会社の電話番号やWebサイトを変えたとき、Webメールのテンプレートを直しただけでは全員の署名が更新されたとは分かりません。まずドメインテンプレートを使う差出人と、Outlook、Apple Mailなどで作成する人を整理します。
変更後は新規メールと返信を確認する
二つのメールボックスから管理できる外部アドレスへ、新規メールと返信を送ります。別ブランドを担当する場合はFromも切り替えてください。届いた文章、リンク、画像を確認し、Webメールとアプリを比べます。Defaultでは既存の差出人情報に古い署名が残る場合があり、EnforcedはWebメールでドメインルールを適用します。アプリで署名の修正が必要な人に承認済みの文章を渡しましょう。SMTP接続だけで署名が挿入されるとは限りません。
ドメイン全体に合う文章を用意する
選んだメールボックスで本当に共通する情報を入れます。会社名、サイト、代表電話は共通欄に向いています。一人の私用携帯番号を入れると、誤案内につながります。
通常の文章に書いた名前や役職が、自動的に差し替わるとは考えないでください。個人情報が必要なら、どこで管理し、共通部分とどう組み合わせるか決めます。ブランドが異なる場合は、対応するドメインに別の署名を用意します。
画像なしでも内容が分かるようにします。ロゴを使う場合も、会社名と連絡先を文字で残してください。画像表示を無効にした受信者にも、主要情報が伝わります。
適用モードを選ぶ
ドメイン署名には Off、Default、Enforced があり、用途が異なります。
Off は共通署名を無効にし、利用者が個別に管理します。
Default は、新しい送信元に初期署名を設定します。従業員が変更できるひな形を渡すときに向いています。ドメイン側を更新しても、既存署名がすべて強制更新されるとは考えないでください。
Enforced は、Webメールで送信元の個人署名に代わってドメイン署名を適用します。TrekMail のWebメールから作るメールに、統一した情報が必要な場合に使います。
業務に合わせて選びます。連絡先を個人ごとに変えてよいなら初期テンプレートで足りるかもしれません。会社が共通欄を一元管理するなら、Webメールで強制適用し、外部アプリには別の対応を用意します。
送信元を切り替えて確認する
一人が anna@studio.example と sales@shop.example を使う場合があります。署名はログインした人だけでなく、「差出人」で選んだアドレスに合っている必要があります。
TrekMail の署名は、許可された送信元とそのドメインに結び付いています。送信元と署名の設定を開き、各アドレスで下書きを作って確認してください。
新規メール、返信、送信元を変えたメールを試します。過去のやり取りに対する署名位置や、手入力の署名が重複していないかも見ます。
同じドメインの二つのメールボックスから送り、外部受信側で文章、リンク、改行、画像を比較すると分かりやすくなります。編集画面のプレビューだけより、実際の見え方を確認できます。
その後の更新を管理する
電話、サイト、会社名の変更時に、共通テンプレートを更新する担当者を決めます。確認済みの文章は一か所へ保存し、従業員が同僚の古いメールから探さなくてよいようにします。
Outlook と Apple Mail の利用者には、同じ確定文面を別の設定案内で渡します。Webメールのドメイン設定は、外部アプリが作った本文を書き換えません。統一欄が必須のグループでは、どの画面から仕事のメールを送るか、あらかじめ決めてください。
