Contacten en groepen beheren in Webmail

TrekMail Webmail bevat een adresboek voor namen, e-mailadressen en andere gegevens van mensen die je regelmatig schrijft. Contacten versnellen het opstellen en houden het adresboek van de huidige mailbox overzichtelijk.

Het tabblad Contacten openen

Klik bovenaan op Contacts. De lijst verschijnt links en het detailpaneel rechts.

Een contact toevoegen

Klik op New contact.
Vul Name, Email address, Phone (optioneel), Company (optioneel) en Notes in.
Klik op Save.

Het contact wordt direct opgeslagen en verschijnt bij automatisch aanvullen zodra je de naam of het adres typt.

Eén e-mailadres per contact

Het formulier bewaart één adres per contact. Maak voor dezelfde persoon met een werk- en privéadres twee contacten met duidelijke namen, zoals Alex Chen (werk) en Alex Chen (privé).

Zo blijft automatisch aanvullen eenduidig. Controleer na import van een vCard met meerdere adressen het contact en maak waar nodig afzonderlijke contacten.

Een contact bewerken

Open het contact.
Klik rechtsboven op Edit (potlood).
Breng wijzigingen aan.
Klik op Save.

Een contact verwijderen

Open het contact.
Klik op More options (⋮) → Delete.
Bevestig.

Verwijderen uit het adresboek heeft geen invloed op eerder verzonden of ontvangen e-mails.

Contactgroepen

Groepen ordenen contacten in verzamelingen zoals 'Team', 'Klanten' of 'Nieuwsbrief'. Typ de groepsnaam in To om een bericht aan alle leden te adresseren.

Een groep maken:

Klik op New group.
Geef de groep een naam.
Klik op Save.

Contacten toevoegen:

Open de groep.
Klik op Add members.
Zoek en selecteer contacten.
Klik op Done.

Naar een groep verzenden: typ de naam in To en selecteer de suggestie. Het veld wordt uitgebreid met alle adressen van de leden.

Tip: open de groep om later leden toe te voegen of te verwijderen, wijs een lid aan en klik op ×.

Contacten importeren

Je kunt contacten uit een andere client of app via een bestand in bulk overbrengen.

Ondersteunde indelingen:

VCF (vCard), de standaard van Gmail, Outlook, Apple Contacts en telefoons.
CSV of TXT, met één contact per rij. CSV is het duidelijkst na opschonen in Excel of Sheets.

Verwachte CSV-kolommen

Hoofdletters in kolomnamen maken niet uit:

Kolom	Koppeling	Vereist?
`email` (of `email_address`)	Primair e-mailadres	Ja
`name` (of `first_name` + `last_name`)	Contactnaam	Nee
`company` (of `organization`)	Bedrijf	Nee
`job_title` (of `title`)	Functie	Nee
`phone`	Telefoonnummer	Nee
`address`	Postadres	Nee
`birthday` (of `birth_date`)	Indeling YYYY-MM-DD	Nee
`notes`	Vrije notities	Nee

Andere kolommen worden genegeerd. De CSV moet een kopregel hebben; lege cellen laten een rij niet mislukken. TrekMail herkent veelgebruikte synoniemen. Hernoem een belangrijke niet-gekoppelde kolom vóór import in Excel.

Importprocedure

Klik op Import in de contactwerkbalk.
Selecteer een VCF-, CSV- of TXT-bestand.
Start de import en wacht op het bericht met aantallen geïmporteerde contacten en overgeslagen rijen zonder bruikbaar adres.

De import is één bewerking. Bij een onjuiste structuur wordt geen gedeeltelijk adresboek opgeslagen. Bestanden mogen maximaal 10 MB zijn en een adresboek maximaal 10,000 geïmporteerde contacten bevatten.

Tip: Gmail: contacts.google.com → Export → Google CSV of vCard. Outlook: People → Manage → Export contacts → Comma Separated Values. Apple Contacts: File → Export → vCard.

Vóór de import

Exporteer je huidige contacten als je een herstelkopie nodig hebt.
Zorg dat elke gewenste rij een geldig e-mailadres heeft.
Gebruik een kopregel in CSV of TXT en sla als UTF-8 op.
Importeer eerst een klein voorbeeld bij eigen kolommen of veel contacten.

Duplicaten afhandelen

Als een geïmporteerd adres al in de huidige mailbox bestaat, werkt TrekMail dat contact bij met niet-lege velden in plaats van een duplicaat te maken. Rijen zonder geldig adres worden overgeslagen. Exporteer een back-up als je bestaande naam, telefoon of bedrijf niet wilt laten vernieuwen.

Scheiding per mailbox

Contacten horen bij de mailbox die bij maken of importeren was geselecteerd. Persoonlijke contacten worden niet automatisch gedeeld. Een gedeelde mailbox heeft een eigen adresboek volgens de machtigingen. Importeer dezelfde lijst in elke mailbox of onderhoud een externe hoofdlijst.

Contacten exporteren

Klik op Export.
Kies VCF voor adresboeken of CSV voor spreadsheets.
De browser downloadt het bestand.

Je kunt het importeren in Gmail, Outlook, Apple Contacts of een ander standaardadresboek.

Automatisch aanvullen bij opstellen

Als je een naam of adres typt in To, CC of BCC, toont TrekMail passende opgeslagen contacten. Navigeer met de pijltjes en kies met Enter, of accepteer met Tab en ga naar het volgende veld.

Passende groepen verschijnen ook en worden uitgebreid naar de adressen van hun leden. Controleer de ontvangers vóór verzending, vooral bij grote groepen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel contacten kan ik bewaren? Maximaal 10,000 geïmporteerde contacten per mailbox. Voor tienduizenden prospects past een CRM meestal beter.

Waarom verschijnt een opgeslagen contact niet? Stel op vanuit de mailbox waarvan het contact is en zoek op naam of adres. Notities, verjaardagen en postadressen worden niet doorzocht. Corrigeer een verkeerd adres en sla op.

Kan ik een lijst tussen mailboxen delen? Persoonlijke adresboeken zijn gescheiden. Importeer dezelfde VCF of CSV in elke mailbox of onderhoud een externe gedeelde bron.

Kunnen andere gebruikers mijn contacten zien? Persoonlijke contacten zijn privé. Leden gebruiken het adresboek van een gedeelde mailbox volgens hun toegang. Alleen accountbeheer geeft geen inzage in persoonlijke contacten.

Wat gebeurt er als ik mijn mailbox verwijder? De contacten worden mee verwijderd. Exporteer vooraf VCF of CSV. Zie Een mailbox verwijderen.

Kan ik een foto toevoegen? Niet in de huidige interface. PHOTO-gegevens die via CardDAV zijn geïmporteerd synchroniseren met ondersteunde clients, maar TrekMail Webmail toont de foto niet.

Synchroniseren met telefoon, desktop en andere apps

Het TrekMail-adresboek is via CardDAV beschikbaar met synchronisatie in twee richtingen op macOS, iOS, Android en Thunderbird.

Client	Installatiegids
Apple Contacts op macOS	Apple Calendar en Contacts verbinden
iPhone en iPad	iPhone en iPad verbinden
Android	Android met DAVx⁵ verbinden
Thunderbird	Thunderbird met TbSync verbinden

Gebruik het exacte serveradres, de gebruikersnaam en beveiligingsinstellingen uit Settings → Apps & devices voor de mailbox. Raad de servernaam niet: een White Label-host kan een ander adres gebruiken. De gidsen beschrijven de stappen per client.