Kontakte und Gruppen in Webmail verwalten

TrekMail Webmail enthält ein Adressbuch für Namen, E-Mail-Adressen und weitere Angaben deiner regelmäßigen Kontakte. Es beschleunigt das Verfassen und hält das Adressbuch des aktuellen Postfachs übersichtlich.

Registerkarte Kontakte öffnen

Klicke oben auf Contacts. Die Kontaktliste erscheint links, die Details rechts.

Kontakt hinzufügen

1. Klicke auf New contact.
2. Fülle Name, Email address, Phone (optional), Company (optional) und Notes aus.
3. Klicke auf Save.

Der Kontakt wird sofort gespeichert und bei der nächsten Eingabe von Name oder Adresse vorgeschlagen.

Eine E-Mail-Adresse pro Kontakt

Das Formular speichert eine Adresse pro Kontakt. Erstelle für Arbeits- und Privatadresse derselben Person je einen Kontakt mit klaren Namen wie Alex Chen (Arbeit) und Alex Chen (privat).

So bleibt die Autovervollständigung eindeutig. Prüfe nach dem Import einer vCard mit mehreren Adressen den Kontakt und erstelle bei Bedarf getrennte Einträge.

Kontakt bearbeiten

1. Öffne den Kontakt.
2. Klicke oben rechts auf Edit (Stift).
3. Nimm Änderungen vor.
4. Klicke auf Save.

Kontakt löschen

1. Öffne den Kontakt.
2. Klicke auf More options (⋮) → Delete.
3. Bestätige das Löschen.

Bereits gesendete oder empfangene E-Mails bleiben erhalten.

Kontaktgruppen

Gruppen ordnen Kontakte in Sammlungen wie „Team“, „Kunden“ oder „Newsletter“. Gib den Gruppennamen im Feld To ein, um alle Mitglieder zu adressieren.

Gruppe erstellen:

1. Klicke auf New group.
2. Gib einen Namen ein.
3. Klicke auf Save.

Kontakte hinzufügen:

1. Öffne die Gruppe.
2. Klicke auf Add members.
3. Suche und wähle Kontakte.
4. Klicke auf Done.

An Gruppe senden: Gib den Namen in To ein und wähle den Vorschlag. Das Feld wird um alle Mitgliederadressen erweitert.

Tipp: Öffne zum späteren Hinzufügen oder Entfernen die Gruppe, zeige auf ein Mitglied und klicke auf ×.

Kontakte importieren

Kontakte aus anderen Clients oder Apps lassen sich per Datei gesammelt übernehmen.

Unterstützte Formate:

• VCF (vCard), Standardformat von Gmail, Outlook, Apple Contacts und Telefonen.
• CSV oder TXT mit einem Kontakt pro Zeile. CSV eignet sich für zuvor in Excel oder Sheets bereinigte Daten.

Erwartete CSV-Spalten

Die Großschreibung der Überschriften spielt keine Rolle:

Andere Spalten werden ignoriert. Die CSV benötigt eine Kopfzeile; leere Zellen machen die Zeile nicht ungültig. TrekMail erkennt übliche Synonyme. Benenne wichtige, nicht zugeordnete Spalten vor dem Import in Excel um.

Importablauf

1. Klicke auf Import.
2. Wähle eine VCF-, CSV- oder TXT-Datei.
3. Starte den Import und warte auf die Meldung zu importierten Kontakten und wegen fehlender E-Mail übersprungenen Zeilen.

Der Import ist eine Operation. Bei fehlerhafter Struktur wird kein Teiladressbuch gespeichert. Dateien dürfen 10 MB groß sein, ein Adressbuch bis zu 10,000 importierte Kontakte enthalten.

Tipp: Gmail: contacts.google.com → Export → Google CSV oder vCard. Outlook: People → Manage → Export contacts → Comma Separated Values. Apple Contacts: File → Export → vCard.

Vor dem Import

• Exportiere aktuelle Kontakte, wenn du eine Rückfallkopie brauchst.
• Stelle sicher, dass jede gewünschte Zeile eine gültige E-Mail enthält.
• Verwende eine Kopfzeile und UTF-8 für CSV oder TXT.
• Importiere bei eigenen Spalten oder vielen Kontakten zuerst eine kleine Probe.

Duplikate behandeln

Existiert eine importierte Adresse im aktuellen Postfach, aktualisiert TrekMail den Kontakt mit nicht leeren Importfeldern, statt ihn zu duplizieren. Ungültige Adressen werden übersprungen. Sichere vorher, wenn Name, Telefon oder Unternehmen nicht überschrieben werden sollen.

Trennung nach Postfach

Kontakte gehören zum bei Erstellung oder Import gewählten Postfach. Persönliche Kontakte werden nicht automatisch geteilt. Ein gemeinsames Postfach hat ein eigenes Adressbuch nach dessen Berechtigungen. Importiere dieselbe Datei in jedes gewünschte Postfach oder pflege eine externe Hauptliste.

Kontakte exportieren

1. Klicke auf Export.
2. Wähle VCF für Adressbücher oder CSV für Tabellen.
3. Der Browser lädt die Datei herunter.

Sie lässt sich in Gmail, Outlook, Apple Contacts oder ein anderes Standardadressbuch importieren.

Autovervollständigung beim Verfassen

Bei Eingabe in To, CC oder BCC zeigt TrekMail passende gespeicherte Kontakte mit Name und Adresse. Navigiere mit Pfeiltasten und wähle mit Enter, oder bestätige mit Tab und wechsle zum nächsten Feld.

Passende Gruppen erscheinen ebenfalls und werden in Mitgliederadressen erweitert. Prüfe vor dem Versand die Empfänger, besonders bei großen Gruppen.

Häufige Fragen

Wie viele Kontakte kann ich speichern? Bis zu 10,000 importierte Kontakte pro Postfach. Für Zehntausende Interessenten eignet sich meist ein CRM besser.

Warum wird ein gespeicherter Kontakt nicht vorgeschlagen? Verfasse im Postfach des Kontakts und suche nach Name oder E-Mail. Notizen, Geburtstage und Postanschriften werden nicht durchsucht. Korrigiere eine falsche E-Mail und speichere.

Kann ich eine Liste zwischen Postfächern teilen? Persönliche Adressbücher sind getrennt. Importiere dieselbe VCF oder CSV in jedes Postfach oder pflege eine externe gemeinsame Quelle.

Sehen andere Nutzer meine Kontakte? Persönliche Kontakte sind privat. Mitglieder nutzen das eigene Adressbuch eines gemeinsamen Postfachs entsprechend ihren Rechten. Kontoadministration allein gewährt keinen Einblick in persönliche Kontakte.

Was geschieht beim Löschen meines Postfachs? Die Kontakte werden mitgelöscht. Exportiere vorher VCF oder CSV. Siehe Postfach löschen.

Kann ich ein Foto anhängen? Nicht in der aktuellen Oberfläche. Per CardDAV importierte PHOTO-Daten werden an unterstützte Clients synchronisiert, aber TrekMail Webmail zeigt sie derzeit nicht.

Mit Telefon, Desktop und anderen Apps synchronisieren

Das Adressbuch ist über CardDAV verfügbar und synchronisiert in beide Richtungen mit macOS, iOS, Android und Thunderbird.

Verwende Serveradresse, Benutzername und Sicherheitseinstellungen aus Settings → Apps & devices des Postfachs. Rate den Servernamen nicht, denn ein White-Label-Host kann eine andere Adresse haben. Die Anleitungen erklären die clientspezifischen Schritte.