذي تريد مسحه.
2. افتح قائمة ⋯ الخاصة به، أو انقر بزر الفأرة الأيمن على اسمه.
3. اختر Empty folder.
4. أكد المطالبة: «هل تريد حذف جميع الرسائل في هذا المجلد نهائيا؟»

تعرض الواجهة التقدم أثناء إزالة الرسائل. يكتمل المجلد الصغير في ثانية أو ثانيتين. أما المجلد الذي يحتوي على آلاف الرسائل فيعالج في الخلفية ويعرض «جار معالجة X من N رسالة...».

يمكنك مواصلة استخدام Webmail أثناء معالجة إجراء كبير، لكن لا تغلق علامة التبويب ما دام تقدم المعالجة ظاهرا. اترك Webmail مفتوحا في نافذة واحدة على الأقل حتى ترى «تمت معالجة X رسالة».

تعمل العملية نفسها مع أي مجلد، لكنها أنسب إلى Junk وTrash لتقليل مساحة التخزين بسرعة.

نقل الرسائل بين المجلدات

رسالة واحدة: انقر بزر الفأرة الأيمن على الرسالة واختر Move to، ثم المجلد الوجهة. أو اسحب الرسالة وأفلتها على مجلد في الشريط الجانبي.

عدة رسائل: حدد مربع كل رسالة تريد نقلها، أو استخدم Select all لاختيار كل ما يظهر حاليا. ثم انقر على Move في شريط الإجراءات الجماعية واختر المجلد الوجهة.

نصيحة: حدد الرسائل بمربعات الاختيار، ثم استخدم النقل في شريط الإجراءات لوضعها معا.

تحديد جميع رسائل المجلد

عند تحديد المربع الرئيسي أعلى المجلد، تحدد في البداية الرسائل الظاهرة في الصفحة الحالية فقط، وعددها عادة 50. يظهر شريط أعلى القائمة:

«تم تحديد جميع رسائل N في هذه الصفحة. هل تريد تحديد جميع رسائل X في [Folder]؟»

انقر على رابط Select all X messages in [Folder]. يتسع التحديد ليشمل كل رسالة في المجلد، بما فيها الرسائل الموجودة في الصفحات التالية والتي لم تحمل بعد. تنطبق أي عملية جماعية (Move, Mark as read, Delete, Star, Mark as spam) الآن على المجلد كله.

هذه هي الطريقة الأساسية لتنظيف المجلدات الضخمة. لا تحتاج إلى التمرير وتحميل كل شيء لتحديده.

يتيح شريط الإجراءات الجماعية أعلى المجلد:

• Mark as read / Mark as unread
• Star / Unstar
• Move إلى مجلد آخر، ويفتح منتقي المجلدات
• Report spam، وينقل الرسائل إلى Junk
• Not spam، ويخرج الرسائل من Junk
• Delete، وينقل الرسائل إلى Trash؛ ويؤدي استخدامه ثانية من Trash إلى حذفها نهائيا

في الإجراءات الكبيرة جدا، يتحدث إشعار التقدم أثناء العمل: «جار معالجة 1,250 من 8,400 رسالة...». اترك Webmail مفتوحا حتى ترى إشعار الاكتمال.

إذا كان المجلد ضخما بدرجة استثنائية وتجاوز الحد العملي بكثير، يقترح النظام تضييق التحديد باستخدام Advanced Filters، وهي لوحة البحث. راجع كتابة البريد وإرساله لتفاصيل جانب الإنشاء، أو قسم البحث أدناه.

الاشتراك في المجلدات وإلغاء الاشتراك

إذا استخدمت صندوق البريد في Outlook أو Apple Mail أو Thunderbird، فقد تكون المجلدات التي أنشأتها هذه البرامج مخفية في TrekMail Webmail افتراضيا. والعكس صحيح، فالمجلدات التي تنشئها هنا تظهر في كل مكان.

لإظهار مجلد مخفي:

1. انقر على Manage folders.
2. ابحث عن المجلد في القائمة، وتظهر المجلدات المخفية باللون الرمادي.
3. انقر على المفتاح بجوار المجلد لإظهاره.
4. يظهر المجلد في الشريط الجانبي.

لإخفاء مجلد دون حذفه:

1. انقر على Manage folders.
2. ابحث عن المجلد.
3. عطّل الاشتراك.

يبقى المجلد ومحتواه في صندوق البريد، لكنهما لا يظهران في الشريط الجانبي لهذا العميل. لا تتأثر برامج البريد الأخرى المتصلة بإعداد الإظهار أو الإخفاء في Webmail.

البحث داخل مجلد

للبحث في مجلد محدد، حدده أولا في الشريط الجانبي، ثم استخدم شريط البحث أعلى الصفحة. النطاق الافتراضي هو المجلد المحدد حاليا.

لتوسيع النطاق، استخدم Search in. يظهر في القائمة السريعة أثناء الكتابة وفي لوحة Advanced Filters. اختر This folder + subfolders أو All folders للبحث في صندوق البريد كله. في عرض «All inboxes» الموحد، يبدل العنصر بين Inboxes only وAll folders عبر كل صندوق يمكنك الوصول إليه.

تضييق النتائج باستخدام Advanced Filters

انقر على سهم Advanced Filters بجوار مربع البحث لإضافة مرشحات منظمة:

• Email or name: التصفية بعنوان المرسل أو اسم العرض.
• Keywords in subject: مطابقة الكلمات في سطر الموضوع.
• Keywords in email body: مطابقة الكلمات داخل نص الرسالة كاملا.
• From / To Date: التحديد بنطاق زمني.
• Has attachment: الرسائل التي تحتوي على مرفقات فقط.
• Unread / Starred: الرسائل غير المقروءة أو المميزة فقط.
• Last 7 days: مرشح زمني سريع.

تجتمع المرشحات معا. بعد تضييق القائمة، يمكنك استخدام Select all وإجراء جماعي على النتائج المصفاة كما تفعل في المجلد العادي.

نصائح للحفاظ على نظافة المجلدات

• أفرغ Junk بانتظام. تتم تصفية معظم البريد المزعج بشكل صحيح، لكن Junk ينمو بسرعة في الصناديق النشطة. يقلل إفراغه شهريا مساحة التخزين.
• أفرغ Trash دوريا. تظل الرسائل المحذوفة فيه حتى تزيلها؛ وإفراغه يحرر المساحة التي كانت تشغلها.
• استخدم Archive لما قد تحتاج إليه. Archive مجلد واحد وتجد البحث أي شيء فيه. المجلدات المخصصة أنسب للمحتوى الذي تتصفحه حسب الفئة.
• لا تفرط في تداخل المجلدات. يظل مستويان، مثل العملاء ← Acme Corp، واضحين؛ أما 5 مستويات فتصبح مزدحمة. إذا احتجت إلى عمق أكبر، يعثر البحث غالبا على ما تريده دون هذه البنية.