Eine E-Mail-Signatur für die gesamte Domain einrichten

Soll jede E-Mail Ihres Teams von yourcompany.com mit derselben Signatur enden? Öffnen Sie bei der Domain den Tab Signatur und richten Sie sie einmal zentral ein. Niemand muss sie dann in die eigenen Einstellungen kopieren. Sie kann als Ausgangspunkt für neue Absenderidentitäten dienen oder für jeden Versand aus Webmail verbindlich sein.

Wann ist das hilfreich?

• Ein neues Vertriebsmitglied soll vom ersten Tag an die Unternehmenssignatur verwenden.
• Die Rechtsabteilung verlangt einen Vertraulichkeitshinweis in ausgehenden Nachrichten.
• Das Marketing hat einen neuen Slogan oder Kontaktblock für das ganze Team freigegeben.
• Sie verwalten die Marke eines Kunden und benötigen in allen Postfächern dieselben Kontaktdaten.

Den Tab Signatur öffnen

Öffnen Sie Domains, wählen Sie die Domain und anschließend Signatur. Zum Speichern benötigen Sie die Berechtigung, die Domain zu bearbeiten. Teammitglieder mit Lesezugriff können den Tab sehen, aber seine Einstellungen nicht ändern.

Drei Dinge sind festzulegen: der Signaturmodus, die Position in Antworten und der Inhalt der Signatur.

Funktionsweise der Signatur wählen

Wählen Sie einen dieser Modi:

• Aus: Die Domain hat keine gemeinsame Signatur. Jeder Postfachinhaber verwaltet die eigene Webmail-Signatur.
• Standard für neue Postfächer: Eine neue Absenderidentität der Domain beginnt mit dieser Signatur. Der Postfachinhaber darf sie später ändern oder entfernen. Bestehende Identitäten werden nicht überschrieben.
• Bei jedem Webmail-Versand verbindlich: Webmail fügt die Signatur jeder Nachricht der Domain hinzu. Persönliche Webmail-Signaturen ersetzen sie nicht. Dieser Modus eignet sich am besten für einen vorgeschriebenen Rechtshinweis.

Position in Antworten wählen

Beim Antworten wird die ursprüngliche Nachricht unter dem neuen Text zitiert. Entscheiden Sie, ob die Signatur vor oder nach dem zitierten Text stehen soll. Davor entspricht dem vertrauten Verhalten von Gmail und Outlook. Danach kann bei einem langen Rechtshinweis sinnvoll sein, der den gesamten Verlauf abschließen soll.

Signatur schreiben und prüfen

Der Editor unterstützt formatierten Text, Überschriften, Listen, Farben, Links, Tabellen und Bilder. Sie können eine vorhandene HTML-Signatur einfügen; TrekMail entfernt beim Speichern jedoch unsicheres HTML. Senden Sie sich danach eine Testnachricht, um das endgültige Erscheinungsbild zu prüfen.

Bilder müssen eine öffentliche HTTPS-Adresse verwenden, die Empfänger ohne Anmeldung öffnen können. Ein Bild, das nur im internen Firmennetz verfügbar ist, wird den Empfängern nicht angezeigt.

Zurücksetzen löscht den Signaturtext, behält aber Modus und Antwortposition bei. Speichern Sie anschließend, um die Änderung anzuwenden.

Welche Nachrichten erfasst werden

Eine verbindliche Domain-Signatur wird Nachrichten hinzugefügt, die in TrekMail Webmail verfasst werden. Outlook, Apple Mail, Thunderbird und andere IMAP-Programme verwenden eigene Signaturregeln. Richten Sie dort eine passende Signatur ein, wenn ein einheitlicher Auftritt wichtig ist.

Domain-Einrichtung automatisieren

Teams, die ihre Domain-Einrichtung automatisieren, können dieselben Einstellungen über die REST-API verwalten. Im normalen Teamalltag ist der Tab Signatur am einfachsten. Hinweise zu Authentifizierung und Endpoints finden Sie in der API-Übersicht.