Catch-all-Postfach für Ihre Domain einrichten

Ein Catch-all-Postfach nimmt eine E-Mail erst dann an, wenn TrekMail weder eine genaue Adresse noch eine passende Adresse über einen Domainalias findet. Statt dem Absender die Meldung „550 User not found“ zurückzugeben, stellen wir die Nachricht in einem Postfach Ihrer Wahl zu. In dieser Anleitung erfahren Sie, wann sich Catch-all lohnt, wie Sie es einrichten, welche oft übersehenen Spam-Risiken bestehen und wie es mit den anderen Routingoptionen zusammenspielt.

Warum ein Catch-all sinnvoll sein kann

Häufige Gründe für die Aktivierung:

• Verkaufschancen trotz Tippfehlern auffangen. Möchte jemand eine E-Mail an sales@yourcompany.com senden, gibt aber sles@yourcompany.com ein, wird die Nachricht ohne Catch-all abgewiesen und der Kontakt geht verloren. Mit Catch-all landet sie in Ihrem Vertriebspostfach. Die falsch geschriebene Adresse bleibt im An-Feld sichtbar, sodass Sie erkennen können, welche Adresse der Absender verwenden wollte.
• Dynamische Aliasse ohne vorheriges Anlegen verwenden. Registrieren Sie sich bei einem neuen Dienst mit service-name@yourcompany.com, empfangen Sie die Bestätigungsmails dort und machen Sie weiter. Das eignet sich für Selbstständige, die jeden Dienst einzeln zuordnen möchten, ohne Aliasse vorab zu verwalten.
• E-Mails an frühere Adressen empfangen. Eine ehemalige Mitarbeiterin oder ein ehemaliger Mitarbeiter ist nicht mehr im Unternehmen, doch firstname.lastname@yourcompany.com steht noch in den Adressbüchern der Kunden. Mit Catch-all erreichen Sie diese Nachrichten weiterhin.
• Kampagnen und Integrationen testen, indem Sie E-Mails an beliebige Adressen mit einem bestimmten Muster senden, etwa test-1@yourcompany.com und test-2@yourcompany.com, ohne jedes Postfach anzulegen.

Gründe, Catch-all NICHT zu aktivieren:

• Spam kann das Catch-all-Postfach überfluten. Spammer führen Wörterbuchangriffe durch (info@, support@, admin@, webmaster@, john@, jane@...). Ist Catch-all aktiv, landet jeder Versuch, der keinem echten Postfach entspricht, im Catch-all-Postfach, statt abgewiesen zu werden. Bei einer Domain, die auch nur gelegentlich Spam erhält, kann dieses Volumen das Hundertfache der regulären Nachrichten erreichen.
• Sie verwalten Aliasse bereits gezielt. Wenn Sie für jeden Anwendungsfall einen Alias anlegen, schafft Catch-all doppelte Arbeit und erhöht die Spam-Belastung.

Sollen nur einige benannte Adressen eine andere Person erreichen, ist eine Weiterleitungsadresse die sicherere Lösung. Sie stellt Nachrichten für die ausdrücklich angegebenen Adressen zu und weist alles andere ab. Spammer, die admin@ oder webmaster@ ausprobieren, erreichen damit nichts.

Die richtige Wahl hängt davon ab, welches Nachrichtenaufkommen Sie verkraften können. Für private Domains mit wenig Verkehr eignet sich Catch-all oft gut. Bei bekannten Geschäftsdomains sind explizite Aliasse meist besser. Diese lassen sich auch gesammelt anlegen. Weitere Informationen finden Sie unter Aliasse erstellen und verwalten.

Catch-all aktivieren

1. Öffnen Sie Domains.
2. Klicken Sie auf Ihre aktive Domain.
3. Wechseln Sie zum Tab Routing.
4. Scrollen Sie zur Karte Catch-all-Postfach.
5. Wählen Sie aus, wie unbekannte Adressen behandelt werden sollen:
   • Unbekannte Adressen abweisen (Standard): Der Absender erhält eine Meldung, dass der Benutzer nicht vorhanden ist.
   • Unbekannte Adressen an ein Postfach senden: Wählen Sie ein Postfach dieser Domain. Diese Option funktioniert mit jedem Tarif.
   • Unbekannte Adressen extern weiterleiten: Geben Sie eine beliebige externe E-Mail-Adresse ein. Diese Option ist nur mit Pro oder Agency verfügbar.
6. Klicken Sie auf Routing speichern und bestätigen Sie die Änderung, falls TrekMail Sie dazu auffordert.

Die Einstellung gilt für neue Nachrichten, sobald der Maildienst die Routingänderung übernommen hat. Senden Sie eine Testmail an eine unbenutzte Adresse der Domain, bevor Sie sich bei wichtigen Nachrichten auf die Regel verlassen.

Zieltyp 1: Internes Postfach

Dies ist die Standardeinstellung. Sie funktioniert mit jedem Tarif einschließlich Nano.

• Wählen Sie in der Zielliste ein vorhandenes Postfach derselben Domain aus.
• Das Postfach benötigt keine besondere Konfiguration. Es ist ein normales Postfach, das zusätzlich die Catch-all-Nachrichten empfängt.

Das sehen Sie im Catch-all-Postfach:

• Das An-Feld enthält weiterhin die ursprüngliche Adresse. Eine an xyz@yourdomain.com gesendete E-Mail wird mit An: xyz@yourdomain.com angezeigt.
• Mit E-Mail-Regeln können Sie nach der Adresse im An-Feld filtern. So lassen sich unterschiedliche „virtuelle“ Adressen in verschiedene Ordner einsortieren. Siehe E-Mail-Filter erstellen.

Auf der Domain muss mindestens ein Postfach vorhanden sein, bevor Sie es als Catch-all-Ziel auswählen können. Ist die Liste leer, erstellen Sie zuerst ein Postfach.

Zieltyp 2: Externe E-Mail-Adresse (Pro oder Agency)

Mit Pro oder Agency können Sie Catch-all-Nachrichten auch an eine beliebige externe E-Mail-Adresse senden, beispielsweise an Ihr privates Gmail-Konto, einen anderen Anbieter oder ein extern geführtes gemeinsames Postfach.

• Wählen Sie Unbekannte Adressen senden an: und geben Sie im Zielfeld eine vollständige externe E-Mail-Adresse ein, zum Beispiel you@gmail.com, statt ein Postfach aus der Liste auszuwählen.
• Speichern Sie die Änderung.

Im Grunde handelt es sich um eine Weiterleitung als Catch-all. Es gilt dieselbe Tarifbeschränkung wie bei einer normalen Weiterleitung: Externe Ziele setzen die Weiterleitungsfunktion voraus, die nur Pro und Agency bieten.

Wenn Sie bei eingerichtetem externem Catch-all auf Starter oder Nano wechseln:

• Die Einstellung bleibt in unserer Datenbank gespeichert und wird automatisch wieder aktiv, sobald Sie erneut auf einen passenden Tarif wechseln.
• Sie funktioniert jedoch unmittelbar nach dem Tarifwechsel nicht mehr: E-Mails an unbekannte Adressen Ihrer Domain werden wieder abgewiesen.
• Auf der Domains-Seite erscheint der Hinweis „Catch-all derzeit inaktiv, Pro oder Agency erforderlich“.

Zusammenspiel mit anderen Routingoptionen

TrekMail prüft Übereinstimmungen in dieser Reihenfolge:

1. Genaue Adresse auf dieser Domain: ein Postfach, E-Mail-Alias oder eine Weiterleitungsadresse wie sales@yourdomain.com.
2. Domainalias: Teilt diese Domain ihre Adressnamen mit einer anderen Domain, sucht TrekMail dort nach demselben Teil vor @.
3. Catch-all: Alles, was zuvor nicht zugeordnet wurde, geht an das Catch-all-Ziel.
4. Rückgabe an den Absender: Ist Catch-all deaktiviert, meldet TrekMail, dass die Adresse nicht existiert.

Das bedeutet:

• Erstellen Sie einen Alias für sales@yourdomain.com, gehen Nachrichten an genau diese Adresse an das Aliasziel und nicht an Catch-all.
• Erstellen Sie ein echtes Postfach marketing@yourdomain.com, gehen Nachrichten an genau diese Adresse an dieses Postfach und nicht an Catch-all.
• Eine Weiterleitungsadresse für jobs@yourdomain.com hat ebenfalls Vorrang vor Catch-all.
• Eine Übereinstimmung mit einem Domainalias hat Vorrang. So kann hello@brand.example das bestehende Postfach hello@company.example erreichen.
• Catch-all wird nur bei Adressen verwendet, die wirklich zu keiner Konfiguration passen.

Sie können Catch-all daher problemlos ZUSAMMEN MIT bestimmten Aliassen und Postfächern verwenden. Es entstehen keine Konflikte, denn die spezifischen Einstellungen haben immer Vorrang.

Catch-all-Nachrichten filtern und ordnen

Das Catch-all-Postfach empfängt alles, doch Sie müssen nicht jede Nachricht manuell durchsehen. Richten Sie E-Mail-Regeln zur automatischen Sortierung ein:

• Filtern Sie nach dem An-Feld, um bestimmte „virtuelle“ Adressen in eigene Ordner zu verschieben. Beispielsweise können Nachrichten an beliebige Adressen nach dem Muster *-notify@yourdomain.com in den Ordner „Benachrichtigungen“ gehen.
• Markieren Sie verdächtige Muster automatisch als gelesen oder verschieben Sie sie in einen Ordner „Wahrscheinlich Spam“. Das fängt den größten Teil des Störrauschens aus Wörterbuchangriffen ab.
• Vermeiden Sie automatische Antworten auf unbekannte Adressen. Sie können einem Spammer die Gültigkeit einer Adresse bestätigen oder an einen gefälschten Absender antworten. Verwenden Sie ein betreutes Postfach oder eine ausdrücklich angelegte Adresse, wenn eine Antwort nötig ist.

Spam bei aktivem Catch-all begrenzen

Wenn Catch-all zu viel Spam durchlässt:

• Prüfen Sie Absender und Nachricht, bevor Sie handeln. Catch-all empfängt zwangsläufig mehr E-Mails an erratene Adressen. Verwenden Sie bei eindeutig unerwünschten Nachrichten die Funktionen zum Melden von Spam.
• Halten Sie SPF, DKIM und DMARC korrekt eingerichtet. Damit können andere Mailsysteme Nachrichten bewerten, die von Ihrer Domain gesendet werden. Eine Änderung der DMARC-Richtlinie ist jedoch kein Spamfilter für das Catch-all-Postfach.
• Deaktivieren Sie Catch-all und erstellen Sie bestimmte Aliasse für die tatsächlich benötigten Adressen. 10 bis 20 Aliasse decken meist 95 % der legitimen Anwendungsfälle ab, ohne Sie 100 % des Wörterbuchs auszusetzen.
• Setzen Sie Catch-all gezielt ein: Lassen Sie es auf Ihrer Hauptdomain ausgeschaltet und verwenden Sie es auf einer sekundären Domain für Registrierungen, etwa mydomain.work.

Auswirkung von Catch-all-Änderungen auf vorhandene E-Mails

• Vorhandene E-Mails bleiben unverändert. Ein Wechsel des Catch-all-Ziels verschiebt keine älteren Nachrichten. Sie verbleiben in ihrem bisherigen Postfach.
• Das Deaktivieren von Catch-all beendet die Zustellung neuer Nachrichten an unbekannte Adressen sofort. Diese Nachrichten werden wieder abgewiesen.
• Der Wechsel des Ziels von Postfach A zu Postfach B führt dazu, dass neue E-Mails in B ankommen. Ältere Nachrichten bleiben in A.

Häufige Fehler