家族でドメインを共有し、受信箱は分けるには？

一つのドメインに、家族それぞれのメールボックスを作れます。電話やメール会社が変わってもアドレスを保つため、最初にドメインの所有者とアクセスを復旧できる人を決めましょう。

まず二人分を用意し、それぞれにメールボックス、パスワード、理解できる復旧方法を設けます。別の人の受信箱に届く追加アドレスは共同の用事には便利ですが、その人専用のアカウントにはなりません。

ドメインの責任者を決める

更新費を支払い、登録会社へのログインを保管し、メール設定を担当する人を決めます。登録会社は名前を、メールホスティングはメッセージを管理するため、別会社でも構いません。

登録会社の復旧先メールは、家族のドメイン外にも用意するとよいでしょう。ドメインの問題で、メールと復旧通知の両方を失うのを避けられます。予備のログイン方法も責任者が使える場所に保存します。

ドメインを追加したら、サービスの説明どおりに DNS を設定します。MX は受信先へ案内し、送信認証のレコードは許可されたサービスからのメールだと相手が確認するために使います。

Anna と Ivan が個別のやり取りを必要とするなら、TrekMailに独立したメールボックスを二つ作ります。ivan@example.com を Anna のエイリアスにすると、メールは Anna に届き、Ivan 専用のパスワードや保存場所はできません。

エイリアスは別の用途に便利です。たとえば家族旅行の書類を、Anna が travel@example.com で受け取れます。一人が確認すると決めた追加アドレスです。エイリアスのガイドで仕組みを確認できます。

共同アドレスは、誰が読み、返信するか先に決めます。family@example.com と名付けるだけでは全員がアクセスできず、権限と配送の設定が必要です。

個人用のパスワードは分けます。管理者はメールを管理する立場なので、その権限とアクセス復旧の能力を各利用者と話しておいてください。信頼が必要な役割です。

まずWebメールへログインします。外部から家族それぞれへ送り、返信を受け取ってから、普段のスマートフォンやパソコンを設定します。

サーバーとログイン方法は対象メールボックスの Apps & devices にあります。IMAP は閲覧とフォルダー同期、SMTP は送信です。手動設定には TrekMail 接続ガイドを使えます。

端末ごとのアプリパスワードにすると、紛失したスマートフォンだけを止められ、全端末を設定し直さずに済みます。カレンダーと連絡先を使う場合は別に接続します。IMAP だけでは自動移行しません。

スマートフォンを追加したら、もう一度送受信を試します。パソコンで既読でも電話に反映されない場合、まず両方が正しいメールボックスを使っているか確認します。

アカウント全体の容量と、各メールボックスへの配分を見ます。短い文章が中心の人と、写真や書類をよく受け取る人では使用量が異なります。各人のメールに合わせて見積もります。

TrekMail のプラン説明で、メールボックス数、容量、送信方法を比べます。Nano は外部 SMTP が必要で、標準送信は Starter 以上です。エイリアスもプラン条件によります。

ドメインの更新担当、代わりに対応する人、登録会社とメール会社を記録します。家族ドメインの外にも復旧連絡先を持ちましょう。管理者の権限も説明してください。別々のパスワードだけで管理者の操作がすべてなくなるわけではありません。

各自が普段使う機器で受信と返信を試し、共用の保存容量と送信経路を確認します。通常のドメインメールの構成であり、特別な家族プラン、保護者機能、無制限のアカウントを意味しません。