Webサイトが制作中でも、仕事用のメールアドレスは先に使い始められます。有効なドメイン、設定を変更できる権限、問い合わせを確認する担当者を用意しましょう。小さな事務所なら、見積書や予約確認に載せるアドレスを一つ決めるところから始められます。
公開前に確認したことを残す
アドレス、受信担当者、ドメイン更新の連絡先、返信に使う端末を記録します。名刺を印刷する前に、別のメールサービスから問い合わせを送り、新しいメールボックスで返信してください。受信側で差出人名と返信先を確認します。復旧用の連絡先はこのドメインの外にも用意しましょう。サイトのプレビューが開けても、メールの確認が済んだことにはなりません。
ドメインメールの仕組み
ドメインは studio.example のような名前を決めます。メールボックスは受信メールや送信済みメールを保存し、利用者が読み書きする場所です。DNS には、そのドメイン宛てのメールをどこへ届けるかなどの設定が保存されています。
Webサイトは同じドメインを使えますが、役割は別です。あとからサイトを公開しても、従業員のアドレスはそのまま使えます。作品紹介ページができたからといって、名刺、契約書、各サービスの登録メールを変える必要はありません。
ドメインと DNS の管理場所を確認する
ドメインをどこで登録したか、DNS レコードをどこで編集するか確認します。ドメイン登録会社の管理画面の場合も、別の DNS サービスの場合もあります。サイト作成サービスにログインできても、DNS を変更できるとは限りません。
制作会社などがドメインを購入した場合は、更新とアクセス復旧を誰が管理するのか確認してください。有効な予備の連絡先も登録します。最初の設定では、これから作るメールに頼らず管理画面へ入れるようにしておくと安心です。
次に TrekMail へドメインを追加します。ドメインのページに、確認と接続に必要なレコードが表示されます。手順はドメインの追加ガイドを参照してください。特に固有のキーは、必ず自分のアカウントに表示された値を使います。
受信と送信をそれぞれ設定する
受信先を指定するのは MX レコードです。他のメールシステムに、そのドメインのメールボックスがどこにあるかを伝えます。表示された値を DNS に登録し、TrekMail で確認を実行します。受信するアドレスには、対応するメールボックスや別の受信先も必要です。
送信には、利用できる送信経路が別途必要です。SMTP は、メールアプリやサーバーが送信メールを渡すための仕組みです。TrekMail の Starter、Pro、Agency では標準の SMTP を使うか、自分の SMTP サービスを接続できます。Nano の送信には外部 SMTP が必要です。
送信元を確認するためのレコードも設定します。SPF は送信を許可するサービス、DKIM はメールの署名、DMARC は送信元ドメインの確認方針に関わります。初期設定では役割を理解し、管理画面の具体的な値を使えば大丈夫です。DNS レコードの説明で、未完了の確認項目を調べられます。
仕事に使う前に往復を確認する
設定後にメールボックスを作り、Webメールへログインします。別のメールサービスから新しいアドレスへ送り、新しいメールボックスから返信してください。受信と送信を別々に確かめられます。
受信側で、送信元アドレスと表示名を確認します。そのメールへ返信し、普段読む場所へ戻ることも確かめてください。迷惑メールに入った場合は、ドメイン確認と送信設定を見直します。独自ドメインがあるだけで、受信トレイへの振り分けが決まるわけではありません。
両方向が動いたら、署名、連絡先、仕事の書類へ新しいアドレスを追加します。スマートフォンやパソコンには、そのメールボックスの接続設定を使います。サイト公開は、メールを使いながら別の予定で進められます。
