Ändert sich die Telefonnummer oder Website des Unternehmens, beweist ein geändertes Webmail-Template noch nicht, dass alle Signaturen aktuell sind. Erfassen Sie zuerst die Adressen mit Domainvorlage und die Mitarbeiter, die Outlook, Apple Mail oder andere Programme nutzen.
Neue Nachricht und Antwort prüfen
Wählen Sie zwei Postfächer und senden Sie eine neue Nachricht sowie eine Antwort an eine externe Testadresse. Wechseln Sie bei mehreren Marken die From-Adresse. Prüfen Sie empfangenen Text, Links und Bilder und vergleichen Sie Webmail mit einem Mailprogramm. Bei Default können vorhandene Identitäten die alte Signatur behalten; Enforced setzt die Domainregel in Webmail um. Listen Sie nötige Anpassungen in Programmen auf und geben Sie den freigegebenen Text weiter. Eine SMTP-Verbindung fügt nicht automatisch eine Signatur ein.
Formulieren Sie einen passenden Text für die Domain
Nehmen Sie nur Angaben auf, die für die ausgewählten Postfächer tatsächlich gleich sind. Firmenname, Website und Büronummer eignen sich. Die private Mobilnummer einer einzelnen Person würde in einer gemeinsamen Vorlage schnell zu Fehlern führen.
Rechnen Sie nicht damit, dass gewöhnlich eingegebene Namen und Positionen automatisch ersetzt werden. Bei persönlichen Angaben legen Sie vorher fest, wo Mitarbeitende sie pflegen und wie sie mit dem gemeinsamen Block zusammenpassen. Bereiten Sie für verschiedene Marken eigene Signaturen auf deren Domains vor.
Der Text sollte ohne Bilder verständlich sein. Setzen Sie neben ein Logo auch Firmenname und Kontaktdaten als Text. Wer Bilder nicht laden lässt, muss die wichtigsten Angaben trotzdem sehen können.
Wählen Sie den Anwendungsmodus
Die Domainsignatur kennt Off, Default und Enforced. Die Modi haben unterschiedliche Aufgaben.
Off schaltet die gemeinsame Signatur aus. Nutzer verwalten ihre Signaturen selbst.
Default setzt eine anfängliche Signatur für neue Absenderadressen. Das eignet sich als anpassbare Grundlage. Eine Änderung der Domainvorlage bedeutet nicht automatisch eine verbindliche Aktualisierung aller schon eingerichteten Signaturen.
Enforced verwendet im Webmail die Domainsignatur anstelle der persönlichen Signatur der Absenderadresse. Der Modus passt, wenn bei Nachrichten aus TrekMail webmail ein einheitlicher Informationsblock erforderlich ist.
Wählen Sie nach dem Arbeitsablauf. Dürfen Mitarbeitende eigene Kontaktblöcke pflegen, kann eine Startvorlage genügen. Wird der gemeinsame Block zentral gepflegt, brauchen Sie die verbindliche Anwendung im Webmail und eine eigene Lösung für externe Programme.
Prüfen Sie den Wechsel der Absenderadresse
Eine Person kann anna@studio.example und sales@shop.example nutzen. Die Signatur muss zur Adresse im Feld „Von“ passen, nicht nur zur angemeldeten Person.
In TrekMail sind Signaturen mit erlaubten Absenderadressen und deren Domains verbunden. Öffnen Sie die Einstellungen für Adressen und Signaturen, prüfen Sie die verfügbaren Adressen und erstellen Sie mit jeder einen Entwurf.
Testen Sie eine neue Nachricht, eine Antwort und einen Absenderwechsel. Kontrollieren Sie die Position des Kontaktblocks zur bisherigen Korrespondenz und mögliche doppelte Signaturen, die jemand manuell ergänzt hat.
Für einen Vergleich verwenden Sie zwei Postfächer derselben Domain. Öffnen Sie die Nachrichten bei einem externen Empfänger und prüfen Sie Text, Links, Zeilenumbrüche und Bilddarstellung. Das zeigt das tatsächlich empfangene Ergebnis besser als eine einzelne Vorschau.
Organisieren Sie spätere Änderungen
Bestimmen Sie, wer die Vorlage bei neuen Telefonnummern, Website-Adressen oder Firmennamen aktualisiert. Bewahren Sie den freigegebenen Text zentral auf, statt ihn aus alten Nachrichten rekonstruieren zu lassen.
Geben Sie Outlook- und Apple-Mail-Nutzern denselben Text mit einer eigenen Anleitung. Die Webmail-Domaineinstellung schreibt Nachrichten externer Anwendungen nicht um. Ist ein gemeinsamer Block für bestimmte Postfächer verpflichtend, vereinbaren Sie im Voraus, aus welcher Oberfläche diese ihre geschäftlichen Nachrichten senden.
