Als het telefoonnummer of de website verandert, bewijst een aangepast webmailsjabloon niet dat alle medewerkers een nieuwe handtekening hebben. Bepaal eerst welke afzenderadressen het domeinsjabloon gebruiken en wie in Outlook, Apple Mail of een andere app schrijft.
Controleer een nieuw bericht en een antwoord
Kies twee mailboxen en stuur een nieuw bericht en een antwoord naar een eigen extern adres. Wissel From als iemand een ander merk vertegenwoordigt. Bekijk ontvangen tekst, links en afbeeldingen en vergelijk webmail met een mailapp. Bij Default kunnen bestaande identiteiten de oude handtekening houden; Enforced past de domeinregel toe in webmail. Noteer wie de handtekening in de app moet aanpassen en geef de afgesproken tekst. Een SMTP-verbinding voegt niet automatisch een handtekening toe.
Schrijf een tekst die bij het hele domein past
Gebruik alleen gegevens die voor de betrokken mailboxen hetzelfde zijn. Bedrijfsnaam, website en kantoornummer passen in een gezamenlijk blok. Het mobiele nummer van één medewerker zou in zo'n sjabloon snel fouten veroorzaken.
Ga er niet van uit dat de dienst automatisch een naam of functie vervangt die als gewone tekst is ingevoerd. Bepaal bij persoonlijke gegevens waar medewerkers die bijhouden en hoe ze naast de gezamenlijke informatie komen. Maak voor verschillende merken een handtekening op elk bijbehorend domein.
De tekst moet zonder afbeeldingen begrijpelijk blijven. Gebruik je een logo, zet naam en contactgegevens er dan ook als tekst bij. Wie afbeeldingen niet laat laden moet de belangrijkste informatie kunnen lezen.
Kies de juiste modus
De domeinhandtekening kent Off, Default en Enforced. Ze hebben elk een andere bedoeling.
Off zet de gezamenlijke handtekening uit. Gebruikers beheren hun eigen teksten.
Default geeft nieuwe afzenderadressen een beginhandtekening. Dat is geschikt als basis die iemand zelf mag aanpassen. Een wijziging aan het domeinsjabloon betekent niet dat alle eerder ingestelde handtekeningen verplicht worden bijgewerkt.
Enforced gebruikt in webmail de domeinhandtekening in plaats van de persoonlijke handtekening van het afzenderadres. Dit past wanneer het bedrijf dezelfde informatie wil in berichten die via TrekMail webmail worden geschreven.
Kies volgens de werkwijze. Mogen medewerkers verschillende contactblokken hebben, dan kan een startsjabloon genoeg zijn. Wordt het gezamenlijke blok centraal beheerd, dan zijn verplichte toepassing in webmail en een aparte oplossing voor externe programma's nodig.
Test bij het wisselen van afzender
Eén persoon kan anna@studio.example en sales@shop.example gebruiken. De handtekening moet horen bij het gekozen adres in het veld Van, niet alleen bij de ingelogde persoon.
In TrekMail hangen handtekeningen samen met toegestane afzenderadressen en hun domeinen. Open de instellingen voor adressen en handtekeningen, bekijk de beschikbare adressen en maak met elk een concept.
Test een nieuw bericht, een antwoord en een bericht waarvan je de afzender verandert. Bekijk de plaats van het contactblok ten opzichte van eerdere tekst en let op een tweede handtekening die iemand handmatig heeft toegevoegd.
Gebruik voor een gezamenlijke controle twee mailboxen op hetzelfde domein. Open hun berichten bij een externe ontvanger en vergelijk tekst, links, regeleinden en afbeeldingen. Zo zie je het ontvangen resultaat in plaats van alleen een voorbeeld in de editor.
Regel latere wijzigingen
Spreek af wie het sjabloon bijwerkt als telefoon, website of bedrijfsnaam verandert. Bewaar de goedgekeurde tekst op één plek, zodat medewerkers die niet uit oude mails hoeven over te nemen.
Geef Outlook- en Apple Mail-gebruikers dezelfde tekst met een aparte instructie. De domeininstelling voor webmail herschrijft geen bericht dat een extern programma heeft gemaakt. Is een gezamenlijk blok verplicht voor bepaalde mailboxen, spreek dan vooraf af vanuit welk programma die hun werkmail versturen.
