שלושה מותגים בחשבון דואר אחד: מי רואה מה?

בעל עסק יכול לנהל סטודיו, חנות ופעילות הדרכה בחשבון TrekMail אחד. אין פירוש הדבר שכל עובד צריך לראות את כל המותגים. התחילו במפת אחריות, כדי שגם תחת לוח ניהול משותף יהיה ברור מי מטפל בכל תיבה.

הכינו טבלת גישה לכל מותג

רשמו לכל דומיין אחראי תיבות, מנהלים, כתובת תשובה, מסלול SMTP ונפח צפוי. אחר כך בדקו את הטבלה מנקודת המבט של עובד החנות: אילו פעולות דרושות לו ואילו משאבי הסטודיו או ההדרכה מחוץ לתפקידו? בדקו ניהול וגישה לתכתובת בנפרד. הדומיינים חולקים משאבי חשבון; שמות מותג שונים אינם יוצרים תקציבי אחסון או חשבונות חיוב עצמאיים.

הפרידו בין חשבון, דומיין ותיבה

החשבון מרכז את ניהול השירות ואת המשאבים. הדומיין הוא החלק שמופיע אחרי @ בכתובת. התיבה שומרת הודעות ומאפשרת גישה למשתמש מסוים או לחברי תיבה משותפת.

לסטודיו יכולות להיות anna@studio.example ו-hello@studio.example. לחנות יהיו sales@shop.example ו-orders@shop.example. אותו שם, למשל sales, בדומיינים שונים לא מחבר את הכתובות באופן אוטומטי.

התחילו ברשימה בשלוש רמות: חשבון, דומיינים ותיבות. ליד כל תיבה רשמו מי אחראי לה. הרשימה תעזור בהקמה וגם בהמשך, כשהצוות ישתנה או כשאחד המיזמים יקבל מנהל משלו.

חברו כל דומיין בנפרד

הוסיפו את הדומיינים ל-TrekMail וקבלו הגדרות DNS לכל אחד. רשומות DNS עוזרות לשירותים אחרים למצוא את האתר או הדואר של הדומיין. רשומת MX קובעת לאן יגיע הדואר הנכנס.

בדקו כל דומיין גם אם כולם נרכשו אצל אותו רשם. ייתכן שלחנות כבר יש דואר אצל ספק אחר, ולמיזם הלימודים החדש עדיין אין. בדומיין פעיל הכינו את הכתובות ותוכנית להעברת ההודעות הישנות לפני שינוי מסלול הקבלה.

המדריך להוספת דומיין מתאר הוספה בודדת וייבוא מרוכז. ייבוא רשימה חוסך עבודה, אבל בדיקת ה-DNS עדיין מתייחסת לכל דומיין בנפרד. אישור של הדומיין הראשון לא אומר שכולם מוכנים.

החליטו אילו כתובות באמת צריכות להתחבר

בעל העסק יכול לקבל פניות משני מיזמים באותה תיבה באמצעות כתובות נוספות שהוגדרו עבורו. לעובד בחנות ולמורה במיזם הלימודים בדרך כלל מתאימות תיבות נפרדות, כי יש להם משימות, התכתבויות והיסטוריה שונות.

אם כמה אנשים עונים ל-support@, שקלו תיבה משותפת עם הרשאות אישיות. אם אדם אחד מקבל הודעות לשתי כתובות של אותו תפקיד, ייתכן שכינוי יספיק. חברו כתובות לפי צורכי העבודה, ולא רק כדי לקצר את הרשימה.

גם הרשאות ניהול מחלקים לפי משימות. הקצו לעובד דומיינים נדרשים ותפקיד מתאים. ניהול דומיין וכניסה לתיבה הם פעולות שונות, ולכן יש לבדוק כל אחת בנפרד. ממשק ניהול ללקוחות תחת המותג שלכם דורש הגדרת White Label מתאימה.

תכננו שליחה ומשאבים משותפים

בחרו מסלול שליחה לכל דומיין. SMTP מעביר הודעות יוצאות. ב-TrekMail דומיין יכול להשתמש ב-SMTP המובנה ב-Starter, Pro או Agency, או בפרופיל שמור של ספק חיצוני. אפשר לבחור ברירת מחדל לדומיינים חדשים. הפרטים נמצאים במדריך לניתוב SMTP לפי דומיין.

בדקו שם שולח וחתימה עבור כל עסק. מי שמקבל מייל מהחנות צריך לראות את כתובת החנות, גם אם הבעלים מנהל כמה מיזמים מתוך ממשק אחד.

לאחר מכן העריכו את האחסון הכולל. ארכיון הסטודיו עם קבצים מצורפים עשוי לצרוך את המכסה המשותפת מהר יותר מהתכתבות של מיזם הלימודים. השוו את מספר הדומיינים, התיבות והנפח לתנאי המסלול.