三个人处理客服邮件时，可以设置一个团队地址，再通过每个人自己的邮箱授予访问权限。邀请之前先决定谁看邮件、谁回复、有人休假时谁接手。在 TrekMail 中，这些由成员权限控制。共用邮箱能把对话放在一起，但不会自动把某个客户问题分配给指定同事。
创建团队地址和个人邮箱
共享邮箱有自己的收件内容，可以在 Mailboxes 中直接创建为 Shared，也可以把已有普通邮箱转换成共享邮箱。转换前，先检查哪些应用和设备仍在使用原来的登录凭据。
每位成员都要在同一个 TrekMail 账号下拥有个人邮箱，但邮件地址可以属于该账号中的不同域名。成员使用自己的地址登录。
共享邮箱指南介绍了创建、转换和添加成员。Starter、Pro 和 Agency 提供此功能。共享邮箱计入邮箱数量限制，也占用存储空间，规划部门邮箱容量时应一起计算。
按具体工作分配权限
共享邮箱分别设置 Read 和 Send as。Read 允许阅读共享邮件，Send as 允许从公共地址发送。需要在共享邮箱中回复客户的员工，应同时具有两项权限。
在这个三人团队中，两位回复客户的同事需要 Read 和 Send as；第三位如果只查看咨询并交给处理人，可以保留 Read。另一个角色若只需发信、不必看收件，可使用 仅发送模式。
添加成员时认真检查这两项设置，因为新成员默认获得读取和发送权限，不要把调整拖到以后。公共地址也应至少保留一位有读取权限的人，负责接收客户回复。
约定怎样处理邮件
有读取权限的成员登录个人邮箱后，通过 Shared mailboxes 切换器打开共享邮箱。回复前，检查当前打开的是哪个邮箱，以及 From 选择了什么地址。
客户仍然与 support@example.com 通信，即使今天换了另一位员工回复。正文签名可以注明具体跟进人，统一地址则让客户保持熟悉的联系方式。
工作分工和设置同样重要。提前约定谁早上查看新咨询、缺席时谁代班，以及在哪里告诉同事某个订单已经有人处理。多人都能访问，并不会自动把请求分配给不同员工。
复杂问题可以采用简短内部交接：订单号、问题内容、下一步操作，减少两个人同时向客户发送不同答复的情况。
人员变化时重新检查权限
员工不再处理部门地址时，把他从共享邮箱成员中移除。其他人不必更换公共密码，因为原本就不是通过共用密码登录。
保护每位成员的个人账号，使用独立密码，并启用网页邮箱登录的双重验证。任何能进入员工个人网页邮箱的人，也会获得该员工已分配的共享邮箱权限。
首次启用时，请两位成员分别登录。一人阅读并回复测试邮件，另一人检查与自己角色相符的访问。然后暂时撤销一位成员的权限，确认他不能再打开共享邮箱。团队发生重要变化后，也应重复这样的检查。
留一份简短交接单，写清团队地址、负责人、可阅读和可回复的成员，以及替班人员。用一封测试咨询约定谁接手、怎样避免重复答复。这是团队工作安排，不能只靠邮箱权限替代。成员离开时，移除他的成员资格，并确认仍有成员负责读取来信，不必依赖大家都知道的共同密码。
