כשמספר הטלפון או האתר משתנים, שינוי תבנית בדואר הדפדפן אינו מוכיח שכל חתימות העובדים עודכנו. בדקו קודם אילו כתובות שולח משתמשות בתבנית הדומיין ומי כותב דרך Outlook, Apple Mail או יישום אחר.
בדקו הודעה חדשה ותשובה לאחר השינוי
בחרו שתי תיבות ושלחו הודעה חדשה ותשובה לכתובת חיצונית בשליטתכם. החליפו From אם המשתמש מייצג מותג נוסף. בדקו טקסט, קישורים ותמונות שהתקבלו והשוו בין דואר הדפדפן ליישום. ב-Default זהויות קיימות עלולות לשמור חתימה ישנה; Enforced מחיל את כלל הדומיין בדואר הדפדפן. רשמו מי צריך לעדכן חתימה ביישום ותנו לו את הנוסח המאושר. חיבור SMTP אינו מוסיף חתימה אוטומטית.
הכינו טקסט שמתאים לכל הדומיין
כללו בחתימה רק פרטים שבאמת זהים בתיבות הרלוונטיות. שם החברה, אתר וטלפון המשרד מתאימים לחלק משותף. מספר הנייד האישי של עובד מסוים עלול ליצור טעויות אם ייכלל בתבנית כללית.
אל תניחו שהמערכת תחליף בעצמה שם או תפקיד בתוך טקסט רגיל. אם צריך פרטים אישיים, החליטו היכן העובדים ישמרו אותם ואיך יחברו אותם למידע המשותף. למותגים שונים הכינו חתימות נפרדות בדומיינים המתאימים.
השאירו את החתימה מובנת גם בלי תמונות. לצד לוגו הוסיפו את שם החברה ופרטי הקשר כטקסט רגיל. מי שחוסם טעינת תמונות עדיין צריך לראות את המידע העיקרי.
בחרו איך החתימה תחול
בהגדרות חתימת הדומיין יש מצבים Off, Default ו-Enforced. לכל אחד מטרה אחרת.
Off מכבה את החתימה המשותפת. המשתמשים מנהלים את החתימות שלהם בעצמם.
Default נותן חתימה התחלתית לזהויות שולח חדשות. הוא מתאים כשעובד צריך בסיס מוכן שאפשר לשנות. עדכון תבנית הדומיין לא אמור להיחשב לעדכון מחייב של כל חתימה שכבר הוגדרה בעבר.
Enforced מחיל את חתימת הדומיין בוובמייל במקום החתימה האישית של זהות השולח. הוא מתאים לחברה שצריכה מידע אחיד בהודעות שנכתבות בוובמייל של TrekMail.
בחרו מצב לפי דרך העבודה. אם מותר לעובדים להשתמש בפרטי קשר שונים, תבנית התחלתית יכולה להספיק. אם החברה מתחזקת חלק חובה משותף, תצטרכו אכיפה בוובמייל ופתרון נפרד לתוכנות חיצוניות.
בדקו חתימה כשמחליפים כתובת שולח
לאדם אחד עשויות להיות כמה כתובות, כמו anna@studio.example ו-sales@shop.example. החתימה צריכה להתאים לכתובת שנבחרה בשדה From, ולא רק לזהות האדם שנכנס לתיבה.
ב-TrekMail החתימות קשורות לכתובות השולח המורשות ולדומיינים שלהן. פתחו את הגדרות הכתובות והחתימות, בדקו אילו כתובות זמינות וצרו טיוטה עם כל אחת.
בדקו הודעה חדשה, תשובה והודעה שבה הוחלף השולח. ראו היכן מופיעים פרטי הקשר ביחס להתכתבות הקודמת ואם נוספה חתימה מיותרת שהעובד הכניס ידנית.
לבדיקה רחבה אפשר להשתמש בשתי תיבות מאותו דומיין. פתחו את ההודעות אצל נמען חיצוני והשוו טקסט, קישורים, ירידות שורה ותצוגת תמונה. כך רואים את התוצאה בפועל ולא רק תצוגה מקדימה בעורך.
תכננו את העדכונים הבאים
קבעו מי מעדכן את התבנית כשמשתנים הטלפון, האתר או שם החברה. שמרו את הנוסח המאושר במקום אחד, כדי שעובדים לא ישחזרו אותו מהודעות ישנות של עמיתים.
למשתמשי Outlook ו-Apple Mail מסרו את אותו נוסח מאושר בהוראות נפרדות. הגדרת הדומיין בוובמייל לא משכתבת את גוף ההודעה שנכתבה בתוכנה חיצונית. אם חתימה אחידה חובה עבור קבוצה מסוימת, סכמו מראש מאיזה ממשק היא שולחת דואר עסקי.
