无需共享密码即可使用团队共享邮箱

共享邮箱是一组人员共同处理邮件的收件箱。许多小团队都采用同一种办法：共用一个密码，把它存入共享密码库，更常见的情况则是写在某条置顶消息里。这种方式确实能让邮件得到回复，但共用凭据无法可靠地把每项操作归于具体人员。要撤销一个人的权限，就得更换密码并影响所有人，而离职员工也可能保留凭据副本。

另一种方法是委派访问。共享邮箱地址没有用于直接登录的密码，每位成员都使用自己的凭据进入。邮件应用以当前用户的身份连接，共享邮箱则作为文件夹显示在个人邮箱旁边。

Outlook、Apple Mail、Thunderbird 以及其他兼容客户端都可以通过 IMAP 使用委派访问，不过不同客户端显示文件夹的方式可能有所不同。本文将说明它的工作原理、最容易配错的一项设置，以及各个权限级别真正允许的操作。

团队管理公共来信的四种方式

采用委派访问的共享邮箱可以解决前三类问题，又不必变成第四种方案。邮件只保存在一个位置，所有获准人员都能看到，服务器上的操作也会关联到各成员自己的凭据。不过，由客户端下载或保存的副本仍会留在相应设备上。

委派共享邮箱究竟是什么

共享邮箱是服务器上的真实邮箱，拥有独立的存储空间和地址，但不能直接登录。系统有意禁用共享地址的直接登录，因此没有可能泄露的共用密码。

访问权通过成员资格授予。把普通邮箱添加为成员后，服务器会在共享邮箱上写入一条 IMAP 访问控制记录，向该邮箱的所有者授予选定权限。当此人的邮件应用使用其本人凭据连接时，服务器会在公布的文件夹树中加入共享邮箱，并将其放在委派命名空间下：

Shared/support@example.com/INBOX
Shared/support@example.com/Sent
Shared/support@example.com/Archive

兼容客户端通常会在侧栏中将其显示为可折叠节点 Shared → support@example.com → Inbox。

其余行为都源自这一模型。移除成员后，服务器会撤销此人今后的访问权。连接刷新后，共享文件夹会消失，无需更改其他人的密码。这个操作不会删除已经下载或复制的邮件。每个人仍以自己的账户进行验证，因此可以继续使用个人多重身份验证。服务器上只有一份共同的邮件副本，所以读取状态会在客户端同步时共享，这是普通转发无法提供的可见性。

在邮件应用中连接共享邮箱

最重要的说明是不要做什么：不要把共享地址添加为第二个账户。这似乎是自然的做法，但共享地址无法直接登录，因此身份验证会失败，而错误消息未必说明原因。

1. 使用自己的地址和邮箱密码，把本人邮箱添加到应用中。请从设置 → 应用与设备获取服务器参数，不要自行猜测。发送和接收均准备就绪后，该页面才会显示适用于账户的值。
2. 等待成员资格生效。访问权由服务器配置，失败时会重试；应用与设备页面会显示每个共享邮箱何时可供本机邮件客户端访问。
3. 刷新应用的文件夹列表。许多客户端会缓存添加账户时的文件夹树，因此可能要刷新、重新连接，或打开应用的文件夹订阅界面后，才会出现共享节点。

常用设置如下，供参考：

两栏都要填写你自己的用户名，发件设置也不例外。这不是为了简化表格，而是委派访问的实际工作方式。各客户端的具体步骤请参阅在邮件应用中使用共享邮箱。

使用共享地址发信

具有可回复权限的成员，可以在发件人字段中选择共享邮箱地址。SMTP 会话仍使用成员自己的邮箱进行身份验证；服务器会先检查此成员是否有权以该地址发信，再决定是否接收邮件。

如果应用的发件人菜单中没有共享地址，请将其作为发件身份或别名添加到现有账户中，不要创建第二个账户。在 Apple Mail 中，应在账户的电子邮件地址字段加入额外地址；在 Thunderbird 中，打开账户设置 → 管理身份；在 Outlook 中，应用识别该地址后可从发件人下拉菜单选择。

应用拒绝以共享身份发信时，几乎总是以下原因之一：SMTP 使用共享地址而不是个人地址进行身份验证、共享地址被添加为独立账户，或者可回复权限已关闭。

最容易配错的一项设置

发送邮件和保存邮件副本是两个完全独立的操作，SMTP 只负责前者。

SMTP 把邮件交给服务器投递后，工作便结束了。随后，邮件应用通过 IMAP 执行单独的 APPEND 操作，把副本放入已发送文件夹。具体文件夹由应用选择，默认情况下通常是个人的已发送文件夹。

于是便有了典型的问题：“我已经回复客户，为什么团队里的其他人看不到？”回复确实发出了，但它的副本进入个人已发送文件夹，其他成员无法打开。

解决办法是把共享身份设置为将已发送邮件保存到共享文件夹树中：

Shared/support@example.com/Sent

支持多个发件身份的客户端通常允许为每个身份指定已发送文件夹。添加身份时完成这项设置即可。具有可回复权限的成员可以在文件夹不存在时创建它，前提是客户端提供相应功能。

网页邮箱不会遇到这个问题。它知道用户正以哪个邮箱的身份操作，因此会自动把副本写入共享的已发送文件夹。这项设置主要针对桌面和移动客户端。

权限

成员资格在共享邮箱的访问选项卡中管理，这里是主要配置来源。不要手动修改服务器端访问控制列表。系统会根据成员列表进行协调，手动改动可能被覆盖。

移除成员会在服务器上同时撤销委派文件夹访问权和以该地址发信的权限，但不会删除已经保存在服务器之外的副本。

值得了解的客户端行为

归档和垃圾邮件按钮可能映射到错误文件夹。邮件应用会把这些工具栏按钮绑定到个人账户的特殊文件夹。在共享文件夹树中，应用可能无法判断 Shared/support@example.com/Archive 才是预期目标，结果把邮件放入个人归档。请明确为共享身份指定共享文件夹，或手动移动邮件。

移入垃圾邮件文件夹不等于举报垃圾邮件。把邮件拖进该文件夹只是一次文件夹操作，本身不会训练服务器的垃圾邮件分类器。要让分类器学习，请在网页邮箱中使用举报垃圾邮件，该操作会同时完成两项处理。

文件夹订阅可能长期保留缓存。访问权变化后，已经打开的应用常会继续显示旧的文件夹树。重新连接账户通常可以可靠地强制刷新。

在邮件应用中点击转发，不等于邮箱自动转发。转发按钮只发送一封邮件。自动转发所有新邮件是在邮箱控制面板中设置的。两者相互独立，混淆后可能把邮件送到并非预期的地方。

共享邮箱本身不会安排邮件稍后发送。请阅读定时发送，了解从团队收件箱排队的邮件在执行时如何确定责任人。

限制

成员不会作为额外席位收费。按照当前套餐条款，一个拥有九位成员的共享邮箱与拥有两位成员的共享邮箱价格相同，因为它仍然只是一个邮箱。这正是它与按客服人员收费的工单系统之间的区别。

常见问题

我需要共享邮箱的密码吗？

不存在用于直接登录的密码。系统按设计禁用了共享地址的直接登录。你使用自己邮箱的凭据连接，而共享收件箱会因你的成员资格出现在文件夹树中。

这种方式可以在 Outlook 中使用吗？

可以通过 IMAP 使用，前提是客户端版本和配置支持委派命名空间。把自己的邮箱添加为 IMAP 账户，共享文件夹树便会显示在 Shared 下。这里使用的是 IMAP 委派访问，而不是 Exchange 委派，也不会用到 Outlook 专为 Exchange 共享邮箱提供的界面。

为什么同事看不到我发出的回复？

邮件应用把副本保存到了你的个人已发送文件夹。请把共享身份的已发送文件夹设为 Shared/<address>/Sent。发送邮件和保存副本是不同操作，只有应用控制后者。

两个人可以同时处理共享邮箱吗？

可以。服务器上只有一份共同的邮件副本，因此已读和加星状态会在同步时共享。如果同事打开一封邮件，并且双方客户端都同步了状态，你会看到它已读。正是这种可见性让共享邮箱比转发更合适。

共享邮箱会计入我的邮箱数量限制吗？

它本身是一个邮箱，因此会占用域名下的一个名额。每种套餐还另有共享邮箱数量上限。成员不会消耗额外名额。

可以把现有邮箱转换为共享邮箱吗？

可以，也能改回原来的类型。转换会依照操作完成后的状态保留已存邮件，但会改变访问方式。转换后的邮箱不能再用自身凭据登录，因此请先确认没有人仍在直接使用它，并在完成后核对数据。

共享邮箱和别名有什么区别？

别名是把邮件投递到现有邮箱的额外地址，也就是给一个人的收件箱再加一个名称。共享邮箱则有独立存储空间、自己的成员和共同档案。如果至少两个人需要看到相同邮件及其状态，就应使用后者。