TrekMail Webmailのフォルダー管理

フォルダーを使うと受信トレイを管理しやすくなります。TrekMail Webmailには標準のシステムフォルダーが用意されており、必要な数のカスタムフォルダーを作成できます。

システムフォルダー

次のフォルダーは各メールボックスに自動作成され、それぞれ固有の役割があります。

システムフォルダーの名前変更や削除はできません。左サイドバーのフォルダー一覧の上部に表示されます。

ヒント: 後で必要になる可能性があるメールは、削除せずアーカイブを使用してください。受信トレイからは除外されますが、検索で簡単に見つけられます。

サイドバーでフォルダーを表示する

すべてのフォルダーはWebmailの左サイドバーに表示されます。カスタムフォルダーはシステムフォルダーの下に並びます。フォルダーが多い場合は一覧をスクロールできます。

未読メッセージがあるフォルダーでは、名前の横に件数バッジが表示されます。未読がないフォルダーには表示されません。

カスタムフォルダーを作成する

1. 左サイドバーでフォルダーを管理をクリックするか、フォルダー一覧の横にある + アイコンをクリックします。
2. 新しいフォルダーをクリックします。
3. フォルダー名を入力します。
4. 既存のフォルダー内に配置する場合は、必要に応じて親フォルダーを選択します。
5. 作成をクリックします。

新しいフォルダーはすぐにサイドバーへ表示されます。

入れ子のフォルダー: フォルダー内に別のフォルダーを作成できます。たとえば「クライアント」フォルダーの中に、クライアント名ごとのサブフォルダーを置けます。作成時に親フォルダーのメニューで階層を指定してください。

フォルダー名を変更する

1. サイドバーのフォルダーを右クリックするか、カーソルを合わせて ⋯ アイコンをクリックします。
2. 名前を変更を選択します。
3. 新しい名前を入力します。
4. Enterを押すか、保存をクリックします。

注: システムフォルダーの名前は変更できません。対象は受信トレイ、送信済み、下書き、迷惑メール、ゴミ箱、アーカイブです。

フォルダーを削除する

1. サイドバーのフォルダーを右クリックするか、カーソルを合わせて ⋯ アイコンをクリックします。
2. 削除を選択します。
3. 削除を確定します。

警告: フォルダーを削除すると、その中のメールもすべて完全に削除されます。削除したメッセージは復元できません。必要な内容は、削除前に別のフォルダーへ移動してください。

大量のメールがあるフォルダーは、次のセクションにあるフォルダーを空にするで先に消去してください。タイムアウトを避けられる場合があり、進行に応じて確認も表示されます。

フォルダーを空にする

ゴミ箱や迷惑メールなど、フォルダー全体を一度に消去するには、フォルダーを空にする操作を使用します。

1. 消去するフォルダーを開きます。
2. フォルダーの ⋯ メニューを開くか、フォルダー名を右クリックします。
3. フォルダーを空にするを選択します。
4. 「このフォルダー内のすべてのメッセージを完全に削除しますか？」 という確認に同意します。

メッセージの削除中は進行状況が表示されます。小さなフォルダーなら1秒か2秒で完了します。数千件ものメッセージがある大きなフォルダーではバックグラウンドで実行され、「N件中X件のメッセージを処理しています…」 という進行通知が表示されます。

大規模な消去の処理中も、Webmailの他の機能を使用できます。進行通知が表示されている間はタブを閉じないでください。完了を示す*「X件のメッセージを処理しました。」*が表示されるまで、少なくとも1つのブラウザーウィンドウでWebmailを開いたままにします。

同じ手順はどのフォルダーでも使用できますが、フォルダーを空にする操作は迷惑メールとゴミ箱の使用容量をすばやく減らすときに特に便利です。

フォルダー間でメールを移動する

1件のメール: 一覧でメッセージを右クリックし、移動先 → 移動先フォルダーの順に選択します。一覧からメッセージをドラッグし、サイドバーのフォルダーへドロップすることもできます。

複数のメール: 移動する各メッセージのチェックボックスをオンにします。現在の表示をすべて選ぶにはすべて選択を使用します。次に、上部の一括操作バーで移動をクリックし、移動先フォルダーを選択します。

ヒント: チェックボックスでメッセージを選び、一括ツールバーの移動操作を使用するとまとめて整理できます。

フォルダー内の全メッセージを選択する

フォルダー上部のメインチェックボックスをオンにした直後は、現在のページに表示されているメッセージだけが選択されます。通常は1ページあたり50件です。一覧の上部に次のバナーが表示されます。

「このページのN件をすべて選択しました。[Folder]内のX件をすべて選択しますか？」

[Folder]内のX件をすべて選択リンクをクリックします。後続のページにあり、まだ読み込まれていないものも含め、フォルダー内の全メッセージへ選択が広がります。これで、移動、既読にする、削除、スターを付ける、迷惑メールにするなどの一括操作がフォルダー全体に適用されます。

これは非常に大きなフォルダーを整理するための主な方法です。すべてを選ぶためにスクロールしながら読み込む必要はありません。

フォルダー上部の一括操作バーでは次の操作ができます。

• 既読にする / 未読にする
• スターを付ける / スターを外す
• 別のフォルダーへ移動する。フォルダー選択画面が開きます
• 迷惑メールを報告する。迷惑メールへ移動します
• 迷惑メールではないを選ぶ。迷惑メールから移動します
• 削除する。ゴミ箱へ移動し、ゴミ箱でもう一度実行すると完全に削除されます

非常に大きな一括操作では、*「8,400件中1,250件のメッセージを処理しています…」*のように進行通知が更新されます。完了通知が表示されるまでWebmailを開いたままにしてください。

フォルダーが極端に大きく、実用的な一括上限を大幅に超える場合、システムは検索パネルの詳細フィルターで選択範囲を絞るよう提案します。作成側の詳細についてはメールの作成と送信を参照するか、下の検索セクションをご覧ください。

フォルダーを購読または購読解除する

Outlook、Apple Mail、Thunderbirdなど、別のメールクライアントでもこのメールボックスにアクセスする場合、それらのクライアントが作成したフォルダーはTrekMail Webmailで最初から非表示になることがあります。逆に、ここで作成したフォルダーは他の場所でも表示されます。

非表示のフォルダーを表示するには:

1. フォルダーを管理をクリックします。
2. 一覧からフォルダーを見つけます。非表示のフォルダーはグレーで表示されます。
3. フォルダー横の切り替えをクリックして表示します。
4. フォルダーがサイドバーに表示されます。

フォルダーを削除せず非表示にするには:

1. フォルダーを管理をクリックします。
2. フォルダーを見つけます。
3. 購読をオフにします。

フォルダーとその内容はメールボックスに残り、このクライアントのサイドバーに表示されなくなるだけです。同じメールボックスに接続された他のメールクライアントは、Webmailの表示設定の影響を受けません。

フォルダー内を検索する

特定のフォルダー内を検索するには、まずサイドバーでフォルダーをクリックして選択し、上部の検索バーを使用します。検索範囲は最初から選択中のフォルダーに設定されます。

範囲を広げるには、検索対象を使用します。入力中のクイックメニューと詳細フィルターパネルに表示されます。メールボックス全体を一度に検索するには、このフォルダー + サブフォルダーまたはすべてのフォルダーを選択します。統合された「すべての受信トレイ」表示では、同じ操作で、アクセス可能な全メールボックスの受信トレイのみとすべてのフォルダーを切り替えます。

詳細フィルターで絞り込む

検索ボックスの横にある詳細フィルターの山形アイコンをクリックして、構造化フィルターを追加します。

• メールまたは名前: 送信者のアドレスまたは表示名で絞り込みます。
• 件名のキーワード: 件名に含まれる単語を検索します。
• メール本文のキーワード: メッセージ本文の単語を全文検索します。
• 開始日 / 終了日: 日付範囲で制限します。
• 添付ファイルあり: 添付ファイルがあるメッセージだけを表示します。
• 未読 / スター付き: 未読またはスター付きメッセージだけを表示します。
• 過去7日間: 日付をすばやく絞り込みます。

フィルターは組み合わせて適用されます。一覧を絞り込んだ後は、通常のフォルダー表示と同じように、絞り込まれた項目に一括操作を適用できます。すべて選択 → 一括操作の順に選びます。

フォルダーを整理された状態に保つヒント

• 迷惑メールを定期的に空にする。 ほとんどの迷惑メールは正しく振り分けられますが、利用の多いメールボックスではフォルダーがすぐに大きくなります。毎月空にすると使用容量を抑えられます。
• ゴミ箱を定期的に空にする。 削除したメッセージは消去するまでゴミ箱に残ります。空にすると使用していた容量が解放されます。
• 「後で必要になるかもしれないもの」にはフォルダーではなくアーカイブを使う。 アーカイブは1つのフォルダーで、その中のすべてを検索できます。カスタムフォルダーは分類ごとに積極的に閲覧する内容に適しています。
• フォルダーを深く入れ子にしない。 クライアント → Acme Corpのような2階層なら見やすい一方、5階層では煩雑になります。さらに深い階層が必要だと感じたら、多くの場合は構造を増やさなくても検索で目的の内容を見つけられます。