הגדרת תיבת Catch-all לכל כתובות הדומיין

תיבת Catch-all קולטת הודעה רק אחרי ש-TrekMail לא מצא כתובת מדויקת או התאמה באמצעות כינוי דומיין. במקום להחזיר לשולח את השגיאה "550 User not found", אנחנו מוסרים את ההודעה לתיבה שתבחרו. במדריך הזה נסביר מתי כדאי להשתמש ב-Catch-all, איך להגדיר אותו, אילו השלכות של דואר זבל נוטות להפתיע משתמשים ואיך הוא משתלב עם אפשרויות הניתוב האחרות.

למה להשתמש ב-Catch-all

סיבות נפוצות להפעלתו:

• לא לאבד פניות מכירה בגלל שגיאת הקלדה. אם מישהו מנסה לכתוב ל-sales@yourcompany.com אך מקליד sles@yourcompany.com, בלי Catch-all ההודעה חוזרת והפנייה אובדת. עם Catch-all היא מגיעה לתיבת המכירות, והכתובת השגויה נשארת גלויה בכותרת אל. כך אפשר לראות לאיזו כתובת השולח חשב שהוא שולח.
• להשתמש בכינויים דינמיים בלי ליצור אותם מראש. הירשמו לשירות חדש עם service-name@yourcompany.com, קבלו הודעות אימות בכתובת הזאת והמשיכו הלאה. האפשרות שימושית לעצמאים שרוצים לעקוב אחרי כל שירות בנפרד בלי לנהל כינויים מראש.
• לקבל דואר שנשלח לכתובות ישנות. עובד עזב, אבל firstname.lastname@yourcompany.com עדיין נמצא בפנקסי הכתובות של הלקוחות. Catch-all מאפשר להודעות האלה להמשיך להגיע אליכם.
• לבדוק קמפיינים ושילובים באמצעות שליחה לכל כתובת שמתאימה לתבנית, למשל test-1@yourcompany.com ו-test-2@yourcompany.com, בלי להקים כל תיבת דואר בנפרד.

סיבות לא להפעילו:

• דואר זבל עלול להציף את תיבת ה-Catch-all. שולחי דואר זבל מנסים מתקפות מילון (info@, support@, admin@, webmaster@, john@, jane@...). כאשר Catch-all פעיל, כל ניחוש שאינו תואם לתיבה אמיתית מגיע לתיבה הכוללת במקום להידחות. בדומיין שמקבל דואר זבל אפילו מדי פעם, הנפח עלול להיות גדול פי 100 מנפח הדואר התקין.
• אתם מנהלים כינויים באופן יזום. אם אתם כבר יוצרים כינוי לכל שימוש, Catch-all מכפיל את העבודה ומגדיל את החשיפה לדואר זבל.

אם אתם צריכים רק שכמה כתובות מוגדרות יעבירו הודעות לאדם אחר, כתובת העברה היא האפשרות הבטוחה יותר. היא מוסרת את ההודעות שנשלחו לכתובות שציינתם ודוחה את כל השאר, כך ששולחי דואר זבל שמנסים admin@ או webmaster@ לא משיגים דבר.

הבחירה הנכונה תלויה בכמות ההודעות שאתם מוכנים לקבל. Catch-all מתאים לעיתים קרובות לדומיינים אישיים עם תעבורה נמוכה. בדומיינים עסקיים מוכרים בדרך כלל עדיפים כינויים מפורשים, שאפשר גם ליצור בקבוצה. ראו יצירה וניהול של כינויים.

איך להפעיל

1. פתחו את דומיינים.
2. לחצו על הדומיין הפעיל שלכם.
3. עברו לכרטיסייה ניתוב.
4. גללו לכרטיס תיבת Catch-all.
5. בחרו איך לטפל בכתובות לא מוכרות:
   • דחיית כתובות לא מוכרות (ברירת המחדל): השולח מקבל הודעת דחייה שלפיה המשתמש אינו קיים.
   • שליחת דואר לכתובות לא מוכרות לתיבת דואר: בחרו תיבה בדומיין הזה. האפשרות פועלת בכל התוכניות.
   • העברת דואר לכתובות לא מוכרות ליעד חיצוני: הזינו כל כתובת דוא״ל חיצונית. האפשרות זמינה רק בתוכניות Pro ו-Agency.
6. לחצו על שמירת הניתוב ואשרו את השינוי אם TrekMail מבקש זאת.

ההגדרה חלה על הודעות חדשות לאחר שעדכון הניתוב מגיע לשירות הדואר. שלחו הודעת בדיקה לכתובת שאינה בשימוש בדומיין לפני שתסתמכו על הכלל לקבלת דואר חשוב.

סוג יעד 1: תיבת דואר פנימית

זוהי אפשרות ברירת המחדל והיא פועלת בכל התוכניות, כולל Nano.

• ברשימת היעדים בחרו תיבת דואר קיימת באותו דומיין.
• התיבה אינה זקוקה להגדרה מיוחדת. זו תיבה רגילה שמקבלת גם הודעות Catch-all.

מה תראו בתיבת ה-Catch-all:

• הכותרת אל שומרת את הכתובת המקורית. הודעה שנשלחה ל-xyz@yourdomain.com תוצג עם אל: xyz@yourdomain.com.
• אפשר לסנן לפי הכתובת שבכותרת אל באמצעות כללי דואר. כך אפשר לנתב כתובות "מדומות" שונות לתיקיות שונות. ראו יצירת מסנני דואר.

חייבת להיות בדומיין לפחות תיבת דואר אחת לפני שתוכלו לבחור בה כיעד ל-Catch-all. אם הרשימה ריקה, צרו קודם תיבה.

סוג יעד 2: כתובת דוא״ל חיצונית (Pro ו-Agency)

בתוכנית Pro או Agency אפשר גם לנתב דואר Catch-all לכל כתובת דוא״ל חיצונית, כגון חשבון Gmail אישי, ספק אחר או תיבת דואר משותפת שמתארחת במקום אחר.

• בחרו שליחת דואר לכתובות לא מוכרות אל:, ובשדה היעד הקלידו כתובת דוא״ל חיצונית מלאה, למשל you@gmail.com, במקום לבחור תיבה מהרשימה.
• שמרו.

למעשה, זוהי העברה בתפקיד Catch-all. חלה עליה אותה הגבלת תוכנית כמו בהעברה רגילה: יעדים חיצוניים דורשים את תכונת ההעברה, שזמינה רק ב-Pro וב-Agency.

אם תעברו ל-Starter או ל-Nano בזמן שמוגדר Catch-all חיצוני:

• ההגדרה עצמה נשמרת במסד הנתונים שלנו, ולכן היא תחזור לפעול אוטומטית אם תשדרגו שוב.
• עם זאת, היא מפסיקה לפעול מיד עם המעבר לתוכנית הנמוכה יותר: הודעות לכתובות לא מוכרות בדומיין חוזרות להידחות.
• בדף דומיינים יופיע החיווי "Catch-all אינו פעיל כעת, נדרשת תוכנית Pro או Agency".

איך Catch-all משתלב עם אפשרויות הניתוב האחרות

סדר ההתאמה הוא:

1. כתובת מדויקת בדומיין הזה: תיבת דואר, כינוי דוא״ל או כתובת העברה כמו sales@yourdomain.com.
2. כינוי דומיין: אם הדומיין הזה משתף שמות כתובות עם דומיין אחר, TrekMail מחפש שם את אותו חלק שלפני @.
3. Catch-all: כל מה שלא נמצא לו יעד בשלבים הקודמים עובר ליעד ה-Catch-all.
4. החזרה לשולח: אם Catch-all כבוי, TrekMail מדווח שהכתובת אינה קיימת.

לכן:

• יצירת כינוי עבור sales@yourdomain.com גורמת לדואר לכתובת המדויקת הזאת להגיע ליעד הכינוי, ולא ל-Catch-all.
• יצירת תיבת דואר אמיתית ב-marketing@yourdomain.com גורמת לדואר לכתובת המדויקת הזאת להגיע לתיבה, ולא ל-Catch-all.
• גם כתובת העברה עבור jobs@yourdomain.com קודמת ל-Catch-all.
• התאמה לכינוי דומיין קודמת ל-Catch-all, כך ש-hello@brand.example יכול להגיע לתיבה הקיימת hello@company.example.
• Catch-all מופעל רק עבור כתובות שבאמת אינן תואמות לשום הגדרה.

לכן אפשר להשתמש בבטחה ב-Catch-all לצד כינויים ותיבות דואר מוגדרים. הם אינם מתנגשים, ולהגדרות המדויקות תמיד יש עדיפות.

סינון וארגון של דואר Catch-all

תיבת ה-Catch-all מקבלת את כל הדואר שלא נמצא לו יעד, אך אין צורך לעבור עליו ידנית. הגדירו כללי דואר לארגון אוטומטי:

• סננו לפי הכותרת אל כדי לנתב כתובות "מדומות" מסוימות לתיקיות מוגדרות. לדוגמה, הודעות לכל כתובת שמתאימה לתבנית *-notify@yourdomain.com יכולות לעבור לתיקייה "התראות".
• סמנו אוטומטית כנקראו הודעות שמתאימות לדפוסים של דואר זבל או העבירו אותן לתיקייה "כנראה דואר זבל". כך אפשר לצמצם את מרבית הרעש של מתקפות מילון.
• הימנעו מתשובות אוטומטיות לכתובות לא מוכרות. תשובה עלולה לאשר לשולח דואר זבל שהכתובת תקפה או להגיע לשולח מזויף. כאשר נדרשת תשובה, השתמשו בתיבה שמישהו עוקב אחריה או בכתובת מפורשת.

צמצום דואר זבל כאשר Catch-all פעיל

אם Catch-all מכניס הרבה דואר זבל:

• בדקו את השולח ואת ההודעה לפני פעולה. Catch-all מקבל בהכרח יותר דואר שנשלח לכתובות מנוחשות. השתמשו בכלים לדיווח על דואר זבל עבור הודעות שאינן רצויות בבירור.
• שמרו על הגדרות תקינות של SPF, DKIM ו-DMARC. הן עוזרות למערכות דואר אחרות להעריך דואר שנשלח מהדומיין שלכם, אבל שינוי מדיניות DMARC אינו מסנן דואר זבל שנכנס דרך Catch-all.
• כבו את Catch-all וצרו כינויים מוגדרים עבור הכתובות שאתם באמת צריכים. 10 עד 20 כינויים מכסים בדרך כלל 95% מהשימושים התקינים בלי לחשוף אתכם ל-100% מהמילון.
• השתמשו ב-Catch-all באופן ממוקד: השאירו אותו כבוי בדומיין הראשי והפעילו אותו בדומיין משני שמיועד להרשמות, כגון mydomain.work.

מה קורה לדואר קיים כשמשנים את Catch-all

• הודעות קיימות אינן מושפעות. שינוי יעד ה-Catch-all אינו מעביר דואר מהעבר. הודעות ישנות נשארות בתיבה הנוכחית שלהן.
• כיבוי Catch-all מפסיק מיד את המסירה של הודעות חדשות לכתובות לא מוכרות. הדחיות מתחדשות.
• שינוי היעד מתיבה A לתיבה B גורם להודעות חדשות להגיע ל-B, והישנות נשארות ב-A.

טעויות נפוצות