אפשר להתחיל להשתמש בכתובת העסקית בזמן שהאתר עוד נבנה. צריך דומיין פעיל, גישה להגדרות שלו ואדם שיטפל בפניות הנכנסות. אם אתם מקימים סטודיו קטן, התחילו בכתובת שתופיע בהצעות המחיר ובאישורי ההזמנה.
מה לרשום לפני שמפרסמים את הכתובת
רשמו את הכתובת, מי קורא הודעות, מי אחראי לחידוש הדומיין ומאיזה מכשיר עונים. לפני הדפסת כרטיסי ביקור, שלחו פנייה מחשבון חיצוני והשיבו מהתיבה החדשה. בדקו אצל הנמען את שם השולח ואת כתובת התשובה. שמרו איש קשר לשחזור מחוץ לדומיין הזה. תצוגה מקדימה תקינה של האתר אינה בדיקה של הדואר.
ממה מורכבת כתובת כזאת
הדומיין הוא השם, למשל studio.example. תיבת הדואר שומרת הודעות נכנסות והודעות שנשלחו ומאפשרת לבעליה לגשת אליהן. DNS הוא המקום שבו נשמרות ההגדרות שמודיעות לשירותים אחרים לאן להעביר מיילים עבור הדומיין.
האתר יכול להשתמש באותו שם דומיין, אבל הוא ממלא תפקיד אחר. לכן אפשר להוסיף אותו בהמשך בלי לשנות את כתובות העובדים. העלאת תיק עבודות לאתר לא מחייבת להחליף את המייל בכרטיסי הביקור, בחוזים או בחשבונות בשירותים אחרים.
הכינו גישה לדומיין ול-DNS
בדקו היכן הדומיין רשום והיכן עורכים את רשומות ה-DNS שלו. זה יכול להיות אצל רשם הדומיינים או אצל ספק DNS נפרד. סיסמה למערכת בניית האתר לא בהכרח מאפשרת לשנות את ההגדרות האלה.
אם איש מקצוע רכש עבורכם את הדומיין, בררו מי אחראי לחידוש שלו ולשחזור הגישה. הוסיפו פרטי קשר חלופיים ועדכניים. בזמן ההקמה כדאי שתוכלו להיכנס לחשבון בלי להסתמך על כתובת המייל שאתם עומדים ליצור.
לאחר מכן הוסיפו את הדומיין ל-TrekMail. בעמוד שלו יופיעו הרשומות הדרושות לאימות ולחיבור. פעלו לפי המדריך להוספת דומיין. השתמשו בערכים שמופיעים בחשבון שלכם, במיוחד כאשר מוצג מפתח אימות ייחודי.
הגדירו קבלה ושליחה
רשומות MX אחראיות להפניית הדואר הנכנס. הן מודיעות למערכות דואר אחרות היכן נמצאות התיבות של הדומיין. העתיקו את הערכים המוצעים ל-DNS והפעילו בדיקה ב-TrekMail. כדי לקבל הודעות בכתובת מסוימת, צריכה להיות עבורה תיבה מתאימה או נמען אחר שהוגדר במערכת.
שליחה דורשת מסלול נפרד ותקין. SMTP הוא הפרוטוקול שבו תוכנות ושרתי דואר מעבירים הודעות יוצאות. ב-TrekMail אפשר להשתמש ב-SMTP המובנה במסלולי Starter, Pro או Agency, או לחבר ספק SMTP חיצוני. במסלול Nano צריך ספק SMTP משלכם כדי לשלוח.
נדרשות גם רשומות לאימות השולח. SPF מציין אילו מקורות רשאים לשלוח, DKIM עוזר לבדוק את חתימת ההודעה, ו-DMARC מגדיר את מדיניות האימות של דומיין השולח. בהתחלה מספיק להבין את התפקיד של כל אחת ולהעתיק את הערכים המדויקים מלוח הבקרה. המדריך לרשומות DNS יעזור להבין אילו בדיקות עוד לא הושלמו.
בדקו את הכתובת לפני המייל הראשון ללקוח
צרו את התיבה, היכנסו לוובמייל ושלחו אליה הודעה משירות דואר אחר. לאחר מכן השיבו מתוך התיבה החדשה. כך תבדקו בנפרד את הקבלה ואת השליחה.
בצד המקבל בדקו את כתובת השולח ואת השם שמופיע לידה. השיבו להודעה וודאו שהתשובה חוזרת למקום שבו אתם באמת קוראים דואר. אם ההודעה הגיעה לספאם, בדקו את אימות הדומיין ואת הגדרות השליחה. עצם השימוש בדומיין משלכם לא מבטיח שההודעה תופיע בדואר הנכנס.
כששני הכיוונים עובדים, הוסיפו את הכתובת לחתימה, לפרטי הקשר ולמסמכי העסק. לחיבור טלפון או מחשב השתמשו בהגדרות של התיבה שנבחרה. את השקת האתר אפשר לתכנן בנפרד, בזמן שהמייל כבר עובד.
