Webmail での連絡先とグループの管理

TrekMail Webmail には、よくメールを送る相手の名前、メールアドレス、その他の情報を保存できるアドレス帳が組み込まれています。連絡先を使うとメールを素早く作成でき、現在のメールボックスのアドレス帳も整理できます。

連絡先タブを開く

上部ナビゲーションバーの 連絡先 をクリックします。左側に連絡先一覧、右側に詳細パネルがある連絡先画面全体が開きます。

連絡先を追加する

1. 連絡先パネルで 新しい連絡先 をクリックします
2. 詳細を入力します。
   • 名前
   • メールアドレス
   • 電話（任意）
   • 会社（任意）
   • メモ（保存しておきたいその他の情報）
3. 保存 をクリックします

連絡先はすぐに保存され、次回その名前またはメールアドレスの入力を始めると、作成画面の自動補完に表示されます。

連絡先ごとに一つのメールアドレス

Webmail の連絡先フォームでは、各連絡先に一つのメールアドレスを保存します。同じ相手の仕事用と個人用の両方へ頻繁に送信する場合は、アドレスごとに連絡先を作成し、Alex Chen（仕事）、Alex Chen（個人） など明確な名前を付けます。

これにより自動補完が曖昧にならず、使用するアドレスだけを選べます。複数のアドレスを含む vCard をインポートした場合は、後で連絡先を確認し、必要に応じて個別の連絡先を追加してください。

連絡先を編集する

1. 一覧の連絡先をクリックして詳細を開きます
2. 詳細パネル右上の 編集（鉛筆アイコン）をクリックします
3. 内容を変更します
4. 保存 をクリックします

連絡先を削除する

1. 連絡先を開きます
2. その他のオプション（⋮）→ 削除 をクリックします
3. 削除を確認します

連絡先を削除するとアドレス帳から消えますが、送受信済みのメールには影響しません。

連絡先グループ

グループを使うと、連絡先を「チーム」「顧客」「ニュースレター」など名前付きのまとまりに整理できます。その後、宛先欄にグループ名を入力して、グループ全体にメールを送信できます。

グループを作成する：

1. 左パネルの 新しいグループ をクリックします
2. グループ名を入力します
3. 保存 をクリックします

連絡先をグループに追加する：

1. グループを開きます
2. メンバーを追加 をクリックします
3. アドレス帳から連絡先を検索して選択します
4. 完了 をクリックします

グループにメールを送信する： 作成ウィンドウの 宛先 欄にグループ名を入力します。自動補完のドロップダウンにグループが表示されます。選択すると、宛先欄に全メンバーのアドレスが展開されます。

ヒント： 後からグループに個別の連絡先を追加したり削除したりすることもできます。グループを開き、メンバーにポインターを合わせ、名前の横にある削除アイコン（×）をクリックします。

連絡先をインポートする

別のメールクライアントやアプリに既存の連絡先がある場合は、ファイルをインポートして TrekMail に一括で取り込めます。

対応形式：

• VCF（vCard）は、Gmail、Outlook、Apple Contacts、および多くのスマートフォンのアドレス帳で使用される標準の連絡先形式です。
• CSV または TXT は、一行に一つの連絡先が入る表計算形式のファイルです。Excel や Sheets でデータを事前に整理した場合は CSV が最も明確です。

CSV 列の要件

TrekMail の CSV インポートは、次の列見出しを大文字と小文字を区別せずに認識します。

その他の列は無視されます。CSV には見出し行が必要です。空のセルがあっても行全体は失敗しません。

CSV のエクスポートで別の見出しが使われている場合、たとえば Gmail のエクスポートに固有の列が多数ある場合でも、TrekMail は一般的な同義語を自動的に認識します。必要な列が対応付けられない場合は、インポート前に Excel で名前を変更してください。

インポート手順

1. 連絡先ツールバーの インポート をクリックします。
2. コンピューターから VCF、CSV、または TXT ファイルを選択します。
3. インポートを開始して結果メッセージを待ちます。インポートされた連絡先の数と、使用可能なメールアドレスがないためにスキップされた行の数が報告されます。

インポートは一つの操作として実行されます。ファイル構造が不正な場合、部分的なアドレス帳は保存されません。ファイルは最大 10 MB、アドレス帳には最大 10,000 件のインポート済み連絡先を保存できます。

ヒント： Gmail からエクスポートするには、contacts.google.com → エクスポート → Google CSV または vCard の順に進みます。Outlook では、People → 管理 → 連絡先のエクスポート → カンマ区切り値の順です。Apple Contacts では、ファイル → エクスポート → vCard の順です。

インポート前の準備

• ロールバック用のコピーが必要な場合は、現在の連絡先を先にエクスポートします。
• インポートする各行に有効なメールアドレスがあることを確認します。
• CSV または TXT ファイルに見出し行を使用し、表計算ソフトに選択肢がある場合は UTF-8 で保存します。
• ソースファイルにカスタム列や多数の連絡先がある場合は、最初に小さなサンプルをインポートします。

重複の処理

インポートするメールアドレスが現在のメールボックスの連絡先にすでに存在する場合、TrekMail は重複を作成せず、インポートの空でないフィールドでその連絡先を更新します。有効なメールアドレスがない行はスキップされます。既存の名前、電話番号、会社の値をファイルで更新したくない場合は、インポート前にバックアップをエクスポートしてください。

メールボックスごとの分離

連絡先は、作成またはインポート時に選択したメールボックスに属します。個人の連絡先は、アカウント内の別のメールボックスに自動共有されません。共有メールボックスには独自のアドレス帳があり、そのメールボックスの権限が適用されます。複数の個人メールボックスで同じ一覧が必要な場合は、各メールボックスに同じファイルをインポートするか、外部の連絡先サービスでマスター一覧を管理してください。

連絡先をエクスポートする

連絡先をバックアップしたり別のアプリへ移したりするには、次の手順を実行します。

1. 連絡先ツールバーの エクスポート をクリックします
2. VCF（アドレス帳向け）または CSV（表計算向け）を選択します
3. ブラウザーがファイルをダウンロードします

このファイルは、Gmail、Outlook、Apple Contacts、その他の標準アドレス帳アプリケーションにインポートできます。

作成画面での自動補完

作成ウィンドウの 宛先、CC、BCC 欄に名前またはメールアドレスを入力すると、TrekMail は一致する保存済み連絡先を表示します。ドロップダウンには連絡先の名前とメールアドレスが表示されます。

矢印キーで候補を移動し、Enter を押して選択します。Tab を押すと、強調表示された候補を確定して次の欄へ移動します。

検索に名前が一致する連絡先グループも表示されます。グループを選択するとメンバーのアドレスに展開されます。特にメンバーが多いグループでは、送信前に受信者のチップを確認してください。

よくある質問

保存できる連絡先数に制限はありますか？ アドレス帳は、メールボックスごとに最大 10,000 件のインポート済み連絡先を保存できます。多くの人が必要とする数はそれよりはるかに少数です。数万人の見込み客を管理する場合、個人アドレス帳より CRM の方が適しています。

保存されている連絡先が自動補完に表示されないのはなぜですか？ その連絡先を所有する同じメールボックスから作成していることを確認し、名前またはメールアドレスで検索してください。メモ、誕生日、郵送先住所は受信者の検索対象ではありません。メールアドレスが間違っている場合は、連絡先を開いて修正し、保存します。

アカウント内の複数のメールボックスで連絡先一覧を共有できますか？ 個人アドレス帳は分離されています。複数のメールボックスで同じ一覧を使うには、同じ VCF または CSV を各メールボックスにインポートするか、チームがすでに利用している連絡先ツールで共有ソースを管理します。

他のメールボックス利用者に自分の連絡先が見えますか？ 個人の連絡先は、そのメールボックス内だけで非公開です。共有メールボックスには独自のアドレス帳があり、メンバーは共有メールボックスへのアクセス権に従って利用できます。アカウント所有者であっても、管理者であるという理由だけで個人メールボックスの連絡先一覧を閲覧することはできません。

メールボックスを削除すると連絡先はどうなりますか？ 連絡先もメールボックスとともに削除されます。バックアップが必要な場合は、削除前に VCF または CSV へエクスポートしてください。メールボックスの削除も参照してください。

連絡先に写真を添付できますか？ 現在の画面ではできません。写真データ（vCard PHOTO フィールド）を含む CardDAV インポート済み連絡先は、Apple Contacts など対応クライアントに写真データを同期しますが、現在の TrekMail Webmail の連絡先画面では写真を表示しません。

スマートフォン、デスクトップ、その他のアプリとの同期

TrekMail アドレス帳は、スマートフォンが iCloud や Google Contacts で使用するものと同じオープン標準 CardDAV で公開されます。一度接続すると、TrekMail の連絡先が macOS、iOS、Android、Thunderbird の標準連絡先アプリに表示され、双方向で同期されます。

接続するメールボックスの 設定 → アプリとデバイス に表示された正確なサーバーアドレス、ユーザー名、セキュリティ設定を使用してください。サーバー名を推測しないでください。ブランド化された White Label ホストでは別のアドレスが使われる場合があります。上記の設定ガイドで、クライアント固有の手順を確認できます。