שינוי סיסמת תיבת דואר בידי מנהל

אם משתמש בתיבת דואר, כגון עובד, בן משפחה או לקוח, שכח את הסיסמה, או אם צריך לחסום מיד חשבון שנפרץ, אפשר לאפס את סיסמת התיבה ישירות מלוח הבקרה של TrekMail. המדריך מסביר את שתי דרכי האיפוס: הגדרה ישירה של סיסמה חדשה או הנפקת קוד גישה חד פעמי. הוא גם מסביר מתי להשתמש בכל דרך, כיצד למסור את פרטי הכניסה החדשים בבטחה ומה לעשות בזמן אירוע אבטחה.

מדובר בסיסמת תיבת הדואר, המשמשת בדואר האינטרנטי, ב-Outlook, ב-iPhone וביישומים אחרים. זו אינה סיסמת הכניסה ללוח הבקרה של TrekMail, המיועדת לבעל החשבון בלבד ומנוהלת בשירות עצמי.

מתי לעשות זאת

• משתמש שכח את סיסמת התיבה ולא היה לו קוד שחזור או כתובת שחזור לאיפוס עצמי. זה המקרה הנפוץ ביותר.
• אירוע אבטחה: אתם חושדים שהתיבה נפרצה, למשל בעקבות דיוג או דליפת סיסמה. יש לחסום מיד את התוקף, בין שבעל התיבה החוקי זוכר את הסיסמה ובין שלא.
• עזיבת עובד: עובד עזב ואתם רוצים להמשיך לשלוט בתיבה. הגדירו סיסמה שרק אתם יודעים, ובהמשך מחקו את התיבה או העבירו את הבעלות עליה.
• הגדרת מכשיר חדש: המשתמש רוצה סיסמה חדשה כדי להתחיל הגדרה נקייה במכשיר.

דרך 1: איפוס ישיר באמצעות סיסמה חדשה וידועה

זו הדרך המהירה ביותר. אתם בוחרים סיסמה חדשה, התיבה מתעדכנת ואתם מוסרים אותה למשתמש.

1. פתחו את הדף תיבות דואר בלוח הבקרה.
2. לחצו על ניהול לצד התיבה. חפשו תחילה לפי כתובת אם צריך.
3. פתחו את הלשונית אבטחה. הלשוניות הזמינות תלויות בסוג התיבה, בתוכנית ובמצב שלה.
4. בכרטיס סיסמת תיבת הדואר, הקלידו את הסיסמה החדשה פעמיים, או לחצו על יצירת סיסמה חזקה מתחת לשדה כדי ליצור סיסמה אקראית.
5. לחצו על שמירת סיסמה.

הכפתור יופעל רק אחרי שהסיסמה החדשה תעמוד בכל הדרישות. לאחר שעדכון שרת הדואר מצליח, הסיסמה הישנה מפסיקה לעבוד בכניסות חדשות לדואר האינטרנטי, ל-IMAP ול-SMTP. עדכנו את הסיסמה ביישומי דואר ובסקריפטים לפני שתצפו מהם להתחבר מחדש.

דרישות הסיסמה נבדקות בזמן ההקלדה, וכל ארבע הבדיקות חייבות להיות ירוקות:

• לפחות 12 תווים.
• לפחות אות גדולה אחת.
• לפחות אות קטנה אחת.
• לפחות מספר אחד.

לחצו על יצירת סיסמה חזקה אם אינכם רוצים להמציא סיסמה. אנו יוצרים שילוב של 18 תווים הכולל אותיות גדולות, אותיות קטנות, ספרות ומבחר קטן של סמלים בטוחים. תווים שקל לבלבל ביניהם, כגון i, l, 0 או O, אינם נכללים. התוצאה ממלאת אוטומטית את שני השדות ומוצגת כדי שתוכלו להעתיק אותה לפני השמירה.

קיצור הדרך הישן עם סמל המפתח הוסר מרשימת התיבות בעיצוב מחדש של מאי 2026. לשונית אבטחה היא כעת המקום היחיד בלוח הבקרה שבו מבצעים פעולה זו. לשאר האפשרויות בלשונית ראו אבטחת תיבת דואר.

דרך 2: הנפקת קוד שחזור חד פעמי

הדרך מתאימה כאשר:

• אינכם רוצים לדעת את הסיסמה החדשה, והמשתמש יבחר אותה בעצמו.
• אתם עובדים מרחוק או בזמנים שונים ומעדיפים שהמשתמש ישלים את האיפוס בזמן הנוח לו.
• דרוש לכם תיעוד שלפיו המשתמש איפס בעצמו באישור המנהל, ולא שהמנהל קבע את הסיסמה.

1. פתחו את הגדרות התיבה ← הלשונית אבטחה, באותו מקום כמו בדרך 1.
2. גללו לכרטיס קוד שחזור.
3. לחצו על יצירת קוד חדש. הקוד החדש מוצג פעם אחת בלבד בתיבת הדו-שיח. העתיקו אותו לפני הסגירה; תוקפו פג לאחר 24 שעות.
4. שלחו את הקוד למשתמש בערוץ בטוח. ראו בהמשך "מסירת הסיסמה החדשה בבטחה".
5. המשתמש עובר לדף הכניסה לדואר האינטרנטי, בוחר שכחת את הסיסמה?, לאחר מכן קוד שחזור, מזין את הקוד ומגדיר סיסמה משלו.

הקוד הוא לשימוש חד פעמי. לאחר שהמשתמש מנצל אותו הוא נצרך, וכל ניסיון נוסף להשתמש באותו קוד נכשל.

אם המשתמש איבד את הקוד או לא השתמש בו בזמן, הנפיקו קוד אחר. קוד חדש מחליף את הקוד הקודם.

דרך 3: שימוש בכתובת השחזור

אם מוגדרת לתיבה כתובת שחזור, בזמן יצירת התיבה או בידי המשתמש בהגדרות הדואר האינטרנטי, המשתמש יכול לאפס בעצמו בלי שתעשו דבר. הוא עובר אל כניסה לדואר האינטרנטי ← שכחת את הסיסמה? ← מצב כתובת שחזור ← מזין את כתובת TrekMail שלו ← מקבל קישור איפוס בתיבת השחזור.

זו הדרך שדורשת מכם הכי מעט עבודה. עודדו משתמשים להגדיר כתובת שחזור בכניסה הראשונה. כך נחסכות פניות לתמיכה.

מסירת הסיסמה החדשה בבטחה

בכל דרך שתבחרו, תצטרכו למסור למשתמש סיסמה או קוד. אל תשלחו אותם כטקסט גלוי בדואר אלקטרוני.

ערוצים בטוחים:

• שיתוף דרך מנהל סיסמאות, כגון 1Password Teams או Bitwarden Send: מוצפן ופג לאחר הצפייה.
• Signal, WhatsApp או iMessage: הודעה ישירה עם הצפנה מקצה לקצה.
• Bitwarden Send או שירות דומה: צרו קישור חד פעמי שנמחק לאחר הצפייה הראשונה.
• פנים אל פנים או בטלפון: מתאים לקודים קצרים ולסיסמאות שנוצרו.

הימנעו מאלה:

• דואר אלקטרוני גלוי: אפשר לקרוא אותו אם תיבת המשתמש נפרצה, וזה לעיתים קרובות בדיוק המצב שאתם מנסים לתקן.
• ערוצי Slack ציבוריים: נשמרים לזמן רב וניתנים לחיפוש בידי כל אדם במרחב העבודה.
• SMS: מתאים לקודים קצרים, אך אינו מוצפן מקצה לקצה.

מה קורה מיד לאחר האיפוס

• הסיסמה הישנה מפסיקה לעבוד לכניסות חדשות דרך IMAP,‏ SMTP והדואר האינטרנטי לאחר שהעדכון מצליח. יישומים ששמרו את הסיסמה הישנה נכשלים באימות עד לעדכונם.
• הפעלות פעילות בדואר האינטרנטי אינן מתנתקות אוטומטית כאשר מנהל משנה את הסיסמה. אם אתם חושדים שהפעלה נגנבה, השעו כניסות ופנו לתמיכה או פעלו לפי נוהל התגובה לאירועים שלכם. אל תמחקו ותיצרו מחדש את התיבה כברירת מחדל.
• שום הודעה אינה אובדת. כל תוכן התיבה נשמר: דואר נכנס, דואר שנשלח, תיקיות, כללים ואנשי קשר. רק פרטי האימות משתנים.

בזמן אירוע אבטחה

אם אתם סבורים שתיבה נפרצה, בצעו את כל הפעולות הבאות:

1. אפסו את הסיסמה בדרך 1 באמצעות סיסמה חזקה שנוצרה. השתמשו בערך שהמשתמש עדיין אינו יודע.
2. צרו קוד שחזור חדש. הפעולה מבטלת קודי שחזור קודמים של סיסמת התיבה, לרבות קוד ישן שנותר מהגדרה קודמת.
3. השעו כניסות לתיבה אם צריך לעצור גישה בזמן הבדיקה. השאירו את התיבה שלמה כדי שההודעות וההגדרות יישארו זמינות לבדיקה.
4. בדקו כללי דואר והעברות בתיבה. תוקפים מגדירים לעיתים קרובות העברה לכתובת שלהם כדי לגנוב עותקים של הודעות עתידיות. בדקו בדואר האינטרנטי או דרך כללי דואר.
5. בדקו את תיקיית הדואר שנשלח וחפשו הודעות שהתוקף אולי שלח בשם המשתמש. מחקו אותן אם הן דואר זבל או דיוג; אחרת תעדו אותן לצורך חקירה פורנזית.
6. הודיעו למשתמש בערוץ נוסף, בטלפון או פנים אל פנים, והסבירו מה קרה.
7. אפסו 2FA רק בעת הצורך ובקשו מבעל התיבה לרשום מחדש את יישום האימות שלו. ה-2FA של התיבה מגן על הכניסה לדואר האינטרנטי. נהלו בנפרד את אבטחת לוח הבקרה למנהלים.

טעויות נפוצות לאחר האיפוס

• המשתמש פותח את כתובת לוח הבקרה במקום את הדואר האינטרנטי עם סיסמת התיבה החדשה. לוח הבקרה דורש את סיסמת בעל החשבון, לא את סיסמת התיבה. הסבירו שהדואר האינטרנטי נמצא ב-https://trekmail.net/webmail/login, או בכתובת הממותגת שלכם, ואילו לוח הבקרה מתחיל ב-https://trekmail.net.
• המשתמש מעדכן את Outlook, אך Outlook ממשיך להשתמש בסיסמה הישנה ששמר. מנהל האישורים של Windows, לוח הבקרה ← מנהל האישורים ← אישורי Windows, עשוי לשמור אישורי IMAP ו-SMTP. הסירו את הרשומות של שרתי הדואר הנכנס והיוצא המוצגים תחת יישומים ומכשירים, ואז בדקו שוב את הסיסמה החדשה.
• הטלפון ממשיך להציג הודעה "לא ניתן לאמת את הסיסמה". הוסיפו מחדש את חשבון הדואר בטלפון במקום לעדכן רק את הסיסמה. לקוחות דואר מסוימים לטלפון, במיוחד גרסאות ישנות של Apple Mail, אינם מטפלים היטב בעדכון אישורים.

מה אי אפשר לעשות

• אי אפשר לראות את הסיסמה הקיימת של המשתמש: הסיסמאות נשמרות כגיבוב ואיננו שומרים טקסט גלוי שאפשר לשחזר. הדרך היחידה "לומר למשתמש את הסיסמה" היא להגדיר חדשה, דרך 1, או להנפיק קוד, דרך 2.
• אי אפשר לאפס סיסמה של תיבה בחשבון אחר: מנהלים יכולים לאפס רק תיבות בחשבונות שבבעלותם או בניהולם.
• אי אפשר לעקוף את דרישות המורכבות, גם בדרך 1. אותן דרישות חלות: לפחות 12 תווים עם אות גדולה, אות קטנה ומספר. הכפתור יצירה מפיק סיסמה תקינה.