Per un gruppo di assistenza di tre persone, crea un indirizzo condiviso e concedi l'accesso dalla casella personale di ciascuno. Prima degli inviti, stabilisci chi legge, chi risponde e chi copre le assenze. In TrekMail sono permessi dei partecipanti. La corrispondenza rimane nella stessa casella, ma una richiesta non viene assegnata automaticamente a un collega.
Crea l'indirizzo comune e le caselle personali
La casella condivisa ha una propria posta in arrivo. Puoi crearla come Shared in Mailboxes o convertire una normale casella esistente. Prima della conversione verifica quali programmi e dispositivi usano ancora le vecchie credenziali.
Ogni partecipante deve avere una casella personale nello stesso account TrekMail. Gli indirizzi possono appartenere a domini diversi di quell'account. Ciascuno accederà con il proprio indirizzo.
La guida alle caselle condivise spiega creazione, conversione e partecipanti. La funzione è disponibile in Starter, Pro e Agency. La casella rientra nei limiti e occupa spazio: includila nel calcolo della capacità del reparto.
Assegna i permessi in base al compito
Read e Send as si impostano separatamente. Read permette di leggere, Send as di inviare dall'indirizzo comune. Chi risponde ai clienti dalla casella ha bisogno di entrambi.
In questo gruppo, i due colleghi che rispondono ai clienti hanno bisogno di Read e Send as. Al terzo può bastare Read se consulta le richieste e le passa a chi risponde. Per un ruolo limitato all'invio senza lettura, usa la modalità di solo invio.
Controlla entrambe le impostazioni quando aggiungi qualcuno: i nuovi partecipanti ricevono lettura e invio. Correggi subito i permessi. Mantieni almeno una persona con lettura che possa seguire le risposte dei clienti.
Concorda con il gruppo come gestire i messaggi
Dopo l'accesso alla propria posta, chi può leggere apre la casella tramite Shared mailboxes. Prima di rispondere conviene controllare quale casella è aperta e quale indirizzo compare in From.
Il cliente continua a scrivere a support@example.com anche quando risponde un'altra persona. La firma può identificare chi segue l'ordine, mentre l'indirizzo mantiene il contatto abituale con il gruppo.
Gli accordi di lavoro contano quanto le impostazioni. Decidi con i colleghi chi controlla le richieste al mattino, chi lo sostituisce e come segnalare che qualcuno si sta già occupando di un ordine. L'accesso di più persone non assegna automaticamente le conversazioni.
Per un caso complesso prevedi un breve passaggio interno: numero d'ordine, problema e prossimo passo. Riduce il rischio che due persone mandino risposte diverse allo stesso cliente.
Rivedi gli accessi quando cambia il gruppo
Se una persona non lavora più su quell'indirizzo, rimuovila dai partecipanti. Gli altri non devono cambiare una password comune, perché non l'hanno condivisa.
Proteggi gli account personali con password distinte e verifica in due passaggi per la webmail. Chi entra nella posta personale di un collaboratore ottiene anche i suoi permessi sulla posta condivisa.
Alla prima attivazione chiedi a due persone di entrare con i propri indirizzi. Una legge e risponde a un messaggio di prova; l'altra verifica le azioni del suo ruolo. Togli temporaneamente l'accesso a una e controlla che non apra più la casella comune. Ripeti la verifica dopo cambiamenti importanti dei partecipanti.
Prepara una scheda con l'indirizzo del gruppo, il responsabile, chi legge, chi può rispondere e i sostituti. Usa una richiesta di prova per decidere chi la segue e come evitare due risposte. Questo accordo operativo è distinto dai permessi. Quando qualcuno lascia il gruppo, rimuovi la sua partecipazione e controlla i lettori rimasti, senza dipendere da una password comune da cambiare.
