Eén domein kan aparte postvakken hebben voor familieleden die hun eigen correspondentie willen. Spreek eerst af wie het domein beheert en de toegang kan herstellen. Dan kun je adressen blijven gebruiken bij een nieuwe telefoon of een andere mailprovider.
Begin met twee personen, ieder met een eigen postvak, wachtwoord en begrijpelijke herstelmogelijkheid. Een extra adres dat bij iemand anders aankomt kan nuttig zijn, maar is geen privéaccount voor een tweede persoon.
Spreek af wie het domein beheert
Kies wie de verlenging betaalt, de registrargegevens bewaart en mailinstellingen bijhoudt. De registrar beheert de domeinnaam; de mailhost bewaart berichten. Dat kunnen verschillende bedrijven zijn.
Gebruik voor herstel van de registrartoegang liefst ook een adres buiten het gezinsdomein. Anders kan een domeinprobleem zowel de mail als het herstelbericht blokkeren. Bewaar alternatieve inlogmogelijkheden op een plek die de verantwoordelijke kan bereiken.
Stel na toevoeging aan de maildienst de DNS-records volgens de instructie in. MX stuurt inkomende berichten naar de mailservers. Records voor uitgaande authenticatie helpen ontvangers controleren of de verzenddienst is toegestaan.
Maak persoonlijke mailboxen en extra adressen
Willen Anna en Ivan ieder hun eigen gesprekken, maak dan twee zelfstandige mailboxen in TrekMail. ivan@example.com als alias van Anna laat zijn mail bij haar aankomen. Ivan krijgt daarmee geen eigen wachtwoord of persoonlijke ruimte.
Een alias is wel handig voor een ander doel. Anna kan reisdocumenten voor het gezin op travel@example.com in haar eigen mailbox ontvangen. Eén afgesproken persoon houdt dat extra adres bij. De alias-handleiding legt deze adressen uit.
Spreek bij een gezamenlijk adres af wie leest en antwoordt. De naam family@example.com maakt het niet automatisch toegankelijk voor iedereen. Toegang en bezorgroute moet je apart instellen.
Gebruik verschillende wachtwoorden voor persoonlijke mailboxen. De beheerder is verantwoordelijk voor de dienst. Bespreek diens rechten en mogelijkheden voor herstel met elke gebruiker. Dat vraagt om vertrouwen.
Verbind apparaten en test antwoorden
Begin met inloggen op webmail. Stuur elk gezinslid vanaf een extern adres een bericht en ontvang een antwoord. Richt daarna de vertrouwde programma's op telefoons en computers in.
De exacte servers en inlogmethoden staan in Apps & devices van de mailbox. IMAP is voor lezen en mappen synchroniseren; SMTP voor verzenden. Bij handmatige instelling helpt de handleiding met TrekMail-instellingen.
Een apart app-wachtwoord per apparaat maakt het mogelijk de toegang van een verloren telefoon in te trekken zonder alle mailverbindingen te wijzigen. Agenda en contacten verbind je los als het gezin die wil gebruiken. Eén IMAP-account toevoegen neemt ze niet automatisch mee.
Test na toevoeging van een telefoon nog een bericht en antwoord. Staat de mail op de computer als gelezen maar toont de telefoon nog de oude status, controleer dan eerst of beide de juiste mailbox gebruiken.
Plan ruimte en dagelijks beheer
Bekijk de totale accountopslag en hoe je die wilt verdelen. De ene persoon krijgt korte berichten, de andere regelmatig foto's en documenten. Plan op basis van het gebruik per persoon.
Vergelijk in de TrekMail-abonnementen het aantal mailboxen, opslag en verzending. Nano heeft een eigen uitgaande SMTP nodig. Beheerde verzending is vanaf Starter beschikbaar. Ook aliassen hangen van het abonnement af.
Laat een overdrachtsnotitie achter
Noteer wie het domein verlengt, wie kan overnemen en waar registrar en mailprovider te vinden zijn. Houd ook een herstelcontact buiten het familiedomein. Leg de bevoegdheden van de beheerder uit; aparte wachtwoorden nemen die niet volledig weg.
Test een bericht en antwoord op de gewone apparaten. Houd rekening met de gezamenlijke opslag en gekozen verzendroute. Dit betekent geen speciaal familieabonnement, ouderlijk toezicht of onbeperkte accounts.
Lees verder
- E-mail voor elk lid, elke leerling of vrijwilliger
- E-mailalias of mailbox: wat heb je nodig?
- Zakelijke e-mail starten terwijl je website nog wordt gebouwd
- Dezelfde werkmail op telefoon en computer controleren
- Eén aanmeldalias krijgt spam. Kan ik alleen dat adres vervangen?
