Ein Inhaber kann Studio, Shop und Schulungsbetrieb in einem TrekMail-Konto verwalten. Ein gemeinsames Konto bedeutet nicht, dass jeder Beschäftigte alle Marken sehen sollte. Halten Sie zuerst die Zuständigkeiten fest, damit bei jedem Postfach klar bleibt, wer sich darum kümmert.
Zugriffe pro Marke aufschreiben
Notieren Sie pro Domain Postfachverantwortliche, Administratoren, Antwortadresse, SMTP-Route und erwarteten Speicherbedarf. Betrachten Sie die Liste danach aus Sicht eines Shopmitarbeiters: Welche Aufgaben braucht er, welche Studio- oder Schulungsressourcen gehören nicht zu seiner Rolle? Prüfen Sie Verwaltung und Zugriff auf Nachrichten getrennt. Die Domains teilen Kontoressourcen; eigene Markennamen erzeugen keine unabhängigen Speicherbudgets oder Abrechnungskonten.
Unterscheiden Sie Konto, Domain und Postfach
Das Konto bündelt die Verwaltung und die Ressourcen des Dienstes. Die Domain bestimmt den Teil der Adresse nach dem @. Das Postfach speichert Nachrichten und gewährt einer Person oder den Mitgliedern einer gemeinsamen Mailbox Zugriff.
Das Studio kann anna@studio.example und hello@studio.example verwenden. Der Shop hat sales@shop.example und orders@shop.example. Das gleiche Wort sales in zwei Firmendomains verbindet die Adressen nicht automatisch.
Zeichnen Sie zunächst drei Ebenen auf: Konto, Domains, Postfächer. Schreiben Sie zu jedem Postfach die verantwortliche Person. Die Liste hilft beim Start und später, wenn sich das Team verändert oder ein Projekt eine eigene Administration bekommt.
Binden Sie jede Domain einzeln an
Fügen Sie die Domains in TrekMail hinzu und holen Sie deren jeweilige DNS-Einstellungen ab. DNS enthält die Einträge, mit denen andere Dienste Website und E-Mail finden. MX gibt an, wohin eingehende Nachrichten geliefert werden.
Prüfen Sie jede Domain einzeln, auch wenn alle beim gleichen Registrar gekauft wurden. Der Shop kann bereits E-Mail bei einem anderen Anbieter nutzen, während das Bildungsprojekt neu startet. Bereiten Sie bei einer aktiven Domain die Adressen und den Umzug alter Nachrichten vor, bevor Sie den Zustellweg ändern.
Die Anleitung zum Hinzufügen von Domains beschreibt einzelne Einträge und den Sammelimport. Ein Import spart Eingaben, aber die DNS-Prüfung gilt weiterhin für jede Domain. Ein bereites Projekt bestätigt nicht die Bereitschaft aller anderen.
Entscheiden Sie, welche Adressen zusammengehören
Ein Inhaber kann Anfragen zweier Projekte über erlaubte Zusatzadressen in seinem Postfach lesen. Für einen Shopmitarbeiter und eine Lehrkraft sind meist getrennte Postfächer sinnvoll: Aufgaben und Korrespondenz unterscheiden sich.
Antworten mehrere Menschen auf support@, kommt ein gemeinsames Postfach mit persönlichen Rechten infrage. Empfängt eine Person zwei Adressen für dieselbe Aufgabe, kann ein Alias ausreichen. Fassen Sie Adressen nicht nur zusammen, damit die Liste kürzer aussieht.
Verteilen Sie auch die Verwaltung nach Aufgaben. Weisen Sie die nötigen Domains und eine geeignete Rolle zu. Domainverwaltung und Postfachanmeldung sind unterschiedliche Vorgänge und sollten separat geprüft werden. Eine Kundenverwaltung unter Ihrer Marke benötigt die entsprechende White-Label-Einrichtung.
Planen Sie Versand und gemeinsame Ressourcen
Legen Sie für jede Domain den Versandweg fest. SMTP überträgt ausgehende Nachrichten. Eine TrekMail-Domain kann mit Starter, Pro oder Agency den integrierten SMTP-Dienst oder ein gespeichertes Profil eines externen Anbieters nutzen. Für neue Domains lässt sich eine Vorgabe wählen. Die Anleitung zum SMTP-Routing pro Domain erklärt die Details.
Prüfen Sie Absendername und Signatur für jedes Geschäft. Empfänger einer Shopnachricht sollten die Shopadresse sehen, auch wenn der Inhaber mehrere Projekte über eine Oberfläche betreut.
Schätzen Sie anschließend den gesamten Speicherbedarf. Ein Studioarchiv mit Anhängen kann gemeinsame Ressourcen schneller verbrauchen als die Korrespondenz des Bildungsprojekts. Vergleichen Sie Domainzahl, Postfächer und Speicher mit den Tarifbedingungen.
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