إعداد توقيع بريد موحد لنطاق كامل

هل تريد أن تنتهي كل رسالة يرسلها فريقك من yourcompany.com بالتوقيع نفسه؟ افتح علامة التوقيع في النطاق واضبطه مرة واحدة، بدلا من مطالبة كل شخص بلصقه في إعداداته. يمكنك جعله نقطة البداية للهويات الجديدة أو فرضه في كل إرسال من بريد الويب.

متى يكون ذلك مفيدا؟

• يحتاج عضو جديد في فريق المبيعات إلى توقيع الشركة منذ يومه الأول.
• يطلب القسم القانوني إشعار سرية في الرسائل الصادرة.
• وافق فريق التسويق على عبارة جديدة أو مجموعة بيانات اتصال للفريق كله.
• تدير علامة تجارية لعميل وتحتاج إلى بيانات الاتصال نفسها في جميع صناديقه.

فتح علامة التوقيع

افتح النطاقات، واختر النطاق، ثم افتح التوقيع. تحتاج إلى صلاحية تعديل النطاق لحفظ التغييرات. يستطيع أعضاء الفريق بصلاحية القراءة فقط رؤية العلامة، لكنهم لا يستطيعون تغيير إعداداتها.

هناك ثلاثة عناصر تضبطها: وضع التوقيع، وموضعه في الردود، ومحتوى التوقيع.

اختيار طريقة عمل التوقيع

اختر أحد الأوضاع التالية:

• متوقف: لا يستخدم النطاق توقيعا مشتركا. يدير كل مالك صندوق توقيعه الخاص في بريد الويب.
• افتراضي للصناديق الجديدة: تبدأ كل هوية إرسال جديدة في النطاق بهذا التوقيع. ويستطيع مالك الصندوق تغييره أو حذفه لاحقا. لا تستبدل هويات الإرسال القائمة.
• إلزامي في كل إرسال من بريد الويب: يضيف بريد الويب هذا التوقيع إلى كل رسالة ترسل من النطاق. ولا تحل التواقيع الشخصية محله. هذا أفضل خيار عندما يكون التنبيه القانوني إلزاميا.

اختيار موضعه في الردود

عند الرد، تقتبس الرسالة الأصلية أسفل النص الجديد. اختر وضع التوقيع قبل النص المقتبس أو بعده. وضعه قبل النص هو الأسلوب المعتاد في Gmail وOutlook. أما وضعه بعد النص فقد يناسب تذييلا قانونيا طويلا يجب أن يأتي في نهاية المحادثة كلها.

كتابة التوقيع والتحقق منه

يدعم المحرر النص المنسق والعناوين والقوائم والألوان والروابط والجداول والصور. يمكنك لصق توقيع HTML موجود، لكن TrekMail يزيل عناصر HTML غير الآمنة عند الحفظ. أرسل رسالة اختبار إلى نفسك بعد اللصق وتحقق من الشكل النهائي.

يجب أن تستخدم الصور عنوان HTTPS عاما يستطيع المستلمون فتحه دون تسجيل الدخول. لن تظهر للمستلمين صورة لا تتاح إلا داخل شبكة الشركة.

يمسح إعادة الضبط نص التوقيع، لكنه يحتفظ بالوضع وموضع الرد المختارين. احفظ بعد إعادة الضبط لتطبيق التغيير.

الرسائل التي يشملها

يضاف توقيع النطاق الإلزامي إلى الرسائل التي تكتب في بريد TrekMail على الويب. تستخدم تطبيقات Outlook وApple Mail وThunderbird وغيرها من تطبيقات IMAP إعدادات التوقيع الخاصة بها. اضبط فيها توقيعا مطابقا إذا كان الاتساق مهما.

أتمتة إعداد النطاق

تستطيع الفرق التي تؤتمت إعداد النطاقات إدارة الإعدادات نفسها عبر REST API. وفي الاستخدام العادي للفريق، تظل علامة التوقيع أبسط خيار. راجع نظرة عامة على API لمعرفة تفاصيل المصادقة ونقاط النهاية.