Para un equipo de soporte de tres personas, crea una dirección compartida y da acceso a cada una desde su buzón personal. Antes de invitarlas, decide quién lee, quién responde y quién cubre las ausencias. En TrekMail son permisos de participación. La conversación queda reunida en el buzón, pero eso no asigna por sí solo cada solicitud a un compañero.
Crea la dirección común y los buzones personales
El buzón compartido tiene su propia entrada. Puedes crearlo como Shared en Mailboxes o convertir un buzón normal existente. Antes de convertirlo, revisa qué programas y dispositivos siguen usando las credenciales antiguas.
Cada participante necesita un buzón personal en la misma cuenta de TrekMail. Sus direcciones pueden pertenecer a dominios distintos de esa cuenta. Cada uno iniciará sesión con su dirección.
La guía de buzones compartidos explica creación, conversión y participantes. La función está disponible en Starter, Pro y Agency. El buzón cuenta dentro de los límites y consume almacenamiento; inclúyelo al calcular la capacidad del correo.
Asigna permisos según el trabajo
Read y Send as se configuran por separado. Read permite leer; Send as permite enviar desde la dirección común. Quien responde a clientes desde el buzón necesita ambos.
En este equipo, las dos personas que responden necesitan Read y Send as. La tercera puede tener Read si revisa las consultas y las pasa a quienes contestan. Si otro puesto solo requiere enviar sin leer, utiliza modo de solo envío.
Revisa ambos ajustes al añadir a una persona: los nuevos participantes reciben lectura y envío. Cambia los permisos en ese momento. Mantén al menos a una persona con lectura para atender las respuestas de los clientes.
Acuerda cómo atender los mensajes
Tras entrar en su correo, quien tiene lectura abre el buzón mediante Shared mailboxes. Antes de responder, conviene comprobar qué buzón está abierto y qué dirección figura en From.
El cliente sigue hablando con support@example.com aunque hoy responda otra persona. La firma puede identificar quién lleva el pedido, mientras la dirección mantiene el contacto habitual del equipo.
Además de configurar, acuerda la organización. Decide quién revisa las consultas por la mañana, quién lo sustituye y cómo avisan de que ya están atendiendo un pedido. Dar acceso a varias personas no reparte automáticamente las consultas.
Para asuntos complejos, utiliza un traspaso breve con número de pedido, problema y próximo paso. Ayuda a evitar que dos personas envíen respuestas contradictorias al mismo cliente.
Revisa los accesos cuando cambie el equipo
Si una persona deja de trabajar con la dirección, elimínala de los participantes. Los demás no tendrán que cambiar una contraseña común, porque no la compartían.
Protege las cuentas personales con contraseñas distintas y verificación en dos pasos para entrar en el webmail. Quien entre en la cuenta personal de un empleado obtiene también sus permisos sobre la correspondencia compartida.
En la primera prueba, pide a dos participantes que entren con sus direcciones. Uno puede leer y responder a una prueba; el otro, comprobar las funciones de su rol. Retira temporalmente el acceso de uno y verifica que ya no puede abrir el buzón común. Repite esta comprobación tras cambios importantes de participantes.
Prepara una ficha con la dirección del equipo, el responsable, quienes leen, quienes pueden responder y las sustituciones. Usa una consulta de prueba para acordar quién se encarga y cómo evitar respuestas duplicadas. Esa organización es distinta de los permisos. Cuando alguien deje el equipo, elimina su participación y comprueba que quedan lectores, sin depender de cambiar una contraseña que todos conocían.
