ניהול אנשי קשר וקבוצות ב-Webmail

TrekMail Webmail כולל פנקס כתובות מובנה שבו אפשר לשמור שמות, כתובות דוא״ל ופרטים נוספים של אנשים שאתם כותבים להם בקביעות. אנשי קשר מזרזים את כתיבת ההודעות ושומרים על סדר בפנקס הכתובות של תיבת הדואר הנוכחית.

פתיחת הלשונית אנשי קשר

לחצו על אנשי קשר בסרגל הניווט העליון. תצוגת אנשי הקשר המלאה תיפתח עם רשימת אנשי הקשר משמאל וחלונית הפרטים מימין.

הוספת איש קשר

לחצו על איש קשר חדש בחלונית אנשי הקשר
מלאו את הפרטים:
- שם
- כתובת דוא״ל
- טלפון (אופציונלי)
- חברה (אופציונלי)
- הערות (כל מידע נוסף שתרצו לשמור)
לחצו על שמירה

איש הקשר נשמר מיד ויופיע בהשלמה האוטומטית בחלון הכתיבה בפעם הבאה שתתחילו להקליד את שמו או את כתובת הדוא״ל שלו.

כתובת דוא״ל אחת לכל איש קשר

טופס אנשי הקשר של Webmail שומר כתובת דוא״ל אחת לכל איש קשר. אם אתם כותבים בקביעות לאותו אדם בכתובת עבודה ובכתובת אישית, צרו איש קשר אחד לכל כתובת ותנו להם שמות ברורים, כגון Alex Chen (עבודה) ו-Alex Chen (אישי).

כך ההשלמה האוטומטית נשארת חד משמעית ותוכלו לכלול רק את הכתובת שהתכוונתם להשתמש בה. אם אתם מייבאים vCard שמכיל מספר כתובות, בדקו את איש הקשר המיובא לאחר מכן והוסיפו אנשי קשר נפרדים לפי הצורך.

עריכת איש קשר

לחצו על איש קשר ברשימה כדי לפתוח את פרטיו
לחצו על עריכה (סמל העיפרון) בפינה הימנית העליונה של חלונית הפרטים
בצעו את השינויים
לחצו על שמירה

מחיקת איש קשר

פתחו את איש הקשר
לחצו על אפשרויות נוספות (⋮) ← מחיקה
אשרו את המחיקה

מחיקת איש קשר מסירה אותו מפנקס הכתובות, אך אינה משפיעה על הודעות דוא״ל שכבר שלחתם או קיבלתם.

קבוצות אנשי קשר

קבוצות מאפשרות לארגן אנשי קשר באוספים בעלי שם, כגון "צוות", "לקוחות" או "ידיעון". לאחר מכן אפשר למען הודעה לקבוצה שלמה באמצעות הקלדת שם הקבוצה בשדה אל.

יצירת קבוצה:

לחצו על קבוצה חדשה בחלונית השמאלית
תנו לקבוצה שם
לחצו על שמירה

הוספת אנשי קשר לקבוצה:

פתחו את הקבוצה
לחצו על הוספת חברים
חפשו ובחרו אנשי קשר מפנקס הכתובות
לחצו על סיום

שליחת דוא״ל לקבוצה: בחלון הכתיבה, הקלידו את שם הקבוצה בשדה אל. הקבוצה תופיע בתפריט ההשלמה האוטומטית. בחרו בה והשדה אל יתרחב עם הכתובת של כל חבר.

עצה: אפשר גם להוסיף לקבוצה או להסיר ממנה אנשי קשר בודדים מאוחר יותר. פתחו את הקבוצה, העבירו את הסמן מעל חבר ולחצו על סמל ההסרה (×) ליד שמו.

ייבוא אנשי קשר

אם כבר יש לכם אנשי קשר בלקוח דואר או ביישום אחר, תוכלו להעביר אותם ל-TrekMail בכמות גדולה באמצעות ייבוא קובץ.

פורמטים נתמכים:

VCF (vCard) הוא פורמט אנשי הקשר התקני שבו משתמשים Gmail,‏ Outlook,‏ Apple Contacts ורוב פנקסי הכתובות בטלפונים.
CSV או TXT הוא קובץ בסגנון גיליון אלקטרוני ובו איש קשר אחד בכל שורה. CSV הוא הבחירה הברורה ביותר לאחר ניקוי הנתונים ב-Excel או ב-Sheets.

דרישות לעמודות CSV

ייבוא CSV של TrekMail מזהה את כותרות העמודות הבאות ללא תלות באותיות גדולות או קטנות:

עמודה	למה היא ממופה	חובה?
`email` (או `email_address`)	כתובת דוא״ל ראשית	כן
`name` (או `first_name` + `last_name`)	שם איש הקשר	לא
`company` (או `organization`)	שם החברה	לא
`job_title` (או `title`)	תפקיד	לא
`phone`	מספר טלפון	לא
`address`	כתובת דואר בכל פורמט	לא
`birthday` (או `birth_date`)	פורמט YYYY-MM-DD	לא
`notes`	הערות בטקסט חופשי	לא

עמודות אחרות נזנחות. קובץ CSV צריך שורת כותרות. תאים ריקים אינם גורמים לכישלון השורה.

אם ייצוא ה-CSV שלכם משתמש בכותרות אחרות, לדוגמה ייצוא Gmail עם עמודות ייחודיות רבות, TrekMail מזהה את המילים הנרדפות הנפוצות ביותר אוטומטית. אם עמודה חשובה אינה ממופה, שנו את שמה ב-Excel לפני הייבוא.

תהליך הייבוא

לחצו על ייבוא בסרגל הכלים של אנשי הקשר.
בחרו קובץ VCF,‏ CSV או TXT מהמחשב.
התחילו את הייבוא והמתינו להודעת התוצאה. היא מדווחת כמה אנשי קשר יובאו וכמה שורות דולגו מפני שלא הייתה בהן כתובת דוא״ל שמישה.

הייבוא פועל כפעולה אחת. אם מבנה הקובץ פגום, פנקס כתובות חלקי אינו נשמר. גודל הקובץ יכול להיות עד 10 MB, ופנקס כתובות יכול להכיל עד 10,000 אנשי קשר מיובאים.

עצה: כדי לייצא מ-Gmail, עברו אל contacts.google.com ← ייצוא ← Google CSV או vCard. ב-Outlook, עברו אל אנשים ← ניהול ← ייצוא אנשי קשר ← ערכים מופרדים בפסיקים. ב-Apple Contacts: קובץ ← ייצוא ← vCard.

לפני הייבוא

ייצאו תחילה את אנשי הקשר הנוכחיים אם אתם זקוקים לעותק חזרה.
ודאו שלכל שורה שברצונכם לייבא יש כתובת דוא״ל תקינה.
השתמשו בשורת כותרות בקובצי CSV או TXT ושמרו את הקובץ ב-UTF-8 כאשר הגיליון האלקטרוני מציע את האפשרות הזאת.
ייבאו תחילה מדגם קטן אם קובץ המקור מכיל עמודות מותאמות אישית או מספר רב של אנשי קשר.

טיפול בכפילויות

אם כתובת דוא״ל מיובאת כבר קיימת באנשי הקשר של תיבת הדואר הנוכחית, TrekMail מעדכן את איש הקשר באמצעות השדות שאינם ריקים מהייבוא במקום ליצור כפילות. שורות ללא כתובת דוא״ל תקינה מדולגות. לפני הייבוא, ייצאו גיבוי אם אינכם רוצים שהקובץ ירענן שם, מספר טלפון או ערך חברה קיימים.

הפרדה לפי תיבת דואר

אנשי קשר שייכים לתיבת הדואר שנבחרה כאשר יצרתם או ייבאתם אותם. אנשי הקשר האישיים אינם משותפים אוטומטית עם תיבות אחרות בחשבון. לתיבה משותפת יש פנקס כתובות משלה, בכפוף להרשאות של אותה תיבה. אם הצוות זקוק לאותה רשימה במספר תיבות אישיות, ייבאו את אותו קובץ לכל אחת או שמרו את רשימת המקור בשירות אנשי קשר חיצוני.

ייצוא אנשי קשר

כדי לגבות אנשי קשר או להעביר אותם ליישום אחר:

לחצו על ייצוא בסרגל הכלים של אנשי הקשר
בחרו VCF (מומלץ לפנקסי כתובות) או CSV (מומלץ לגיליונות אלקטרוניים)
הדפדפן יוריד את הקובץ

אפשר לייבא קובץ זה ל-Gmail,‏ Outlook,‏ Apple Contacts או לכל יישום תקני אחר של פנקס כתובות.

השלמה אוטומטית בזמן כתיבה

כאשר אתם מקלידים שם או כתובת דוא״ל בשדות אל, עותק או עותק מוסתר בחלון כתיבה, TrekMail מציג אנשי קשר שמורים שתואמים לחיפוש. התפריט מציג את שם איש הקשר ואת כתובת הדוא״ל.

השתמשו במקשי החצים כדי לעבור בין ההצעות ולחצו על Enter כדי לבחור אחת. לחצו על Tab כדי לקבל את ההצעה המסומנת ולעבור לשדה הבא.

גם קבוצות אנשי קשר יכולות להופיע כאשר שמן תואם לחיפוש. בחירת קבוצה מרחיבה אותה לכתובות החברים. בדקו את תגי הנמענים לפני השליחה, במיוחד כאשר בקבוצה חברים רבים.

שאלות נפוצות

האם יש הגבלה על מספר אנשי הקשר שאפשר לשמור? פנקס הכתובות תומך בעד 10,000 אנשי קשר מיובאים לכל תיבת דואר. רוב האנשים זקוקים להרבה פחות. אם אתם מנהלים עשרות אלפי לקוחות פוטנציאליים, CRM בדרך כלל מתאים יותר מפנקס כתובות אישי.

מדוע איש קשר שמור אינו מופיע בהשלמה האוטומטית? ודאו שאתם כותבים מאותה תיבת דואר שבבעלותה איש הקשר, ולאחר מכן חפשו לפי שמו או כתובת הדוא״ל. הערות, ימי הולדת וכתובות דואר אינם שדות חיפוש לנמענים. אם כתובת הדוא״ל שגויה, פתחו את איש הקשר, תקנו ושמרו.

האם אפשר לשתף רשימת אנשי קשר בין תיבות בחשבון? פנקסי הכתובות האישיים נפרדים. כדי להשתמש באותה רשימה במספר תיבות, ייבאו את אותו VCF או CSV לכל אחת, או נהלו מקור משותף בכלי אנשי קשר שבו הצוות כבר משתמש.

האם משתמשי תיבות אחרים יכולים לראות את אנשי הקשר שלי? אנשי קשר אישיים פרטיים לתיבה שלהם. לתיבה משותפת יש פנקס כתובות משלה, והחברים יכולים להשתמש בו בהתאם לגישה שלהם לתיבה המשותפת. בעל החשבון אינו יכול לעיין ברשימת אנשי הקשר של תיבה אישית רק משום שהוא מנהל את החשבון.

מה קורה לאנשי הקשר כשאני מוחק את תיבת הדואר? הם נמחקים יחד עם התיבה. ייצאו ל-VCF או ל-CSV לפני המחיקה אם אתם רוצים גיבוי. ראו מחיקת תיבת דואר.

האם אפשר לצרף תמונה לאיש קשר? לא בממשק הנוכחי. אנשי קשר שיובאו דרך CardDAV ויש להם נתוני תמונה (השדה vCard PHOTO) מסנכרנים את נתוני התמונה ללקוחות שתומכים בהם, כגון Apple Contacts, אך TrekMail Webmail אינו מציג כיום את התמונה בתצוגת איש הקשר שלו.

סנכרון עם טלפון, מחשב ויישומים אחרים

פנקס הכתובות של TrekMail זמין דרך CardDAV, אותו תקן פתוח שבו הטלפון משתמש עבור iCloud או Google Contacts. התחברו פעם אחת ואנשי הקשר של TrekMail יופיעו ביישום אנשי הקשר המובנה ב-macOS,‏ iOS,‏ Android ו-Thunderbird, עם סנכרון דו כיווני.

לקוח	מדריך הגדרה
Apple Contacts ב-macOS	חיבור Apple Calendar ו-Contacts
iPhone ו-iPad	חיבור iPhone ו-iPad
Android	חיבור Android באמצעות DAVx⁵
Thunderbird	חיבור Thunderbird באמצעות TbSync

השתמשו בכתובת השרת, בשם המשתמש ובהגדרות האבטחה המדויקים שמוצגים תחת הגדרות ← יישומים ומכשירים עבור התיבה שאתם מחברים. אל תנחשו את שם השרת, שכן מארח White Label ממותג עשוי להשתמש בכתובת אחרת. מדריכי ההגדרה לעיל מפרטים את השלבים לכל לקוח.