怎样让临时协作者发信，却看不到团队历史邮件？

临时协作者可能要用团队地址发送项目进展，但不需要查看以前的客户对话。在 TrekMail 中，共享邮箱可以授予 Send as 并关闭 Read。先指定谁接收回复，以及何时撤销权限。即使对方看不到收件箱，这仍然是允许他使用公司身份发信，应当明确授权范围。

例如，临时合作的工程师用 service@example.com 发送报告，由调度同事接收回复。

分别配置两种权限

先创建共享邮箱，并为协作者准备个人邮箱。它们必须属于同一个 TrekMail 账号，但可以使用不同域名。Starter 及以上支持共享邮箱。

在后台打开共享邮箱的 Access 页面，添加协作者个人邮箱。新成员会获得两项权限，所以要立即关闭 Read，只保留 Send as。操作见只发送、不读取收件的说明。

检查其他成员，至少要有一个人阅读共享邮箱。对于服务公司，这通常是调度员，最好也安排能替班的人。

发送权限意味着能够以该地址代表公司通信，即使不需要读信，也只应授予承担这项工作的人。无法查看历史邮件，并不会限制新邮件可以发给哪些收件人。

工程师登录自己的邮箱，创建新邮件，在 From 中选择标记为团队地址的 service@example.com，无需打开共享邮箱，也不用另一个密码。

在这个模式下，共享邮箱不会出现在可访问的收件箱、All inboxes 或邮件应用文件夹中，其 Drive 也无法访问。这符合设计，因为授权针对的是发件地址。

网页邮箱会在协作者个人的“已发送”中保存邮件副本，因此工程师仍能找到自己写过的报告，确认发给客户的内容。

Outlook 等应用的具体做法取决于客户端能力。可以先从网页邮箱开始，因为界面已经提供团队地址选择，再按需要配置其他应用，并用测试邮件验证。

收件人看到共享邮箱的名称和地址。协作者可以在 Sending addresses 中为这个地址设置个人签名，例如注明工程师姓名和订单号。团队显示名称和邮件地址本身仍由管理员决定。

如果域名启用了强制签名，个人签名可能被替换。因此，要根据实际收到的邮件检查，尤其是签名必须包含负责工程师联系方式时。

客户回复进入共享邮箱。仅有 Send as 的协作者既看不到回复，也不会获得单独的回复通知。投递失败信息也可能进入那里。

提前约定调度员怎样把消息传给工程师，例如按订单号联系相关人员。否则，客户可能已经回复报告，报告作者却不知道。

让协作者给外部测试地址写信，检查发件名称、地址和签名。回复后，确认调度员能在共享邮箱中看到。

再检查工程师的个人网页邮箱：他应该能查看自己发送的邮件，却不能打开 service@example.com 的收件。如果能看到共享邮箱历史记录，就回到 Read 设置检查。

项目结束后，移除该成员，并确认他不能再用团队地址发送新邮件。已经保存在对方个人“已发送”中的副本仍会保留。这项权限只覆盖共享邮箱的主地址，不包括别名；Message API 和 AI 代理目前不能利用这种仅发送权限发信。工作流程应使用网页邮箱或兼容的邮件应用。