Een e-mailhandtekening voor het hele domein instellen

Wil je dat elke e-mail die je team vanaf yourcompany.com verstuurt met dezelfde afsluiting eindigt? Open bij het domein het tabblad Handtekening en stel dit één keer centraal in. Je hoeft dan niet iedereen te vragen de tekst in de eigen instellingen te plakken. De handtekening kan als beginpunt voor nieuwe identiteiten dienen of verplicht worden bij ieder bericht vanuit webmail.

Wanneer is dit nuttig?

• Een nieuwe verkoopmedewerker moet vanaf de eerste dag de bedrijfshandtekening gebruiken.
• De juridische afdeling verlangt een vertrouwelijkheidsverklaring onder uitgaande berichten.
• Marketing heeft een nieuwe slogan of een nieuw contactblok voor het hele team goedgekeurd.
• Je beheert het merk van een klant en wilt in alle mailboxen dezelfde contactgegevens gebruiken.

Het tabblad Handtekening openen

Ga naar Domeinen, selecteer het domein en open Handtekening. Je hebt toestemming nodig om het domein te bewerken voordat je wijzigingen kunt opslaan. Teamleden met alleen leestoegang zien het tabblad wel, maar kunnen de instellingen niet wijzigen.

Je stelt drie onderdelen in: de handtekeningmodus, de positie in antwoorden en de handtekening zelf.

Kiezen hoe de handtekening werkt

Kies een van deze modi:

• Uit: Het domein heeft geen gedeelde handtekening. Iedere mailboxeigenaar beheert de eigen handtekening in webmail.
• Standaard voor nieuwe mailboxen: Een nieuwe verzendidentiteit op dit domein begint met deze handtekening. De mailboxeigenaar kan haar later aanpassen of verwijderen. Bestaande identiteiten worden niet overschreven.
• Verplicht bij alle verzending vanuit webmail: Webmail voegt deze handtekening toe aan elk bericht dat vanaf het domein wordt verzonden. Persoonlijke handtekeningen vervangen haar niet. Dit is de beste keuze voor een verplichte juridische tekst.

De positie in antwoorden kiezen

Bij een antwoord wordt het oorspronkelijke bericht onder de nieuwe tekst geciteerd. Kies of de handtekening voor of na die citaattekst komt. Ervoor is de bekende stijl van Gmail en Outlook. Erna kan logisch zijn voor een lange juridische voettekst die onderaan de hele berichtenreeks moet staan.

De handtekening schrijven en controleren

De editor ondersteunt opgemaakte tekst, koppen, lijsten, kleuren, koppelingen, tabellen en afbeeldingen. Je kunt een bestaande HTML-handtekening plakken, maar TrekMail verwijdert onveilige HTML bij het opslaan. Stuur jezelf na het plakken een testbericht om de uiteindelijke opmaak te controleren.

Afbeeldingen moeten een openbaar HTTPS-adres hebben dat ontvangers zonder aanmelding kunnen openen. Een afbeelding die alleen op het interne bedrijfsnetwerk staat, verschijnt niet bij ontvangers.

Opnieuw instellen wist de handtekeningtekst maar behoudt de gekozen modus en antwoordpositie. Sla daarna op om de wijziging toe te passen.

Welke berichten hieronder vallen

Een verplichte domeinhandtekening wordt toegevoegd aan berichten die in TrekMail Webmail zijn opgesteld. Outlook, Apple Mail, Thunderbird en andere IMAP-programma’s gebruiken hun eigen handtekeninginstellingen. Stel daar een overeenkomende handtekening in als een uniforme uitstraling belangrijk is.

Domeininstelling automatiseren

Teams die de inrichting van domeinen automatiseren, kunnen dezelfde instellingen via de REST API beheren. Voor normaal teamgebruik is het tabblad Handtekening het eenvoudigst. Bekijk het API-overzicht voor informatie over authenticatie en endpoints.