لفريق دعم من ثلاثة أشخاص، أنشئ عنوانًا مشتركًا وامنح كل شخص الدخول من صندوقه الشخصي. حدّد قبل الدعوات من يقرأ ومن يرد ومن يتولى العمل عند الغياب. تُدار هذه الصلاحيات في TrekMail عبر عضوية الصندوق. تبقى المراسلات مجتمعة، لكن الصندوق لا يعيّن طلب العميل تلقائيًا لزميل محدد.
أنشئ عنوان الفريق والصناديق الشخصية
للصندوق المشترك رسائله الواردة الخاصة. يمكنك إنشاؤه كنوع Shared من Mailboxes أو تحويل صندوق عادي موجود. قبل التحويل، راجع التطبيقات والأجهزة التي ما زالت تستخدم بيانات الدخول القديمة.
يحتاج كل مشارك إلى صندوق شخصي في حساب TrekMail نفسه. ويمكن أن تتبع العناوين نطاقات مختلفة داخل الحساب. سيدخل كل شخص بعنوانه الخاص.
يشرح دليل الصناديق المشتركة الإنشاء والتحويل وإضافة المشاركين. تتوفر الميزة في Starter وPro وAgency. يُحتسب الصندوق ضمن الحدود ويستهلك مساحة، لذا ضعه في تقدير سعة بريد القسم.
عيّن الصلاحيات بحسب المهمة
تُضبط Read وSend as بصورة منفصلة. تتيح Read القراءة، وتسمح Send as بالإرسال من العنوان المشترك. يحتاج من يرد على العملاء من الصندوق إلى الاثنتين.
في هذا الفريق يحتاج الزميلان اللذان يردان على العملاء إلى Read وSend as. ويمكن منح الثالث Read إذا كان يراجع الطلبات ويمررها إلى من يجيب. وللدور الذي يرسل فقط دون قراءة الوارد، استخدم وضع الإرسال فقط.
راجع الإعدادين عند الإضافة، لأن المشارك الجديد يحصل على القراءة والإرسال. عدّل الصلاحيات فورا، واحتفظ بشخص واحد على الأقل يستطيع قراءة ردود العملاء.
اتفقوا على معالجة الرسائل
بعد الدخول إلى بريده الشخصي، يفتح من يملك القراءة الصندوق عبر Shared mailboxes. قبل الرد، من المفيد مراجعة الصندوق المفتوح والعنوان المحدد في From.
بالنسبة للعميل، تستمر المحادثة مع support@example.com حتى إذا رد موظف آخر. قد يوضح التوقيع من يتابع الطلب، بينما يحافظ العنوان الواحد على طريقة التواصل المعتادة.
الاتفاق على العمل مهم مثل الإعدادات. حددوا من يراجع الجديد صباحا، ومن يغطي غيابه، وكيف يبلغ الزملاء بأنه بدأ طلبا. وصول عدة أشخاص إلى البريد لا يوزع الاستفسارات تلقائيا.
للمسائل المعقدة، اتفقوا على ملخص للزميل الذي سيتولى المتابعة: رقم الطلب، والمشكلة، والخطوة التالية. يقلل ذلك احتمال إرسال ردين مختلفين إلى العميل في الوقت نفسه.
راجع الوصول عند تغير الفريق
إذا توقف موظف عن العمل على عنوان القسم، فاحذفه من المشاركين. لن يحتاج الآخرون إلى تغيير كلمة مرور مشتركة لأنهم لم يستخدموها.
احمِ الحسابات الشخصية بكلمات مرور مختلفة والتحقق بخطوتين لدخول البريد عبر المتصفح. من يدخل إلى بريد الموظف الشخصي يحصل أيضا على الصلاحيات المشتركة الممنوحة له.
عند التشغيل الأول، اطلب من شخصين الدخول بعنوانيهما. يقرأ الأول رسالة اختبار ويرد، ويتحقق الثاني من الصلاحيات الخاصة بدوره. ثم اسحب وصول أحدهما مؤقتا وتأكد من أنه لم يعد يفتح الصندوق المشترك. كرر المراجعة بعد التغييرات المهمة في المشاركين.
أعدّ قائمة مختصرة تشمل عنوان الفريق والمسؤول والقراء ومن يحق لهم الرد والبدلاء. استخدم طلبًا تجريبيًا للاتفاق على من يتولاه وكيف تتجنبون ردين متكررين. هذا التنظيم منفصل عن صلاحيات الدخول. وعند مغادرة أحد الأعضاء، أزل عضويته وتحقق من القراء الباقين بدل الاعتماد على تغيير كلمة مرور يعرفها الجميع.
