Impostare una firma e-mail per l’intero dominio

Vuoi che tutte le e-mail inviate dal team con yourcompany.com terminino con la stessa firma? Apri la scheda Firma del dominio e configurala una volta sola, senza chiedere a ogni persona di incollarla nelle proprie impostazioni. Può essere il punto di partenza per le nuove identità oppure diventare obbligatoria per ogni invio dal webmail.

Quando è utile

• Un nuovo collega del reparto vendite deve usare la firma aziendale fin dal primo giorno.
• L’ufficio legale richiede una nota di riservatezza sui messaggi in uscita.
• Il marketing ha approvato un nuovo slogan o blocco di contatti per tutto il team.
• Gestisci il marchio di un cliente e devi mantenere gli stessi recapiti in tutte le sue caselle.

Aprire la scheda Firma

Apri Domini, seleziona il dominio e poi Firma. Per salvare le modifiche devi avere il permesso di modificare il dominio. I membri del team con accesso in sola lettura possono vedere la scheda, ma non cambiarne le impostazioni.

Devi impostare tre elementi: la modalità della firma, la sua posizione nelle risposte e il contenuto della firma.

Scegliere come funziona la firma

Scegli una delle modalità seguenti:

• Disattivata: Il dominio non ha una firma condivisa. Ogni proprietario gestisce la propria firma nel webmail.
• Predefinita per le nuove caselle: Ogni nuova identità di invio del dominio parte con questa firma. Il proprietario della casella può modificarla o rimuoverla in seguito. Le identità esistenti non vengono sovrascritte.
• Obbligatoria per tutti gli invii dal webmail: Il webmail aggiunge questa firma a ogni messaggio inviato dal dominio. Le firme personali del webmail non la sostituiscono. È la scelta migliore per una nota legale obbligatoria.

Scegliere la posizione nelle risposte

Quando si risponde, il messaggio originale viene citato sotto il nuovo testo. Scegli se inserire la firma prima o dopo la citazione. La posizione precedente è quella abituale di Gmail e Outlook. La posizione successiva può essere adatta a una lunga nota legale che deve chiudere l’intera conversazione.

Scrivere e controllare la firma

L’editor supporta testo formattato, titoli, elenchi, colori, link, tabelle e immagini. Puoi incollare una firma HTML esistente, ma TrekMail elimina il codice HTML non sicuro al salvataggio. Dopo averla incollata, inviati un messaggio di prova per controllare il risultato finale.

Le immagini devono usare un indirizzo HTTPS pubblico che i destinatari possano aprire senza accedere a un account. Un’immagine disponibile soltanto nella rete interna dell’azienda non verrà visualizzata.

Reimposta cancella il testo della firma ma conserva la modalità e la posizione scelte. Salva dopo la reimpostazione per applicare la modifica.

Quali messaggi comprende

Una firma obbligatoria del dominio viene aggiunta ai messaggi scritti nel webmail TrekMail. Outlook, Apple Mail, Thunderbird e le altre applicazioni IMAP usano le proprie impostazioni di firma. Se l’uniformità è importante, configura una firma equivalente anche in queste applicazioni.

Automatizzare la configurazione del dominio

I team che automatizzano la configurazione dei domini possono gestire le stesse impostazioni tramite l’API REST. Per il normale uso di squadra, la scheda Firma è l’opzione più semplice. Consulta la panoramica dell’API per le indicazioni su autenticazione ed endpoint.