إدارة جهات الاتصال والمجموعات في Webmail

يتضمن TrekMail Webmail دفتر عناوين مدمجا يمكنك تخزين أسماء الأشخاص الذين تراسلهم بانتظام وعناوين بريدهم الإلكتروني وتفاصيل أخرى عنهم. تسرع جهات الاتصال كتابة الرسائل وتحافظ على تنظيم دفتر عناوين صندوق البريد الحالي.

فتح علامة جهات الاتصال

انقر على جهات الاتصال في شريط التنقل العلوي. يفتح ذلك عرض جهات الاتصال الكامل، مع قائمة جهات الاتصال على اليسار ولوحة التفاصيل على اليمين.

إضافة جهة اتصال

انقر على جهة اتصال جديدة في لوحة جهات الاتصال
املأ التفاصيل:
- الاسم
- عنوان البريد الإلكتروني
- الهاتف (اختياري)
- الشركة (اختياري)
- الملاحظات (أي معلومات إضافية تريد الاحتفاظ بها)
انقر على حفظ

تحفظ جهة الاتصال فورا وستظهر في الإكمال التلقائي لنافذة الكتابة عندما تبدأ في المرة التالية بكتابة اسمها أو بريدها الإلكتروني.

عنوان بريد إلكتروني واحد لكل جهة اتصال

يخزن نموذج جهات الاتصال في Webmail عنوان بريد إلكتروني واحدا لكل جهة. إذا كنت تراسل الشخص نفسه بانتظام على عنوان للعمل وآخر شخصي، فأنشئ جهة اتصال لكل عنوان وأعطهما اسمين واضحين، مثل Alex Chen (العمل) وAlex Chen (الشخصي).

يبقي ذلك الإكمال التلقائي واضحا ويتيح لك تضمين العنوان الذي تقصد استخدامه فقط. إذا استوردت vCard يحتوي على عدة عناوين، فتحقق من جهة الاتصال المستوردة بعد ذلك وأضف جهات منفصلة عند الحاجة.

تعديل جهة اتصال

انقر على جهة في القائمة لفتح تفاصيلها
انقر على تعديل (رمز القلم) في أعلى يمين لوحة التفاصيل
أجر تغييراتك
انقر على حفظ

حذف جهة اتصال

افتح جهة الاتصال
انقر على خيارات إضافية (⋮) ← حذف
أكد الحذف

يؤدي حذف جهة اتصال إلى إزالتها من دفتر العناوين، لكنه لا يؤثر في أي رسائل أرسلتها أو استلمتها سابقا.

مجموعات جهات الاتصال

تتيح لك المجموعات تنظيم جهات الاتصال في مجموعات مسماة، مثل "الفريق" أو "العملاء" أو "النشرة الإخبارية". يمكنك بعد ذلك عنونة رسالة إلى مجموعة كاملة بكتابة اسم المجموعة في حقل إلى.

إنشاء مجموعة:

انقر على مجموعة جديدة في اللوحة اليسرى
أعط المجموعة اسما
انقر على حفظ

إضافة جهات اتصال إلى مجموعة:

افتح المجموعة
انقر على إضافة أعضاء
ابحث عن جهات اتصال من دفتر العناوين وحددها
انقر على تم

إرسال بريد إلكتروني إلى مجموعة: في نافذة الكتابة، اكتب اسم المجموعة في حقل إلى. تظهر المجموعة في قائمة الإكمال التلقائي المنسدلة. حددها ليتوسع حقل إلى ويضم عنوان كل عضو.

نصيحة: يمكنك أيضا إضافة جهات فردية إلى مجموعة أو إزالتها لاحقا. افتح المجموعة، ومرر المؤشر فوق عضو، وانقر على رمز الإزالة (×) بجانب اسمه.

استيراد جهات الاتصال

إذا كانت لديك جهات اتصال في برنامج بريد أو تطبيق آخر، فيمكنك نقلها إلى TrekMail دفعة واحدة باستيراد ملف.

التنسيقات المدعومة:

VCF (vCard) هو تنسيق جهات الاتصال القياسي الذي يستخدمه Gmail وOutlook وApple Contacts ومعظم دفاتر عناوين الهواتف.
CSV أو TXT هو ملف شبيه بجداول البيانات ويضم جهة اتصال واحدة في كل صف. يكون CSV الخيار الأوضح عندما تكون قد نظفت البيانات أولا في Excel أو Sheets.

متطلبات أعمدة CSV

يتعرف استيراد CSV في TrekMail على عناوين الأعمدة التالية من دون حساسية لحالة الأحرف:

العمود	ما يقابله	مطلوب؟
`email` (أو `email_address`)	البريد الإلكتروني الأساسي	نعم
`name` (أو `first_name` + `last_name`)	اسم جهة الاتصال	لا
`company` (أو `organization`)	اسم الشركة	لا
`job_title` (أو `title`)	المسمى الوظيفي	لا
`phone`	رقم الهاتف	لا
`address`	العنوان البريدي بأي تنسيق	لا
`birthday` (أو `birth_date`)	تنسيق YYYY-MM-DD	لا
`notes`	ملاحظات حرة	لا

يتم تجاهل الأعمدة الأخرى. يحتاج CSV إلى صف عناوين. لا تتسبب الخلايا الفارغة في فشل الصف.

إذا كانت عمليات تصدير CSV تستخدم عناوين مختلفة، مثل صادرات Gmail التي تحتوي على أعمدة متخصصة كثيرة، فإن TrekMail يتعرف تلقائيا على أكثر المرادفات شيوعا. إذا لم يطابق عمودا مهما، فأعد تسميته في Excel قبل الاستيراد.

خطوات الاستيراد

انقر على استيراد في شريط أدوات جهات الاتصال.
حدد ملف VCF أو CSV أو TXT من جهاز الكمبيوتر.
ابدأ الاستيراد وانتظر رسالة النتيجة. تعرض عدد جهات الاتصال المستوردة وعدد الصفوف التي تم تخطيها لعدم وجود عنوان بريد إلكتروني صالح للاستخدام.

يعمل الاستيراد كعملية واحدة. إذا كانت بنية الملف غير سليمة، فلن يحفظ دفتر عناوين جزئي. يمكن أن يصل حجم الملفات إلى 10 MB، ويمكن أن يضم دفتر العناوين ما يصل إلى 10,000 جهة اتصال مستوردة.

نصيحة: للتصدير من Gmail، انتقل إلى contacts.google.com ← تصدير ← Google CSV أو vCard. في Outlook، انتقل إلى الأشخاص ← إدارة ← تصدير جهات الاتصال ← قيم مفصولة بفواصل. في Apple Contacts: ملف ← تصدير ← vCard.

قبل الاستيراد

صدر جهات اتصالك الحالية أولا إذا كنت تحتاج إلى نسخة للتراجع.
تأكد من وجود عنوان بريد إلكتروني صالح في كل صف تريد استيراده.
استخدم صف عناوين في ملفات CSV أو TXT واحفظ الملف بترميز UTF-8 عندما يقدم جدول البيانات هذا الخيار.
استورد عينة صغيرة أولا إذا كان الملف المصدر يحتوي على أعمدة مخصصة أو عددا كبيرا من جهات الاتصال.

التعامل مع التكرارات

إذا كان عنوان بريد إلكتروني مستورد موجودا بالفعل في جهات اتصال صندوق البريد الحالي، يحدث TrekMail جهة الاتصال بالحقول غير الفارغة من الاستيراد بدلا من إنشاء نسخة مكررة. يتم تخطي الصفوف التي لا تحتوي على بريد صالح. قبل الاستيراد، صدر نسخة احتياطية إذا كنت لا تريد أن يحدث الملف اسما أو رقم هاتف أو قيمة شركة موجودة.

العزل حسب صندوق البريد

تنتمي جهات الاتصال إلى صندوق البريد المحدد عند إنشائها أو استيرادها. لا تتم مشاركة جهات الاتصال الشخصية تلقائيا مع صناديق البريد الأخرى في الحساب. يملك صندوق البريد المشترك دفتر عناوين خاصا به يخضع لصلاحيات ذلك الصندوق. إذا احتاج فريقك إلى القائمة نفسها في عدة صناديق شخصية، فاستورد الملف نفسه في كل منها أو احتفظ بالقائمة الرئيسية في خدمة جهات اتصال خارجية.

تصدير جهات الاتصال

لإنشاء نسخة احتياطية من جهات الاتصال أو نقلها إلى تطبيق آخر:

انقر على تصدير في شريط أدوات جهات الاتصال
اختر VCF (موصى به لدفاتر العناوين) أو CSV (موصى به لجداول البيانات)
ينزل المتصفح الملف

يمكنك استيراد هذا الملف إلى Gmail أو Outlook أو Apple Contacts أو أي تطبيق دفتر عناوين قياسي آخر.

الإكمال التلقائي أثناء الكتابة

عندما تكتب اسما أو عنوان بريد إلكتروني في حقول إلى أو نسخة أو نسخة مخفية في نافذة الكتابة، يعرض TrekMail جهات الاتصال المحفوظة المطابقة. تعرض القائمة المنسدلة اسم جهة الاتصال وعنوان بريدها الإلكتروني.

استخدم مفاتيح الأسهم للتنقل بين الاقتراحات واضغط على Enter لتحديد اقتراح. اضغط على Tab لقبول الاقتراح المميز والانتقال إلى الحقل التالي.

قد تظهر مجموعات جهات الاتصال أيضا عندما يطابق اسمها بحثك. يؤدي تحديد مجموعة إلى توسيعها إلى عناوين أعضائها. راجع شرائح المستلمين قبل الإرسال، وخاصة عندما تضم المجموعة أعضاء كثيرين.

أسئلة شائعة

هل هناك حد لعدد جهات الاتصال التي يمكنني تخزينها؟ يدعم دفتر العناوين ما يصل إلى 10,000 جهة اتصال مستوردة لكل صندوق بريد. يحتاج معظم الأشخاص إلى عدد أقل بكثير. إذا كنت تدير عشرات الآلاف من العملاء المحتملين، فعادة ما يكون CRM أنسب من دفتر عناوين شخصي.

لماذا لا تظهر جهة اتصال محفوظة في الإكمال التلقائي؟ تحقق من أنك تكتب الرسالة من صندوق البريد نفسه الذي يملك جهة الاتصال، ثم ابحث باسمها أو عنوان بريدها الإلكتروني. لا تعد الملاحظات وأعياد الميلاد والعناوين البريدية حقول بحث عن المستلمين. إذا كان البريد الإلكتروني خطأ، فافتح جهة الاتصال وصححه واحفظها.

هل يمكنني مشاركة قائمة جهات اتصال بين صناديق البريد في حسابي؟ دفاتر العناوين الشخصية منفصلة. لاستخدام القائمة نفسها في عدة صناديق، استورد VCF أو CSV نفسه في كل صندوق، أو احتفظ بمصدر مشترك في أداة جهات اتصال يستخدمها فريقك بالفعل.

هل يمكن لمستخدمي صناديق البريد الآخرين رؤية جهات اتصالي؟ جهات الاتصال الشخصية خاصة بصندوقها. يملك صندوق البريد المشترك دفتر عناوين خاصا به، ويمكن للأعضاء استخدامه بحسب وصولهم إلى ذلك الصندوق. لا يستطيع مالك الحساب تصفح قائمة جهات اتصال صندوق شخصي لمجرد أنه يدير الحساب.

ماذا يحدث لجهات الاتصال عند حذف صندوق بريدي؟ تحذف مع صندوق البريد. صدرها إلى VCF أو CSV قبل الحذف إذا كنت تريد نسخة احتياطية. راجع حذف صندوق بريد.

هل يمكنني إرفاق صورة بجهة اتصال؟ ليس في الواجهة الحالية. تزامن جهات الاتصال المستوردة عبر CardDAV والتي تحتوي على بيانات صورة (حقل vCard PHOTO) بيانات الصورة إلى البرامج التي تدعمها، مثل Apple Contacts، لكن TrekMail Webmail لا يعرض الصورة حاليا في شاشة جهة الاتصال الخاصة به.

المزامنة مع الهاتف والكمبيوتر والتطبيقات الأخرى

يتوفر دفتر عناوين TrekMail عبر CardDAV، وهو المعيار المفتوح نفسه الذي يستخدمه هاتفك مع iCloud أو Google Contacts. اتصل مرة واحدة لتظهر جهات اتصال TrekMail في تطبيق جهات الاتصال الأصلي على macOS وiOS وAndroid وThunderbird مع مزامنة ثنائية الاتجاه.

البرنامج	دليل الإعداد
Apple Contacts على macOS	توصيل Apple Calendar وContacts
iPhone وiPad	توصيل iPhone وiPad
Android	توصيل Android باستخدام DAVx⁵
Thunderbird	توصيل Thunderbird باستخدام TbSync

استخدم عنوان الخادم واسم المستخدم وإعدادات الأمان الدقيقة الظاهرة في الإعدادات ← التطبيقات والأجهزة لصندوق البريد الذي توصله. لا تحاول تخمين اسم الخادم، إذ قد يستخدم مضيف White Label بعلامة تجارية عنوانا مختلفا. توضح أدلة الإعداد أعلاه الخطوات الخاصة بكل برنامج.