Come configurare una casella catch-all per il dominio

Una casella catch-all acquisisce un messaggio solo quando TrekMail non trova né un indirizzo esatto né una corrispondenza tramite un alias di dominio. Invece di restituire al mittente l'errore «550 User not found», consegniamo il messaggio nella casella scelta. Questa guida spiega quando conviene usare la funzione, come configurarla, quali rischi legati allo spam vengono spesso sottovalutati e come si integra con le altre opzioni di instradamento.

Perché usare una casella catch-all

Motivi comuni per attivarla:

• Recuperare contatti commerciali nonostante gli errori di battitura. Se qualcuno vuole scrivere a sales@yourcompany.com, ma digita sles@yourcompany.com, senza catch-all il messaggio viene respinto e il contatto va perso. Con catch-all arriva nella casella delle vendite e l'indirizzo sbagliato resta visibile nell'intestazione A, così puoi vedere quale indirizzo il mittente pensava di usare.
• Usare alias dinamici senza crearli prima. Registrati a un nuovo servizio come service-name@yourcompany.com, ricevi i messaggi di verifica a quell'indirizzo e prosegui. È utile per i liberi professionisti che vogliono distinguere i singoli servizi senza dover gestire gli alias in anticipo.
• Ricevere messaggi destinati a vecchi indirizzi. Una persona ha lasciato l'azienda, ma i clienti hanno ancora firstname.lastname@yourcompany.com in rubrica. Con catch-all, quei messaggi continuano a raggiungerti.
• Provare campagne e integrazioni inviando messaggi a qualsiasi indirizzo che rispetti uno schema, per esempio test-1@yourcompany.com e test-2@yourcompany.com, senza creare ogni casella.

Motivi per NON attivarla:

• Lo spam può sommergere la casella catch-all. Gli spammer eseguono attacchi a dizionario (info@, support@, admin@, webmaster@, john@, jane@...). Con catch-all attivo, ogni tentativo che non corrisponde a una casella reale finisce nella casella catch-all anziché essere respinto. Su un dominio che riceve spam anche solo occasionalmente, il volume può essere 100 volte superiore a quello dei messaggi legittimi.
• Gestisci già gli alias in modo preventivo. Se crei un alias per ogni esigenza, catch-all duplica il lavoro e aumenta l'esposizione allo spam.

Se ti basta far arrivare a un'altra persona i messaggi di pochi indirizzi specifici, un indirizzo di inoltro è più sicuro. Consegna i messaggi destinati agli indirizzi elencati e respinge tutto il resto, quindi gli spammer che provano admin@ o webmaster@ non ottengono nulla.

La scelta giusta dipende dal volume che sei disposto a tollerare. I domini personali con poco traffico si prestano spesso al catch-all. Per i domini aziendali conosciuti, in genere sono preferibili alias espliciti, che possono anche essere creati in blocco. Consulta Creare e gestire gli alias.

Come attivarla

1. Apri Domini.
2. Fai clic sul tuo dominio Attivo.
3. Apri la scheda Instradamento.
4. Scorri fino al riquadro Casella catch-all.
5. Scegli come gestire gli indirizzi sconosciuti:
   • Respingi gli indirizzi sconosciuti (impostazione predefinita): il mittente riceve un rifiuto che indica che l'utente non esiste.
   • Invia gli indirizzi sconosciuti a una casella: scegli una casella di questo dominio. Funziona con tutti i piani.
   • Inoltra esternamente gli indirizzi sconosciuti: inserisci un indirizzo email esterno qualsiasi. Disponibile solo con Pro e Agency.
6. Fai clic su Salva instradamento e conferma la modifica se TrekMail lo richiede.

L'impostazione si applica ai nuovi messaggi quando l'aggiornamento dell'instradamento raggiunge il servizio di posta. Prima di affidare alla regola messaggi importanti, invia una prova a un indirizzo inutilizzato del dominio.

Tipo di destinazione 1: casella interna

È l'opzione predefinita e funziona con tutti i piani, incluso Nano.

• Nell'elenco delle destinazioni seleziona una casella esistente sullo stesso dominio.
• La casella non richiede una configurazione particolare. È una normale casella che riceve anche i messaggi del catch-all.

Cosa viene mostrato nella casella catch-all:

• L'intestazione A conserva l'indirizzo originale. Un messaggio inviato a xyz@yourdomain.com appare con A: xyz@yourdomain.com.
• Puoi filtrare i messaggi in base all'indirizzo dell'intestazione A usando le regole di posta. È utile per distribuire indirizzi «virtuali» diversi in cartelle diverse. Consulta Creare filtri di posta.

Devi avere almeno una casella sul dominio prima di poterla scegliere come destinazione catch-all. Se l'elenco è vuoto, crea prima una casella.

Tipo di destinazione 2: indirizzo email esterno (Pro e Agency)

Con il piano Pro o Agency puoi anche inviare i messaggi catch-all a qualsiasi indirizzo email esterno, come il tuo Gmail personale, un altro fornitore o una casella condivisa ospitata altrove.

• Seleziona Invia gli indirizzi sconosciuti a: e, nel campo della destinazione, digita un indirizzo email esterno completo, per esempio you@gmail.com, invece di scegliere una casella dall'elenco.
• Salva.

In pratica è un inoltro usato come catch-all. Si applica lo stesso limite di piano previsto per l'inoltro normale: le destinazioni esterne richiedono la funzione di inoltro, disponibile solo con Pro e Agency.

Se passi a Starter o Nano mentre è configurato un catch-all esterno:

• L'impostazione resta memorizzata nel nostro database, quindi riprenderà automaticamente a funzionare se torni a un piano superiore.
• Tuttavia, smette di funzionare non appena effettui il downgrade: i messaggi destinati agli indirizzi sconosciuti del dominio vengono nuovamente respinti.
• La pagina Domini mostra l'indicazione «Catch-all al momento inattivo, richiede Pro o Agency».

Come si integra con le altre opzioni di instradamento

Le corrispondenze vengono cercate in questo ordine:

1. Indirizzo esatto su questo dominio: una casella, un alias email o un indirizzo di inoltro come sales@yourdomain.com.
2. Alias di dominio: se questo dominio condivide i nomi degli indirizzi con un altro, TrekMail cerca lì la stessa parte che precede @.
3. Catch-all: tutto ciò che non trova una corrispondenza nelle fasi precedenti va alla destinazione catch-all.
4. Restituzione al mittente: se catch-all è disattivato, TrekMail comunica che l'indirizzo non esiste.

Quindi:

• Se crei un alias per sales@yourdomain.com, i messaggi destinati esattamente a quell'indirizzo vanno alla destinazione dell'alias, non al catch-all.
• Se crei una casella reale marketing@yourdomain.com, i messaggi destinati esattamente a quell'indirizzo vanno a quella casella, non al catch-all.
• Anche un indirizzo di inoltro per jobs@yourdomain.com ha la precedenza sul catch-all.
• La corrispondenza con un alias di dominio viene prima del catch-all, quindi hello@brand.example può raggiungere la casella esistente hello@company.example.
• Il catch-all interviene solo per gli indirizzi che non corrispondono davvero ad alcuna configurazione.

Puoi quindi usare senza problemi un catch-all INSIEME ad alias o caselle specifici. Non entrano in conflitto: le configurazioni specifiche hanno sempre la precedenza.

Filtrare e organizzare i messaggi catch-all

La casella catch-all riceve tutto, ma non devi passare in rassegna ogni messaggio manualmente. Configura le Regole di posta per organizzare automaticamente i messaggi:

• Filtra in base all'intestazione A per spostare determinati indirizzi «virtuali» in cartelle specifiche. Per esempio, i messaggi destinati a qualsiasi indirizzo *-notify@yourdomain.com possono andare in una cartella «Notifiche».
• Contrassegna automaticamente come letti gli schemi che sembrano spam oppure spostali in una cartella «Probabile spam». In questo modo elimini il rumore peggiore degli attacchi a dizionario.
• Evita risposte automatiche agli indirizzi sconosciuti. Potrebbero confermare un indirizzo allo spammer o rispondere a un mittente contraffatto. Se serve una risposta, usa una casella sorvegliata o un indirizzo esplicito.

Limitare lo spam quando catch-all è attivo

Se catch-all lascia entrare troppo spam:

• Controlla il mittente e il messaggio prima di intervenire. Una casella catch-all riceve inevitabilmente più posta inviata a indirizzi ipotizzati. Usa gli strumenti di segnalazione dello spam per i messaggi chiaramente indesiderati.
• Mantieni corretti SPF, DKIM e DMARC. Aiutano gli altri sistemi di posta a valutare i messaggi inviati dal tuo dominio, ma modificare una policy DMARC non filtra lo spam ricevuto dalla casella catch-all.
• Disattiva catch-all e crea alias specifici per gli indirizzi che ti servono davvero. I 10 o 20 alias necessari coprono in genere il 95% degli usi legittimi senza esporti al 100% del dizionario.
• Usa catch-all in modo selettivo: lascialo disattivato sul dominio principale e attivalo su un dominio secondario dedicato alle registrazioni, come mydomain.work.

Cosa succede ai messaggi esistenti quando modifichi catch-all

• I messaggi esistenti non cambiano. Modificare la destinazione catch-all non sposta la posta storica. I vecchi messaggi restano nella casella attuale.
• Disattivare catch-all interrompe immediatamente la consegna dei nuovi messaggi destinati a indirizzi sconosciuti. I rifiuti riprendono.
• Cambiare destinazione dalla casella A alla casella B fa arrivare i nuovi messaggi in B, mentre quelli vecchi restano in A.

Errori comuni