Postfachpasswort als Administrator zurücksetzen

Wenn ein Postfachnutzer, etwa ein Mitarbeiter, Angehöriger oder Kunde, sein Passwort vergessen hat oder Sie ein kompromittiertes Konto sofort sperren müssen, können Sie das Postfachpasswort direkt im TrekMail-Dashboard zurücksetzen. Diese Anleitung beschreibt beide Wege: ein neues Passwort direkt festlegen oder einen einmal verwendbaren Zugangscode ausgeben. Sie erfahren außerdem, wann welcher Weg sinnvoll ist, wie Sie die neuen Zugangsdaten sicher übermitteln und was bei einem Sicherheitsvorfall zu tun ist.

Gemeint ist das Postfachpasswort für Webmail, Outlook, iPhone und andere Clients. Es ist nicht das Anmeldepasswort für das TrekMail-Dashboard. Dieses ist ausschließlich für den Kontoinhaber bestimmt und wird von ihm selbst verwaltet.

Wann Sie das Passwort zurücksetzen sollten

• Ein Nutzer hat sein Postfachpasswort vergessen und besitzt weder einen Wiederherstellungscode noch eine Wiederherstellungsadresse für die selbstständige Zurücksetzung. Das ist der häufigste Fall.
• Sicherheitsvorfall: Sie vermuten, dass ein Postfach kompromittiert wurde, beispielsweise durch Phishing oder ein offengelegtes Passwort. Der Angreifer soll sofort ausgesperrt werden, unabhängig davon, ob der rechtmäßige Besitzer sein Passwort noch kennt.
• Ausscheiden eines Mitarbeiters: Ein Mitarbeiter hat das Unternehmen verlassen. Sie möchten die Kontrolle über das Postfach behalten und setzen daher ein Passwort, das nur Sie kennen. Später können Sie das Postfach löschen oder den Besitzer wechseln.
• Einrichtung eines neuen Geräts: Der Nutzer möchte die saubere Geräteeinrichtung mit einem neuen Passwort beginnen.

Weg 1: Direkt ein bekanntes neues Passwort festlegen

Das ist der schnellste Weg. Sie wählen das neue Passwort, das Postfach wird aktualisiert und Sie übermitteln es dem Nutzer.

1. Öffnen Sie im Dashboard die Seite Postfächer.
2. Klicken Sie neben dem Postfach auf Verwalten. Suchen Sie bei Bedarf zuerst nach der Adresse.
3. Öffnen Sie den Tab Sicherheit. Welche Tabs verfügbar sind, hängt von Typ, Tarif und Status des Postfachs ab.
4. Geben Sie auf der Karte Postfachpasswort das Neue Passwort zweimal ein. Alternativ klicken Sie unter dem Feld auf Starkes Passwort generieren, um ein zufälliges zu erstellen.
5. Klicken Sie auf Passwort speichern.

Die Schaltfläche wird erst aktiv, wenn das neue Passwort sämtliche Anforderungen erfüllt. Nach erfolgreicher Aktualisierung des Mailservers funktioniert das alte Passwort nicht mehr für neue Anmeldungen über Webmail, IMAP und SMTP. Aktualisieren Sie das Passwort in E-Mail-Programmen und Skripten, bevor Sie eine erneute Verbindung erwarten.

Passwortanforderungen, während der Eingabe geprüft; alle vier Anzeigen müssen grün sein:

• Mindestens 12 Zeichen.
• Mindestens ein Großbuchstabe.
• Mindestens ein Kleinbuchstabe.
• Mindestens eine Zahl.

Klicken Sie auf Starkes Passwort generieren, wenn Sie kein eigenes ausdenken möchten. Wir erstellen eine Kombination aus 18 Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern sowie einer kleinen Auswahl sicherer Sonderzeichen. Leicht zu verwechselnde Zeichen wie i, l, 0 und O werden ausgelassen. Das Ergebnis wird in beide Felder eingesetzt und sichtbar gemacht, damit Sie es vor dem Speichern kopieren können.

Die frühere Verknüpfung mit dem Schlüsselsymbol in der Postfachliste wurde bei der Neugestaltung im Mai 2026 entfernt. Im Dashboard ist der Tab Sicherheit jetzt der einzige Ort für diese Aufgabe. Alle weiteren Funktionen dieses Tabs beschreibt Postfachsicherheit.

Weg 2: Einmaligen Wiederherstellungscode ausgeben

Dieser Weg ist sinnvoll, wenn:

• Sie das neue Passwort des Nutzers nicht kennen möchten und der Nutzer es selbst wählen soll.
• Sie aus der Ferne oder zeitversetzt arbeiten und der Nutzer die Zurücksetzung zu einem passenden Zeitpunkt abschließen soll.
• Sie einen Nachweis benötigen, dass der Nutzer sein Passwort mit Genehmigung des Administrators selbst zurückgesetzt hat, statt dass der Administrator es festgelegt hat.

1. Öffnen Sie die Postfacheinstellungen → Tab Sicherheit, also denselben Ort wie bei Weg 1.
2. Scrollen Sie zur Karte Wiederherstellungscode.
3. Klicken Sie auf Neuen Code generieren. Der neue Code wird im Dialog nur einmal angezeigt. Kopieren Sie ihn vor dem Schließen. Nach 24 Stunden läuft er ab.
4. Senden Sie den Code über einen sicheren Kanal an den Nutzer. Näheres steht unten unter „Das neue Passwort sicher übermitteln“.
5. Der Nutzer öffnet die Webmail-Anmeldeseite, wählt Passwort vergessen?, anschließend Wiederherstellungscode, gibt den Code ein und legt sein eigenes Passwort fest.

Der Code ist einmal verwendbar. Sobald der Nutzer ihn eingelöst hat, ist er verbraucht. Weitere Versuche mit demselben Code schlagen fehl.

Geht der Code verloren oder wird er nicht rechtzeitig verwendet, geben Sie einen neuen aus. Jeder neu generierte Code ersetzt den vorherigen.

Weg 3: Wiederherstellungsadresse verwenden

Ist für das Postfach eine Wiederherstellungsadresse eingerichtet, entweder bei der Erstellung oder durch den Nutzer in den Webmail-Einstellungen, kann der Nutzer das Passwort ohne Ihre Hilfe zurücksetzen. Er öffnet die Webmail-Anmeldung → Passwort vergessen? → Modus Wiederherstellungsadresse → gibt seine TrekMail-Adresse ein → erhält einen Link zur Zurücksetzung im Wiederherstellungspostfach.

Dieser Weg verursacht für Sie den geringsten Aufwand. Bitten Sie Nutzer, bei der ersten Anmeldung eine Wiederherstellungsadresse einzurichten. Dadurch entfallen viele Supportanfragen.

Das neue Passwort sicher übermitteln

Unabhängig vom gewählten Weg müssen Sie dem Nutzer ein Passwort oder einen Code mitteilen. Versenden Sie diese Daten nicht als Klartext per E-Mail.

Sichere Kanäle:

• Freigabe über einen Passwortmanager, etwa 1Password Teams oder Bitwarden Send: verschlüsselt und nach dem Anzeigen nicht mehr gültig.
• Signal, WhatsApp oder iMessage: Ende-zu-Ende-verschlüsselte Direktnachricht.
• Bitwarden Send oder ein ähnlicher Dienst: Erstellen Sie einen Einmallink, der sich nach dem ersten Öffnen selbst löscht.
• Persönlich oder telefonisch: für kurze Codes und generierte Passwörter geeignet.

Vermeiden Sie:

• Unverschlüsselte E-Mail: Ist der Posteingang des Nutzers kompromittiert, kann sie gelesen werden. Häufig ist genau das der Grund für die Zurücksetzung.
• Öffentliche Slack-Kanäle: lange Aufbewahrung und von allen Personen im Workspace durchsuchbar.
• SMS: für kurze Codes möglich, aber nicht Ende-zu-Ende-verschlüsselt.

Was unmittelbar nach der Zurücksetzung geschieht

• Das alte Passwort funktioniert nicht mehr für neue Anmeldungen über IMAP, SMTP und Webmail, sobald die Aktualisierung abgeschlossen ist. Veraltete Clients können sich nicht mehr authentifizieren, bis das Passwort dort geändert wurde.
• Aktive Webmail-Sitzungen werden bei einer Passwortänderung durch den Administrator nicht automatisch abgemeldet. Wenn Sie eine gestohlene Sitzung vermuten, sperren Sie die Anmeldung und wenden Sie sich an den Support oder folgen Sie Ihrem Prozess zur Vorfallbehandlung. Löschen und erstellen Sie das Postfach nicht routinemäßig neu.
• Keine E-Mail geht verloren. Der gesamte Inhalt des Postfachs bleibt erhalten: Posteingang, gesendete Nachrichten, Ordner, Regeln und Kontakte. Nur die Authentifizierungsdaten ändern sich.

Während eines Sicherheitsvorfalls

Wenn Sie ein kompromittiertes Postfach vermuten, führen Sie alle folgenden Schritte aus:

1. Setzen Sie das Passwort zurück, mit Weg 1 und einem generierten starken Passwort. Verwenden Sie einen Wert, den der Nutzer noch nicht kennt.
2. Generieren Sie einen neuen Wiederherstellungscode. Dadurch werden frühere Codes für die Wiederherstellung des Postfachpassworts ungültig, auch ein älterer Code aus einer früheren Einrichtung.
3. Sperren Sie die Anmeldung für das Postfach, wenn Sie während der Untersuchung den Zugriff stoppen müssen. Lassen Sie das Postfach bestehen, damit Nachrichten und Einstellungen weiterhin geprüft werden können.
4. Prüfen Sie E-Mail-Regeln und Weiterleitungen im Postfach. Angreifer richten häufig eine Weiterleitung an ihre eigene Adresse ein, um künftige Nachrichten mitzulesen. Prüfen Sie dies in Webmail oder über E-Mail-Regeln.
5. Prüfen Sie den Ordner Gesendet auf Nachrichten, die der Angreifer im Namen des Nutzers verschickt haben könnte. Löschen Sie Spam und Phishing-Nachrichten. Andere verdächtige Nachrichten dokumentieren Sie für die forensische Untersuchung.
6. Benachrichtigen Sie den Nutzer über einen zweiten Kanal, etwa telefonisch oder persönlich, und erklären Sie den Vorfall.
7. Setzen Sie 2FA nur bei Bedarf zurück und lassen Sie den Postfachbesitzer seinen eigenen Authenticator neu registrieren. Die Postfach-2FA schützt Webmail-Anmeldungen. Behandeln Sie die Sicherheit des Administrator-Dashboards getrennt.

Häufige Fehler nach der Zurücksetzung

• Der Nutzer öffnet mit dem neuen Postfachpasswort die Dashboard-URL statt Webmail. Das Dashboard erwartet das Passwort des Kontoinhabers, nicht das Postfachpasswort. Weisen Sie den Nutzer darauf hin: Webmail befindet sich unter https://trekmail.net/webmail/login oder Ihrer eigenen Marken-URL; das Dashboard beginnt unter https://trekmail.net.
• Der Nutzer aktualisiert Outlook, aber Outlook verwendet weiterhin das zwischengespeicherte alte Passwort. Die Windows-Anmeldeinformationsverwaltung, Systemsteuerung → Anmeldeinformationsverwaltung → Windows-Anmeldeinformationen, kann IMAP- und SMTP-Daten speichern. Entfernen Sie die Einträge für die unter Apps und Geräte genannten Eingangs- und Ausgangsserver. Testen Sie danach das neue Passwort erneut.
• Das Telefon zeigt weiterhin „Passwort konnte nicht überprüft werden“ an. Fügen Sie das E-Mail-Konto auf dem Telefon neu hinzu, statt nur das Passwort zu ändern. Manche mobilen Clients, besonders ältere Versionen von Apple Mail, verarbeiten geänderte Zugangsdaten nicht zuverlässig.

Was nicht möglich ist

• Sie können das vorhandene Passwort nicht sehen: Passwörter werden gehasht. Wiederherstellbaren Klartext speichern wir nicht. Um einem Nutzer sein Passwort mitzuteilen, müssen Sie ein neues setzen, Weg 1, oder einen Code ausgeben, Weg 2.
• Sie können kein Passwort für ein Postfach eines anderen Kontos zurücksetzen: Administratoren dürfen nur Postfächer in Konten zurücksetzen, die sie besitzen oder verwalten.
• Sie können die Passwortkomplexität nicht umgehen, auch nicht bei Weg 1. Es gelten dieselben Anforderungen: mindestens 12 Zeichen mit Großbuchstabe, Kleinbuchstabe und Zahl. Die Schaltfläche Generieren erzeugt ein passendes Passwort.