Je kunt als eigenaar een studio, winkel en opleidingsbedrijf in één TrekMail-account beheren. Dat betekent niet dat elke medewerker alle merken moet zien. Begin met een overzicht van verantwoordelijkheden, zodat bij elke mailbox duidelijk blijft wie de berichten afhandelt.
Maak een toegangsoverzicht per merk
Noteer per domein de mailboxverantwoordelijken, beheerders, het antwoordadres, de SMTP-route en verwachte opslag. Bekijk het overzicht daarna als winkelmedewerker: welke taken zijn nodig en welke studio- of opleidingsgegevens vallen buiten die rol? Controleer beheer en toegang tot berichten afzonderlijk. Domeinen delen accountmiddelen; verschillende merknamen leveren geen onafhankelijke opslagbudgetten of facturatieaccounts op.
Houd account, domeinen en mailboxen uit elkaar
Het account bundelt beheer en beschikbare voorzieningen. Het domein bepaalt het gedeelte achter @. De mailbox bewaart berichten en geeft toegang aan een persoon of aan leden van een gedeelde mailbox.
De studio kan anna@studio.example en hello@studio.example hebben. De webshop gebruikt sales@shop.example en orders@shop.example. Hetzelfde woord sales op verschillende domeinen voegt die adressen niet automatisch samen.
Teken eerst drie niveaus: account, domeinen en mailboxen. Zet bij elke mailbox wie ervoor verantwoordelijk is. Deze lijst helpt bij de inrichting en later wanneer het team verandert of een project een eigen beheerder krijgt.
Sluit elk domein afzonderlijk aan
Voeg de domeinen toe aan TrekMail en haal voor elk de DNS-instellingen op. DNS bevat de records waarmee andere diensten de website of mail vinden. MX geeft aan waar inkomende berichten naartoe moeten.
Controleer de domeinen één voor één, ook als ze bij dezelfde registrar zijn gekocht. De webshop kan al mail bij een andere provider hebben, terwijl het opleidingsproject nieuw is. Bereid bij een bestaand domein adressen en de overdracht van oude berichten voor voordat je de route wijzigt.
De handleiding voor domeinen toevoegen beschrijft losse toevoeging en bulkimport. Import bespaart invoerwerk, maar de DNS-controle blijft per domein gelden. Een gereed eerste project maakt de rest nog niet gereed.
Kies welke adressen je wilt samenbrengen
Een eigenaar kan aanvragen van twee projecten via toegestane extra adressen in zijn eigen mailbox lezen. Voor een winkelmedewerker en een docent zijn aparte mailboxen meestal handiger: zij hebben andere taken en gesprekken.
Beantwoorden meerdere mensen support@, denk dan aan een gedeelde mailbox met persoonlijke rechten. Ontvangt één persoon berichten voor twee namen van dezelfde rol, dan kan een alias genoeg zijn. Voeg adressen samen vanwege het werk, niet alleen om de lijst korter te maken.
Verdeel ook het beheer naar taak. Wijs de nodige domeinen en een passende rol toe. Een domein beheren en een mailbox openen zijn verschillende handelingen; controleer de toegang apart. Klantenbeheer onder je eigen merk vraagt om de bijbehorende White Label-inrichting.
Plan verzending en gezamenlijke ruimte
Bepaal voor elk domein hoe berichten worden verstuurd. SMTP geeft uitgaande mail door. Een domein kan in TrekMail de ingebouwde SMTP van Starter, Pro of Agency gebruiken, of een opgeslagen profiel van een externe provider. Voor nieuwe domeinen kun je een standaard kiezen. De handleiding voor SMTP per domein geeft details.
Test de afzendernaam en handtekening voor elk bedrijf. De ontvanger van een webshopbericht hoort het webshopadres te zien, ook wanneer de eigenaar meerdere projecten vanuit één scherm beheert.
Schat daarna het totale opslaggebruik. Het studioarchief met bijlagen kan de gezamenlijke ruimte sneller vullen dan de mail van het opleidingsproject. Vergelijk domeinen, mailboxen en opslag met de abonnementsvoorwaarden.
Lees verder
- E-mailhosting voor meerdere domeinen: groeien met behoud van controle
- Veertig domeinen, één account en geen spreadsheet
- Vijf mensen, vijftien mailadressen: wat betaal je eigenlijk?
- Hoe voorkom ik antwoorden vanaf het verkeerde bedrijfsadres?
- Hoe houd ik twee merken bij verschillende SMTP-providers?
