Je kunt je zakelijke adres al gebruiken terwijl je website nog wordt gemaakt. Je hebt een actieve domeinnaam nodig, toegang tot de instellingen en iemand die aanvragen leest. Begin als klein bureau met het adres dat straks op offertes en boekingsbevestigingen komt te staan.
Leg de start kort vast
Noteer het adres, wie berichten leest, wie het domein verlengt en vanaf welk apparaat je antwoordt. Stuur vóór het drukken van visitekaartjes een aanvraag vanuit een andere mailbox en antwoord met het nieuwe account. Controleer bij de ontvanger de afzendernaam en het antwoordadres. Bewaar een herstelcontact buiten dit domein. Een werkende websitevoorvertoning controleert je mail niet.
Waaruit bestaat zo'n e-mailadres?
Het domein levert de naam, bijvoorbeeld studio.example. De mailbox bewaart ontvangen en verzonden berichten en geeft de eigenaar toegang. DNS bevat de instellingen waarmee andere diensten bepalen waar ze e-mail voor je domein moeten afleveren.
Een website gebruikt dezelfde domeinnaam, maar heeft een andere functie. Je kunt die dus later toevoegen en de e-mailadressen van medewerkers behouden. Een nieuw portfolio betekent niet dat je adressen op visitekaartjes, in contracten en bij online diensten moet aanpassen.
Zoek de toegang tot je domein en DNS op
Controleer waar je domein is geregistreerd en waar je de DNS-records kunt wijzigen. Dat kan bij de registrar zijn of bij een aparte DNS-provider. Een wachtwoord voor je websitebouwer geeft niet automatisch toegang tot deze instellingen.
Heeft een opdrachtnemer het domein gekocht, spreek dan af wie verlenging en herstel van de toegang regelt. Leg een bereikbaar reservecontact vast. Tijdens de eerste inrichting is het handig als je kunt inloggen zonder afhankelijk te zijn van het e-mailadres dat je juist gaat maken.
Voeg vervolgens het domein toe aan TrekMail. Op de domeinpagina verschijnen de records voor controle en aansluiting. Volg de handleiding voor het toevoegen van een domein en gebruik de waarden uit je eigen account, vooral bij een unieke sleutel.
Stel ontvangen en verzenden in
MX-records vertellen andere mailsystemen waar de mailboxen van je domein staan. Neem de voorgestelde waarden over in DNS en start de controle in TrekMail. Voor ontvangst moet het adres verwijzen naar een bestaande mailbox of een andere ingestelde ontvanger.
Voor verzenden is een apart werkend pad nodig. SMTP is het protocol waarmee mailprogramma's en servers uitgaande berichten doorgeven. In TrekMail kun je met Starter, Pro of Agency de ingebouwde SMTP gebruiken, of je eigen SMTP-provider koppelen. Op Nano heb je voor uitgaande mail een eigen SMTP-dienst nodig.
Je hebt ook records nodig waarmee de afzender wordt gecontroleerd. SPF beschrijft toegestane verzendbronnen, DKIM helpt de handtekening van een bericht te controleren en DMARC bepaalt de controle op het afzenderdomein. Voor de eerste inrichting hoef je vooral hun doel te begrijpen en de waarden uit het beheerpaneel over te nemen. De uitleg over DNS-records helpt bij controles die nog niet slagen.
Test het adres voordat je ermee gaat werken
Maak de mailbox aan, open webmail en stuur vanaf een andere maildienst een bericht naar het nieuwe adres. Beantwoord het vanuit de nieuwe mailbox. Zo test je ontvangen en verzenden afzonderlijk.
Bekijk bij de ontvanger het afzenderadres en de naam ernaast. Beantwoord dat bericht en controleer of de reactie aankomt waar je je mail leest. Belandt het bericht in spam, bekijk dan de domeincontrole en verzendinstellingen. Een eigen domein garandeert op zichzelf geen plek in de inbox.
Werken beide richtingen, zet het adres dan in je handtekening, contactgegevens en werkdocumenten. Gebruik voor telefoon en computer de instellingen van de gekozen mailbox. Je website kun je later starten terwijl je e-mail al werkt.
