Gestire contatti e gruppi in Webmail

TrekMail Webmail include una rubrica in cui memorizzare nomi, indirizzi email e altri dettagli delle persone a cui scrivi spesso. I contatti velocizzano la composizione e tengono organizzata la rubrica della casella corrente.

Aprire la scheda Contatti

Fai clic su Contacts nella barra di navigazione superiore. L’elenco appare a sinistra e i dettagli a destra.

Aggiungere un contatto

1. Fai clic su New contact.
2. Compila Name, Email address, Phone (facoltativo), Company (facoltativo) e Notes.
3. Fai clic su Save.

Il contatto viene salvato subito e apparirà nel completamento automatico quando digiti il nome o l’indirizzo.

Un indirizzo email per contatto

Il modulo memorizza un indirizzo per contatto. Per la stessa persona con indirizzo di lavoro e personale, crea due contatti dai nomi chiari, come Alex Chen (lavoro) e Alex Chen (personale).

Il completamento automatico resta così inequivocabile. Dopo aver importato una vCard con diversi indirizzi, controlla il contatto e aggiungi voci separate se necessario.

Modificare un contatto

1. Apri il contatto.
2. Fai clic su Edit (matita) in alto a destra.
3. Apporta le modifiche.
4. Fai clic su Save.

Eliminare un contatto

1. Apri il contatto.
2. Fai clic su More options (⋮) → Delete.
3. Conferma.

L’eliminazione dalla rubrica non influisce sulle email già inviate o ricevute.

Gruppi di contatti

I gruppi raccolgono i contatti in insiemi come «Team», «Clienti» o «Newsletter». Digita il nome del gruppo nel campo To per indirizzare un’email a tutti.

Creare un gruppo:

1. Fai clic su New group nel pannello sinistro.
2. Assegna un nome.
3. Fai clic su Save.

Aggiungere contatti:

1. Apri il gruppo.
2. Fai clic su Add members.
3. Cerca e seleziona i contatti.
4. Fai clic su Done.

Inviare al gruppo: digita il nome in To e selezionalo tra i suggerimenti. Il campo si espande con gli indirizzi di tutti i membri.

Suggerimento: per aggiungere o rimuovere membri in seguito, apri il gruppo, passa sul membro e fai clic su ×.

Importare contatti

Puoi trasferire in blocco i contatti di un altro client o applicazione tramite un file.

Formati supportati:

• VCF (vCard), formato standard di Gmail, Outlook, Apple Contacts e telefoni.
• CSV o TXT, con un contatto per riga. CSV è la scelta più chiara dopo aver pulito i dati in Excel o Sheets.

Colonne CSV previste

Le intestazioni non distinguono maiuscole e minuscole:

Le altre colonne vengono ignorate. Il CSV richiede un’intestazione; le celle vuote non invalidano la riga. TrekMail riconosce i sinonimi più comuni. Rinomina in Excel le colonne importanti non associate prima di importarle.

Procedura di importazione

1. Fai clic su Import nella barra dei contatti.
2. Seleziona un file VCF, CSV o TXT.
3. Avvia e attendi il messaggio con il numero di contatti importati e righe ignorate perché prive di email valida.

L’importazione è una singola operazione. Se la struttura è errata non viene salvata una rubrica parziale. I file possono avere fino a 10 MB e la rubrica fino a 10,000 contatti importati.

Suggerimento: Gmail: contacts.google.com → Export → Google CSV o vCard. Outlook: People → Manage → Export contacts → Comma Separated Values. Apple Contacts: File → Export → vCard.

Prima dell’importazione

• Esporta i contatti attuali se ti serve una copia di ripristino.
• Verifica che ogni riga desiderata abbia un’email valida.
• Usa un’intestazione nei file CSV o TXT e salvali in UTF-8.
• Prova prima un piccolo campione in presenza di colonne personalizzate o molti contatti.

Gestire i duplicati

Se l’indirizzo esiste già nei contatti della casella corrente, TrekMail lo aggiorna con i campi non vuoti invece di duplicarlo. Le righe senza email valida vengono ignorate. Esporta una copia se non vuoi aggiornare nome, telefono o azienda esistenti.

Separazione per casella

I contatti appartengono alla casella selezionata al momento della creazione o importazione. I contatti personali non vengono condivisi automaticamente. Una casella condivisa ha una propria rubrica soggetta alle sue autorizzazioni. Per la stessa lista in diverse caselle, importala in ciascuna o mantieni una fonte principale esterna.

Esportare contatti

1. Fai clic su Export nella barra dei contatti.
2. Scegli VCF per le rubriche o CSV per i fogli di calcolo.
3. Il browser scarica il file.

Puoi importarlo in Gmail, Outlook, Apple Contacts o un’altra rubrica standard.

Completamento automatico durante la composizione

Quando digiti un nome o un indirizzo in To, CC o BCC, TrekMail mostra i contatti salvati corrispondenti. Usa le frecce e premi Enter, oppure Tab per accettare e passare al campo successivo.

Appaiono anche i gruppi corrispondenti, che vengono espansi negli indirizzi dei membri. Controlla i destinatari prima di inviare, soprattutto nei gruppi numerosi.

Domande comuni

Quanti contatti posso memorizzare? Fino a 10,000 contatti importati per casella. Per decine di migliaia di potenziali clienti è generalmente più adatto un CRM.

Perché un contatto salvato non appare? Componi dalla casella proprietaria del contatto e cerca per nome o email. Note, compleanni e indirizzi postali non sono campi di ricerca dei destinatari. Correggi e salva un indirizzo errato.

Posso condividere una lista tra caselle? Le rubriche personali sono separate. Importa lo stesso VCF o CSV in ciascuna o mantieni una fonte condivisa esterna.

Altri utenti possono vedere i miei contatti? Quelli personali sono privati. I membri usano la rubrica di una casella condivisa secondo il loro accesso. Amministrare l’account non consente da solo di consultare i contatti personali.

Cosa accade quando elimino la casella? I contatti vengono eliminati insieme a essa. Esporta VCF o CSV prima. Consulta Eliminare una casella.

Posso allegare una foto? Non nell’interfaccia corrente. I dati PHOTO importati tramite CardDAV si sincronizzano con i client compatibili, ma TrekMail Webmail non mostra la foto.

Sincronizzare con telefono, computer e altre applicazioni

La rubrica TrekMail è disponibile tramite CardDAV con sincronizzazione bidirezionale su macOS, iOS, Android e Thunderbird.

Usa indirizzo del server, nome utente e sicurezza esatti mostrati in Settings → Apps & devices per la casella. Non indovinare il server: un host White Label può usare un altro indirizzo. Le guide descrivono ogni client.