הגדרת חתימת דואר אחידה לדומיין שלם

רוצים שכל הודעה שהצוות שולח מ-yourcompany.com תסתיים באותה חתימה? פתחו את הלשונית חתימה בדומיין והגדירו אותה פעם אחת, במקום לבקש מכל אדם להדביק אותה בהגדרות האישיות. אפשר להשתמש בה כנקודת התחלה לזהויות חדשות או לחייב אותה בכל שליחה מדואר הרשת.

מתי זה שימושי

• חבר חדש בצוות המכירות צריך את חתימת החברה מהיום הראשון.
• המחלקה המשפטית דורשת הודעת סודיות בדואר היוצא.
• צוות השיווק אישר סיסמה חדשה או אזור פרטי קשר עבור הצוות כולו.
• אתם מנהלים מותג של לקוח וזקוקים לאותם פרטי קשר בכל תיבות הדואר שלו.

פתיחת הלשונית חתימה

עברו אל דומיינים, בחרו את הדומיין ופתחו את חתימה. כדי לשמור שינויים דרושה הרשאה לעריכת הדומיין. חברי צוות עם גישת קריאה בלבד יכולים לראות את הלשונית, אך אינם יכולים לשנות את הגדרותיה.

יש להגדיר שלושה דברים: מצב החתימה, מיקומה בתשובות ותוכן החתימה.

בחירת אופן הפעולה של החתימה

בחרו באחד המצבים הבאים:

• כבויה: לדומיין אין חתימה משותפת. כל בעל תיבה מנהל את חתימת דואר הרשת שלו.
• ברירת מחדל לתיבות חדשות: כל זהות שליחה חדשה בדומיין מתחילה עם החתימה הזו. בעל התיבה יכול לשנות או להסיר אותה בהמשך. זהויות קיימות אינן נדרסות.
• חובה בכל שליחה מדואר הרשת: דואר הרשת מוסיף את החתימה לכל הודעה שנשלחת מהדומיין. חתימות אישיות אינן מחליפות אותה. זו הבחירה המתאימה ביותר להודעה משפטית שחייבת להופיע.

בחירת המיקום בתשובות

בעת כתיבת תשובה, ההודעה המקורית מצוטטת מתחת לטקסט החדש. בחרו אם החתימה תופיע לפני הטקסט המצוטט או אחריו. המיקום שלפניו מוכר מ-Gmail ומ-Outlook. המיקום שאחריו עשוי להתאים להערה משפטית ארוכה שאמורה להופיע בסוף השרשור כולו.

כתיבת החתימה ובדיקתה

העורך תומך בטקסט מעוצב, כותרות, רשימות, צבעים, קישורים, טבלאות ותמונות. אפשר להדביק חתימת HTML קיימת, אך TrekMail מסירה HTML לא בטוח בעת השמירה. לאחר ההדבקה, שלחו לעצמכם הודעת בדיקה כדי לוודא שהעיצוב הסופי תקין.

תמונות חייבות להשתמש בכתובת HTTPS ציבורית שהנמענים יכולים לפתוח ללא כניסה לחשבון. תמונה שזמינה רק ברשת הפנימית של החברה לא תופיע אצל הנמענים.

איפוס מוחק את טקסט החתימה, אך שומר על המצב ועל המיקום בתשובות. שמרו לאחר האיפוס כדי להחיל את השינוי.

אילו הודעות נכללות

חתימת דומיין מחייבת מתווספת להודעות שנכתבות בדואר הרשת של TrekMail. Outlook, Apple Mail, Thunderbird ויישומי IMAP אחרים משתמשים בהגדרות חתימה משלהם. אם נדרשת אחידות, הגדירו חתימה תואמת גם ביישומים האלה.

אוטומציה של הגדרת הדומיין

צוותים שמבצעים אוטומציה של הגדרת דומיינים יכולים לנהל את אותם פרטים דרך REST API. לשימוש צוותי רגיל, הלשונית חתימה היא האפשרות הפשוטה ביותר. להנחיות בנושא אימות ונקודות קצה, עיינו בסקירת ה-API.