Définir une signature e-mail pour tout un domaine

Vous souhaitez que tous les e-mails envoyés par votre équipe depuis yourcompany.com se terminent par la même signature ? Ouvrez l’onglet Signature du domaine et configurez-la une seule fois, sans demander à chacun de la coller dans ses propres réglages. Elle peut servir de point de départ aux nouvelles identités ou devenir obligatoire pour tous les envois depuis le webmail.

Dans quels cas est-ce utile ?

• Un nouveau commercial doit disposer de la signature de l’entreprise dès son arrivée.
• Le service juridique exige une mention de confidentialité sur les messages sortants.
• Le marketing a approuvé un nouveau slogan ou bloc de coordonnées pour toute l’équipe.
• Vous gérez la marque d’un client et devez harmoniser les coordonnées de ses boîtes aux lettres.

Ouvrir l’onglet Signature

Ouvrez Domaines, sélectionnez le domaine, puis l’onglet Signature. Vous devez être autorisé à modifier le domaine pour enregistrer les changements. Les membres en lecture seule voient l’onglet, mais ne peuvent pas en modifier les réglages.

Trois éléments sont à définir : le mode de signature, sa position dans les réponses et son contenu.

Choisir le fonctionnement de la signature

Sélectionnez l’un des modes suivants :

• Désactivée : Le domaine n’a pas de signature partagée. Chaque propriétaire gère sa propre signature dans le webmail.
• Par défaut pour les nouvelles boîtes : Toute nouvelle identité d’envoi du domaine reçoit cette signature. Son propriétaire peut ensuite la modifier ou la supprimer. Les identités existantes ne sont pas écrasées.
• Obligatoire pour tous les envois du webmail : Le webmail ajoute cette signature à chaque message envoyé depuis le domaine. Les signatures personnelles ne la remplacent pas. C’est le meilleur choix pour une mention légale obligatoire.

Choisir sa position dans les réponses

Lors d’une réponse, le message d’origine est cité sous le nouveau texte. Choisissez de placer la signature avant ou après cette citation. La position avant correspond au comportement habituel de Gmail et Outlook. La position après convient parfois mieux à une longue mention légale qui doit terminer l’ensemble de la conversation.

Rédiger et contrôler la signature

L’éditeur accepte le texte mis en forme, les titres, listes, couleurs, liens, tableaux et images. Vous pouvez coller une signature HTML existante, mais TrekMail retire le HTML dangereux lors de l’enregistrement. Envoyez-vous ensuite un message de test pour vérifier le rendu final.

Les images doivent utiliser une URL HTTPS publique que les destinataires peuvent ouvrir sans se connecter. Une image disponible uniquement sur le réseau interne de l’entreprise ne s’affichera pas chez eux.

Réinitialiser efface le contenu de la signature, mais conserve le mode et la position choisis. Enregistrez après la réinitialisation pour appliquer le changement.

Messages concernés

Une signature de domaine obligatoire est ajoutée aux messages rédigés dans le webmail TrekMail. Outlook, Apple Mail, Thunderbird et les autres applications IMAP utilisent leurs propres réglages. Configurez-y une signature équivalente si l’uniformité est importante.

Automatiser la configuration des domaines

Les équipes qui automatisent la configuration des domaines peuvent gérer les mêmes réglages par l’API REST. Pour un usage normal en équipe, l’onglet Signature reste le moyen le plus simple. Consultez la présentation de l’API pour l’authentification et les endpoints.